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Elektronische Rechnungen
DokuBit - das Basismodul

Eingangsrechnungen

Mit dem Basismodul von DokuBit DMS archivieren und bearbeiten Sie Eingangsrechnungen, ob in Papier- oder elektronischer Form, einfach und komfortabel. Denn die integrierte Workflow-Funktion ist standardmäßig im Lieferumfang enthalten.

Erweiterung durch Zusatzmodule

Dank unserer Zusatzmodule können Sie Belegdetails erfassen, Rechnungen im ZUGFeRD-Format automatisch auslesen und Lieferanten sowie Kopfdaten wie Belegnummer und Datum erkennen. Nachdem wir die Daten erfasst und ausgelesen haben, übermitteln wir sie nahtlos an Ihre Finanzbuchhaltungs-Software.

Elektronische Rechnungen und ihre Vorteile

Seit dem 30.06.2011 versenden wir elektronische Rechnungen auch ohne qualifizierte Signatur und ohne den Einsatz eines EDI-Verfahrens. Mit dem Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format optimieren wir die Belegverarbeitung erheblich. Denn neben einer visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 enthält das Dokument auch Buchungsdaten. Unsere DokuBit Rechnungslösung liest diese Daten automatisch aus, sodass Sie sie einfach weiterverarbeiten und gemäß Ihren internen Vorgaben buchen können.

Rechnungsversand und Compliance

Wir bieten die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden oder sie zum Download bereitzustellen. Wie bei Papierrechnungen müssen auch bei elektronischen Rechnungen einige wichtige Punkte geprüft werden:

  • Die Echtheit der Rechnungsherkunft
  • Die Lesbarkeit der Rechnung
  • Die Unversehrtheit des Inhalts

Beim elektronischen Rechnungsempfang ist Ihre Zustimmung erforderlich. Wir schreiben kein spezifisches Kontrollverfahren vor und möchten keine zusätzlichen Dokumentationspflichten für Ihr Unternehmen. Durch diese Änderungen erleben wir einen rasanten Anstieg von Unternehmen, die auf den elektronischen Versand umsteigen.

Effizienz mit DokuBit

DokuBit eignet sich besonders für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Falls gewünscht, können wir eine als E-Mail-Anhang beigefügte Rechnung extrahieren und vor der ursprünglichen E-Mail separat anzeigen. Das erleichtert die Bearbeitung, da in der täglichen Praxis sowohl gescannte als auch per E-Mail gesendete Rechnungen anfallen. So können beide Rechnungstypen im Rechnungsprüfungsverfahren, wie unten beschrieben, gleich behandelt werden. Setzen Sie DokuBit für Ihre Eingangsrechnungsprüfung ein! Unsere Workflows sind individuell konfigurierbar. Mit DokuBit Rechnung kontieren Sie sowohl elektronische als auch gescannte Rechnungen. Zudem ermöglichen wir die Bezahlung per SEPA XML.

Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen automatisch per E-Mail versenden

Lösen Sie zwei Aufgaben mit einer Software. Versenden und archivieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit DokuBit in einem Arbeitsgang. Sobald eine Ausgangsrechnung mit einem von Ihnen definierten Bearbeitungsstatus in DokuBit abgelegt ist, kann DokuBit diese vollautomatisch per E-Mail an einen zum Dokument oder beim Kunden hinterlegten Empfänger versenden.

Durch die bereits im Standard vorhandene Workflow-Funktionalität können Sie dafür sorgen, dass die elektronischen Rechnungen erst dann versendet werden, wenn Sie zuvor geprüft und freigegeben wurden. Auf diese Weise können Sie auch andere Ausgangsbelege wie z.B. Auftragsbestätigungen verarbeiten.

Schreiben Sie uns für einen Rückruf, eine kostenlose DokuBit DMS Online-Präsentation oder sonstige Wünsche. Alternativ sind wir unter
0231 / 476 488 0 für Sie erreichbar.

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