Elektronische Rechnungen
Digitale Rechnungsverarbeitung mit DokuBit DMS
Die elektronische Rechnung ist künftig Pflicht bei der Rechnungslegung zwischen Geschäftspartnern in Deutschland. Sie bietet auch viele Vorteile und Erleichterungen, was Verarbeitung und Archivierung betrifft. Mit DokuBit DMS wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen zum Kinderspiel.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) ist nicht das Gleiche wie eine digitale Rechnung (z.B. als PDF). Die elektronische Rechnung stellt die Daten in einem strukturierten Datenformat bereit, das auf Maschinenlesbarkeit optimiert ist und das fehlerfreie Versenden der Informationen erlaubt. So können Rechnungsempfang wie Rechnungsverarbeitung prinzipiell vollautomatisiert abgewickelt werden. Mit Hilfe von Visualisierungstools ist es zudem möglich, die Rechnungsdaten für das menschliche Auge komfortabel lesbar zu machen.
Die E-Rechnung folgt in Deutschland festen Vorgaben, die in der Norm EN 16931 zusammengefasst sind. Wer in Zukunft elektronische Rechnungen erstellen möchte, muss diesen Standard einhalten. Dies kann auch mittels anderer Formate geschehen, solange diese den gesetzten Rahmen erfüllen. Das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 sowie die XRechnung entsprechen diesen Vorgaben.
Für wen ist die elektronische Rechnung Pflicht?
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, im innerdeutschen Geschäftsverkehr (B2B) ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Verarbeitung der E- Rechnung erfolgt vom 01.01.2025 bis 31.12.2027 parallel zur bisherigen „sonstigen Rechnung“, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier erstellt ist.
Doch wie gelingt die Umsetzung in Verbindung mit Ihrer Warenwirtschaft bzw. Ihrem ERP-System? Hier kommt DokuBit DMS ins Spiel. Erfahren Sie im Folgenden mehr über den richtigen Lösungsansatz, wie Sie mit E-Rechnungen Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens erhöhen.
Oder haben Sie weitere Fragen zum Thema E-Rechnung?
In unserem FAQ finden Sie die wichtigsten Antworten.
E-Rechnung für effizientere Geschäftsprozesse
Mit E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen, automatisierten und medienbruchfreien Verarbeitung: Die Informationen werden elektronisch ausgestellt und übermittelt. Sie vermeiden mit der elektronischen Rechnung fehleranfällige Medienbrüche, z.B. durch Abtippen der verschiedenen Daten. Sie empfangen alle Inhalte als strukturierten Datensatz im XML-Format. So können rechnungsbegleitende Unterlagen problemlos integriert werden.
Ermöglicht wird die elektronische Rechnungserstellung durch die spezifische technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen im strukturierten Datenformat. Dafür gibt es unterschiedliche Voraussetzungen, die der EU-Richtlinie 2014/55/EU, der europäischen Norm EN 16931 sowie den Regelungen des Bundes entsprechen müssen. Letztlich müssen elektronische Rechnungen einem spezifischen Standard entsprechen, der sogenannten XRechnung. Lösungen wie das hybride ZUGFeRD-Format wurden diesem Standard angepasst.
DokuBit DMS wird Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung entscheidend unterstützen. Profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie z.B. einer automatisierten Rechnungsabwicklung, Workflow-Unterstützung oder einer sauberen Archivierung aller Dokumente. Die Integration von DokuBit erfolgt dabei unkompliziert in Ihre bestehende Verwaltungssoftware. Entdecken Sie jetzt Ihre Möglichkeiten!