Search
Close this search box.

Fragen & Antworten

Haben Sie weitere Fragen, die im arcusoft FAQ nicht beantwortet wurden?
Schicken Sie uns Ihre Fragen per E-Mail an info@arcusoft.de oder rufen Sie uns an: 0231/4764880.

Archivierung

Die Originale können nach der Archivierung vernichtet werden.

Sie können Dokumente nach der von Ihnen festgelegten Aufbewahrungsfrist auslagern und in Ihrem Archiv löschen.

Nutzen Sie Scan-Dienstleister zum Digitalisieren Ihrer Altdatenbestände. Die Daten vom Scan-Dienstleister können dann in Ihr DokuBit Archiv importiert werden.

In vielen gut organisierten Unternehmen tritt dieses „Problem“ häufig auf. DokuBit, jedoch, verfügt über eine sogenannte Autoarchiv-Funktion, die ständig eine solche Verzeichnisstruktur nach neuen Dateien durchsucht.

Wenn Dateien entdeckt werden, die bisher nicht in DokuBit archiviert wurden, dann werden diese automatisch basierend auf der Verzeichnisstruktur und den Dateinamen „verschlagwortet“ und anschließend in das System archiviert.

Das Speichervermögen von DokuBit ist tatsächlich unbegrenzt und beeindruckend. Allerdings wird die Kapazität letztlich durch die jeweils eingesetzten Speichermedien begrenzt.

Bis auf die Bilanzen und die GuV, die hiervon ausgenommen sind, können die gemäß AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe entweder auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden.

Grundsätzlich besteht tatsächlich die Möglichkeit, die Daten für eine unbegrenzte Zeit aufzubewahren, wobei dies stark von den verwendeten Medien abhängt.

DokuBit

Ja. Es gibt hier mehrere Möglichkeiten:

  • Sie können vorhandene analoge Bilder scannen oder anderweitig digitalisieren.
  • Sie können beliebige Bildformate direkt archivieren.

Kann DokuBit das Format nicht im internen Viewer verarbeiten, erfolgt die Anzeige im für diese Dateiendung registrierten Programm.
Die Verschlagwortung oder Einbindung in eine Art „Aktenplan“/Verzeichnis erfolgt bei Bildarchiven in der Regel manuell.

DokuBit ist von vornherein so konzipiert, dass es als Rechenzentrums-Lösung eingesetzt werden kann. Daher kommen Sie auch bei Internet-basierter Nutzung in Genuss des vollen Funktionsumfangs von DokuBit und müssen nicht mit einem funktionsreduzierten Web-Client arbeiten.

Es reicht aus, wenn Sie als Scandienstleister selbst DokuBit einsetzen. Sie können autark lauffähige Archiv-CD’s, -DVD’s oder -WORM’s generieren. Diese Archiv-Medien enthalten dann bereits eine Recherche-Software, mit der Ihre Kunden nach den archivierten Dokumenten suchen können. Ihr Kunde braucht DokuBit nicht zu kaufen. Darüber hinaus enthält DokuBit Scan viele Schnittstellen zu gängigen Archivierungslösungen. Das bedeutet für Sie als Scandienstleister, dass Sie auch solche Kunden bedienen können, die ein Wettbewerbsprodukt im Einsatz haben.

Ja, es gibt DokuBit auch als Lösung für kleine Kirchengemeindeverwaltungen. In Zusammenarbeit mit der OPTIGEM GmbH aus Dortmund haben wir DokuBit darüber hinaus in die Optigem-Software (Adressverwaltung, Spendenverwaltung, Projektverwaltung) integriert.

Ja, DokuBit ist mandantenfähig.

Schnittstellen

Ja, auch so etwas ist möglich.

Technische Voraussetzungen/Betriebssysteme

Bei einem Einzelplatzsystem speichern Sie die Indexdatenbank direkt auf dem lokalen PC. Dabei können Sie entweder MS Windows verwenden oder auch Apple macOS nutzen.

Die Clientsoftware funktioniert unabhängig vom Betriebssystem und Sie können sie in verschiedenen Windows-Umgebungen  einsetzen. Sie ist ebenfalls auf Apple Macintosh und Linux-Rechnern lauffähig. Es ist wichtig zu beachten, dass Microsoft ältere Windows Versionen nicht mehr unterstützt.

Auf dem Datenbank-Server haben Sie die Wahl: Als Betriebssystem können Sie MS Windows ab dem 2012 Server, macOS/X Server oder auch Linux verwenden. In Bezug auf SQL-Datenbanken unterstützen wir standardmäßig sowohl MS SQL als auch MySQL.

Ja, DokuBit DMS bietet auch einen html-basierten Client für den mobilen Einsatz an.

Ja, Sie können DokuBit problemlos in einer macOS- und Linux-Umgebung betreiben. Wenn es um den Serverbereich geht, verwenden wir dort mySQL als Datenbank. Da die Clientanwendung auf Java basiert, läuft sie ebenso reibungslos in einer Linux-Umgebung.

Ja, Sie können DokuBit auch in einer macOS- und Linux-Umgebung betreiben. Im Serverbereich verwenden wir mySQL als Datenbank. Da die Clientanwendung Java basiert ist, funktioniert sie ebenfalls in einer Linux-Umgebung.

Allgemein

Wir bieten folgende Schulungen beim Kunden vor Ort, bei uns im Haus und Online an:

  • DokuBit Anwender Schulung
  • DokuBit Administrator Schulung
  • DokuBit Vertriebspartner Schulung
  • DokuBit Systempartner Schulung

Schreiben Sie uns für einen Rückruf, eine kostenlose DokuBit DMS Online-Präsentation oder sonstige Wünsche. Alternativ sind wir unter
0231 / 476 488 0 für Sie erreichbar.

Bitte tragen Sie die sechs Zeichen bei "Captcha" ein.