DMS Workflows
DokuBit - das Basismodul

Persönliche Postfächer

Jeder Anwender der DMS Software DokuBit hat sein persönliches Postfach. Hier findet er alle Dokumente, die er bearbeiten muss. Zu jedem neuen Dokument im DokuBit Postfach versendet der DokuBit Nachrichtendienst automatisch auch eine E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter mit einem Link zum Dokument.

Mit sogenannten Funktionsstempeln quittiert der Anwender, dass ein Schritt erledigt ist. Danach startet der nächste Schritt des DMS Workflows automatisch. Abhängig davon, wie alles organisiert ist, bewegt sich das Dokument vielleicht auch in das Postfach von jemand anderem, der als nächstes dran ist.

Stellen Sie sich vor Sie bekommen Post. Diese Post landet dann in Ihrem Postfach, sodass Sie nichts vergessen. Wenn Sie nicht da sind, geht die Post an Ihren Vertreter weiter. Alles ist elektronisch und einfach.

Mit einfachen Werkzeugen können Sie direkt auf dem Dokument Notizen machen, Texte hervorheben oder Zeichen setzen. Auch bei E-Mails oder PDFs, die in DokuBit gespeichert sind, ist dies möglich.

Ad hoc DMS Workflows und komplexe Arbeitsabläufe

In DokuBit können Sie unterschiedliche Arten von Arbeitsabläufen starten. Das kann ein einfacher, schneller Ablauf sein oder ein komplizierterer mit vielen Schritten und Entscheidungen. Beachten Sie: Eine hohe Rechnung über 500,- Euro nimmt einen anderen Weg als eine kleinere Rechnung.

Ein weiteres Beispiel: Bei DokuBit gibt es unterschiedliche Wege, wie Rechnungen bearbeitet werden. Einige Rechnungen landen in DokuBit Rechnung, während andere im anderen System (z.B ERP) bearbeitet werden.

Wenn Sie einen Schritt erledigt haben, kann das andere Prozesse in Bewegung setzen. Stellen Sie sich vor, Sie beenden eine Wartungsaufgabe, und automatisch wird die nächste Wartung in 3 Monaten eingetragen.

Beispiel: Wenn Mitarbeiter A einen Lieferschein prüft, geht die zugehörige Eingangsrechnung automatisch an Mitarbeiter B. Es ist alles miteinander verbunden und macht die Arbeit einfacher.