DMS Anwendungen in Ihrem Unternehmen
DMS Lösungen für Ihr Unternehmen: Wie vielfältig DokuBit zum Einsatz kommen kann, sehen Sie an den Praxisbeispielen.
Das Modul DokuBit Autoarchiv archiviert u.a. sämtliche steuerrelevanten EDV-Belege vollautomatisch und revisions-sicher.
Ihr PPS-/ FIBU-/ ERP-System übermittelt eine PDF-Datei und die Indexdaten (Belegnummer, Kunden-Nummer, usw.) an DokuBit DMS, woraufhin DokuBit DMS Ihr Dokument vollautomatisch archiviert und mit den übermittelten Indexdaten verschlagwortet.
Die revisionssichere Archivierung stellt Ihnen den gesamten Volltext der Belege für die spätere Suche zur Verfügung. DokuBit Autoarchiv arbeitet system-übergreifend und kann Spooldaten verschiedenster PPS-/ FIBU-/ ERP-Systeme verarbeiten; auch aus HOST-Systemen anderer Rechnerwelten. Alternativ können Sie Doku-mente/ Dateien einfach per Drag and Drop oder über das Kontextmenü in DokuBit DMS archivieren.
Diese Themen könnten Sie auch interessieren:
Digitale Rechnungsverarbeitung mit DokuBit DMS
Die elektronische Rechnung ist künftig Pflicht bei der Rechnungslegung zwischen Geschäftspartnern in Deutschland. Sie bietet auch viele Vorteile und Erleichterungen, was Verarbeitung und Archivierung betrifft. Mit DokuBit DMS wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen zum Kinderspiel.
Eingangsrechnungen im Posteingang
Ihre Eingangsrechnungen/ Lieferantenrechnungen werden direkt nach dem Posteingang erfasst: DokuBit DMS liest Rechnungen im XRechnungs- und im ZUGFeRD-Format vollautomatisch aus und verarbeitet sie weiter. Aus Papierrechnungen und sonstigen elektronischen Rechnungen liest DokuBit DMS mit einer intelligenten Logik den Absender aus und ordnet das Dokument automatisch den entsprechenden Lieferantenstammdaten zu.
Abhängig vom Lieferanten können nun ebenfalls automatisch wichtige Kopfdaten des Dokuments (Belegnummer, Belegdatum usw.) ausgelesen und in DokuBit DMS gespeichert werden.
Außerdem kann jedes Dokument an den entsprechenden Sachbearbeiter z.B. im Einkauf oder in der Buchhaltung weitergeleitet werden und landet im elektronischen Postkorb des entsprechenden Mitarbeiters.
Elektronische Rechnungen empfangen und versenden
Seit dem 1.7.2011 ist es zulässig, Lieferungen und Leistungen mit elektronischen Rechnungen berechnen und ohne qualifizierte Signatur sowie ohne Einsatz eines EDI-Verfahrens digital versenden. Der Versand von Rechnungen im XRechnungs- sowie iim ZUGFeRD-Format gestaltet die Weiterverarbeitung der Belege deutlich effizienter, denn beide Formate enthalten die Buchungsdaten bereits elektronisch. DokuBit Eingangsrechnungsverarbeitung liest diese Daten vollautomatisch aus. Der Anwender kann sie komfortabel und einfach weiterbearbeiten und den internen Vorgaben entsprechend verbuchen. Über integrierte Standardschnittstellen übergeben Sie die Daten an Ihre Finanzbuchhaltungs-Lösung.
Rechnungen können digital per E-Mail versendet oder als Download bereitgestellt werden. Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren müssen (wie bei Papierrechnungen auch) folgende Punkte geprüft/sichergestellt sein:
- Echtheit der Herkunft der Rechnung
- Lesbarkeit der Rechnung
- Unversehrtheit des Inhalts
DokuBit ist prädestiniert für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Auf Wunsch kann das System die als Anlage an eine E-Mail angehängte Rechnung aus der E-Mail extrahieren und als separates Dokument vor der unveränderten E-Mail anzeigen.
Dies ist deswegen sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen als auch per E-Mail versendete Rechnungen verarbeitet werden müssen. In einem wie unten beschrieben Rechnungsprüfungsverfahren können dann alle Rechnungs-Formate gleich behandelt werden.
Selbstverständlich kann DokuBit auch Ihre Ausgangsrechnungen automatisch an Ihre Kunden versenden. Auch hier kann ein Prüfungs-Workflow vorgeschaltet werden.
Eingangsrechnungsprüfung
Nutzen Sie DokuBit DMS für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsabläufe sind individuell konfigurierbar. Ein Prüfungsablauf könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Direkt beim Posteingang ordnet DokuBit Eingangsrechnungsverarbeitung die Belege wie oben beschrieben den jeweiligen Kreditoren zu. Die DokuBit Posterkennung ordnet die Belege wie oben beschrieben den jeweiligen Kreditoren zu.
Anschließend werden die Kopfdaten aus den Rechnungen (Rechnungsnummer, -datum, Bestellnummer, Brutto-Gesamtbetrag usw.) ausgelesen und gespeichert. Danach werden die Rechnungen an die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Die entsprechenden Sachbearbeiter finden die Rechnungen, für die sie zuständig sind, in ihrem persönlichen Posteingang und erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Beleg.
Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Er quittiert diesen Vorgang mit einem individuellen elektronischen Stempel, den er auf die zu prüfende Rechnung setzt (rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am … von …).
Die Rechnung gelangt automatisch in den Posteingang des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Der Mitarbeiter quittiert die Buchung abschließend mit dem entsprechenden elektronischen Stempel.
Im Anschluss werden die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware übergeben. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware abgestimmt werden.
Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz von DokuBit DMS folgende Vorteile:
- Rechnungskopien entfallen. Sie arbeiten immer mit dem Originalbeleg.
- Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
- Skontofristen können leichter überwacht und eingehalten werden.
- Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von „kreisenden“ Rechnungen führen.
- Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
- Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfallen.
- Das Forderungsmanagement wird ggf. ermöglicht oder verbessert.
Diese Artikel könnten Sie auch interessieren:
Zentrale Ablage des digitalen Schriftverkehrs mit DokuBit
Legen Sie mit DokuBit Ihren gesamten digitalen Schriftverkehr zentral beim entsprechenden Vorgang ab. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.
Automatische E-Mail-Zuordnung
Durch die Definition von festen Regeln kann DokuBit die E-Mail automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Interessenten zuordnen und zusätzlich den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten. Damit kann eine E-Mail unter bestimmten Voraussetzungen automatisch einem Vorgang zugeordnet werden. Ist es einmal nicht möglich, eine E-Mail automatisch zuzuordnen, erscheint sie beim Empfänger oder Versender in Ihrem Unternehmen im DokuBit Postfach und verlangt nach einer manuellen Zuordnung.
Volltextsuche in E-Mails
Recherchieren Sie über die Volltextsuche einfach im gesamten Inhalt sämtlicher Mails.
Formatunabhängige E-Mail-Archivierung
DokuBit bietet verschiedene Betriebsmodi zur E-Mail-Archivierung an:
- Vollautomatische und vollständige Archivierung
- Manuelle und selektierte Archivierung
- Kombinierte Archivierung, abhängig vom jeweiligen Postfach
Die Archivierung der Mails in DokuBit erfolgt im Internet Message Format nach rfc2822. Dadurch ist die Unabhängigkeit vom jeweils eingesetzten Mail-Client-System gewährleistet. Sie erleben keine Überraschungen, wenn Sie von einem Mail-System auf ein anderes umsteigen.
Optimieren Sie Ihr E-Mail-System mit DokuBit
Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und legen Sie alle E-Mails in DokuBit ab – automatisch, manuell oder abhängig vom Postfach. Anschließend können Sie bedenkenlose diese E-Mails manuell oder automatisch löschen lassen.
Automatische Erinnerungen an Wartungstermine mit Wiederholungsintervallen
Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.
Hinterlegen Sie in DokuBit DMS die Wartungspläne Ihrer Maschine und Anlagen mit dem Datum der letzten Wartung, dem zuständigen Mitarbeiter und der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten. DokuBit DMS erinnert Sie automatisch, wenn eine Wartung ansteht.
Dem zuständigen Mitarbeiter wird basierend auf der Vorlaufzeit der Wartungsplan digital zugestellt. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht in DokuBit DMS ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.
Effiziente Verwaltung Ihres Normenbestands mit DokuBit DMS
Mit DokuBit DMS wird die Verwaltung von Normen zum Kinderspiel. Dank der übersichtlichen Struktur und der leistungsstarken Suchfunktionen – ob nach Schlagworten oder im Volltext – gelangen Sie in Sekundenschnelle zur gesuchten Norm, ganz ohne zusätzliche Software für Normenverwaltung. Insbesondere die Volltextsuche bietet hierbei einen erheblichen Komfort, sodass Fragen wie „Welche Normen behandeln Druckbehälter?“ zügig und präzise beantwortet werden können.
Zugriff auf die aktuellen Versionen von Normen ist direkt von jedem Arbeitsplatz aus möglich, wodurch zeitraubende Suchen und die herkömmliche Verwaltung entfallen. DokuBit DMS protokolliert zudem, welche Nutzer auf spezifische Normen zugegriffen haben. Bei Aktualisierungen einer Norm werden betroffene Anwender automatisch per E-Mail benachrichtigt und erhalten die neue Version in ihr DokuBit-Postfach, bis sie sie zur Kenntnis genommen haben.
Die Historie jeder Norm bleibt stets vollständig nachvollziehbar. Fein abgestimmte Zugriffsberechtigungen ermöglichen es Ihnen, jedem Mitarbeiter individuellen Zugang zu bestimmten Normen oder sogar spezifischen Versionen von Normblättern zu gewähren. Dies stellt sicher, dass jeder nur die Informationen erhält, die für seine Tätigkeit relevant sind. Zum Beispiel können veraltete, ungültige Norm für Standardnutzer ausgeblendet werden, um Verwechslungen oder Fehlanwendungen zu vermeiden.
Papier sparen und den Überblick behalten
Produktionsbelege wie beispielsweise Fertigungsanweisungen und Laufkarten mit ihren Anhängen wie Messprotokolle, Wiegebelege, usw. müssen teilweise bis zu 15 Jahre aufbewahrt werden. Das erzeugt schnell große Papiermengen. Mit der Ablage Ihrer Produktionsunterlagen in DokuBit DMS behalten Sie den Überblick.
DokuBit Formularerkennung per Barcode oder OCR
Dokumente aus Ihrem EDV-System lassen sich einfach und leicht mit der Formularerkennung per Barcode oder OCR archivieren. Nachdem Sie die abgearbeiteten und unterschriebenen Fertigungsanweisungen oder Lieferscheine gescannt haben, liest die Barcodeerkennung oder OCR wichtigen Index-Informationen aus den Dokumenten aus und überträgt sie in die vorgesehenen Indexfelder.
DokuBit Belegprüfung – Abgleich mit Bewegungsdaten
Die DokuBit Belegprüfung gleicht zusätzlich die Index-Informationen mit den entsprechenden Bewegungsdaten ab. DokuBit kann zum Beispiel prüfen, ob eine Fertigungsanweisung im ERP- oder im Betriebsdatenerfassungs-System den erforderlichen Status hat. So merken Sie an dieser Stelle, wenn ein bereits erledigter Arbeitsschritt dem ERP-System noch nicht fertiggemeldet wurde. Darüber hinaus können hier zusätzliche Suchkriterien zum Dokument gewonnen werden.
Automatische Zuordnung zum Kundenauftrag
DokuBit ergänzt die Suchkriterien automatisch, so dass beispielsweise eine Fertigungsanweisung automatisch beim entsprechenden Kunden zur passenden Auftragsposition archiviert wird.
Reklamationsdokumente sortieren
Ordnen Sie Dokumente bei der Reklamationsbearbeitung auf einem Reklamationsvorgang zu. Auch bereits in DokuBit DMS archivierte Dokumente fügen Sie auf einfache Weise hinzu. Die Anfertigung einer Kopie des Dokuments ist nicht notwendig.
Automatisches Anlegen von Reklamationsvorgängen
Durch den Versand von E-Mail auf ein bestimmtes E-Mail-Konto können Sie einen Reklamationsvorgang auch automatisch anlegen lassen.
Sobald eine E-Mail z.B. an das E-Mail-Konto kundendienst@mein-unternehmen.de gesendet wird, eröffnet DokuBit DMS automatisch einen Reklamationsvorgang. Sie ordnen alle diesen Vorgang betreffenden Dokumente, wie Schriftverkehr, Fotos oder Gutschriften der automatisch vergebenen Vorgangsnummer zu oder legen sie direkt in der automatisch erstellten Reklamationsmappe ab. So haben Sie jederzeit den Überblick über den gesamten Vorgang.
Aktueller Bearbeitungsstatus
Öffnet ein Mitarbeiter, der nicht in eine Reklamation involviert ist, zufällig ein dem Vorgang zugeordnetes Dokument, so erhält er sofort einen Hinweis auf den Reklamationsvorgang und den aktuellen Bearbeitungsstatus. Den gesamten Vorgang kann er sich zusätzlich per Mausklick im Kontextmenü in einem separaten Fenster anzeigen lassen.
Workflow-Funktionalität nutzen
Die in DokuBit DMS integrierte Workflow-Funktionalität ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und schnelle Reklamationsbearbeitung oder Bearbeitung der Serviceeinsätze. Sie können sowohl mehrstufige als auch einfache spontane Arbeitsabläufe abbilden. Mit Funktionsstempeln quittieren die Mitarbeiter die Erledigung eines Bearbeitungsschrittes. Dadurch wird der Vorgang automatisch an die nächste im Ablauf vorgesehene Stelle weitergeleitet.
Reklamationsübersicht behalten
In einem separaten elektronischen Ordner können Sie sich über alle Reklamationsvorgänge nach Status oder Kunde sortiert informieren.
Vertragsmanagement mit DokuBit
DokuBit erleichtert Ihnen das Vertragsmanagement. Wenn Sie einen Vertrag ablegen, richten Sie einfach eine automatische Benachrichtigung ein. Das verhindert, dass Sie Kündigungsfristen oder stillschweigende Verlängerungen verpassen. Tragen Sie Details wie Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist ein, und DokuBit DMS erledigt den Rest.
Automatische Benachrichtigungen
Mit der Benachrichtigungs-Funktion landen alle Verträge pünktlich auf Ihrem digitalen Schreibtisch. Sie erhalten zudem eine E-Mail mit einem Link, der Sie direkt zu DokuBit DMS führt. Dort betrachten Sie nicht nur alle Vertragsdaten, sondern auch den Vertrag selbst. So können Sie beispielsweise Details mit Ihrem Vertragspartner am Telefon besprechen.
Notizen und Anmerkungen
Mit DokuBit DMS fügen Sie Anmerkungen direkt im Vertrag hinzu, ohne das Original zu ändern.
Neue Verträge einfügen
Sie scannen oder legen neue Verträge in DokuBit DMS ab. Dabei geben Sie den Vertragspartner, die Laufzeit, die Kündigungsfrist und eventuell die Vertragsart an. Beim Einscannen eines Vertrags können Sie auch den zuständigen Mitarbeiter festlegen. Dieser erhält Einsicht in den Vertrag oder trägt die Verantwortung für ihn.
Der erfolgreichen Wissensverwaltung kommt einer immer größeren Bedeutung zu. Damit einmal erworbenes Wissen auch nachhaltig eingesetzt und bewahrt werden kann, muss einiges an Aufwand betrieben werden. Das DokuBit Archiv erleichtert diese Arbeit enorm und ermöglicht mit seinen vielfältigen Funktionen ein effektives Wissensmanagement.
Archivieren Sie relevante Artikel und Dokumente
Nutzen Sie das DokuBit Archiv zur Aufbewahrung von relevanten Dokumenten, Artikeln, Abhandlungen und Fachzeitschriften. Archivieren Sie digitale Dokumente oder scannen Sie Wichtiges zur dauerhaften Aufbewahrung ein.
Verbreiten Sie Ihre Wissensbasis unter Ihren Mitarbeitern
Die zentrale Archivierung ermöglicht die einfache Verbreitung von Wissen in Ihrer gesamten Organisation. Relevante Dokumente können so von allen Mitarbeitern dezentral von ihrem Arbeitsplatz aus zugegriffen werden. Zugleich können Sie DokuBit nutzen, um Ihre Mitarbeiter direkt über relevantes, neues Wissen in der Datenbank zu informieren.
Wissen verfügbar halten dank effektiver Suchfunktion
Mit der DokuBit-Suche finden Sie relevantes Wissen zu wichtigen Themengebieten schnell und problemlos. Mittels der Verschlagwortungfunktion von DokuBit können Sie Ihre Wissensbasis selbst in für Sie wichtige Kategorien einteilen. So bleibt Ihr Wissensarchiv immer gut strukturiert. Zusätzlich finden Sie mit der Volltextsuche leicht relevante Texte zu jedem Thema.
Dauerhafte Sicherheit
Im digitalen DokuBit Archiv ist Ihr Wissen dauerhaft und sicher aufgehoben. Nicht nur ist dank der Archivierungmethode ein Wissensverlust praktisch ausgeschlossen, Ihr Wissen ist dank der DokuBit Sicherheitstechnik auch vor Manipulation oder Diebstahl von außen geschützt.
Sicherheit Ihrer Personalakten bei DokuBit
Aufgrund des hohen Sicherheitsstandards, den DokuBit bietet, können Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren. Die Daten sind optimal vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Die Dokumente werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Auch Administratoren haben so keinerlei Zugriffmöglichkeit auf sensible Dokumente außerhalb der DokuBit-Berechtigungs-Struktur. Der PC des Anwenders hat ohnehin weder direkten Zugriff auf die Datenbank noch auf die Dokumente.
Schnelle und übersichtliche Suche
Sie suchen komfortabel in der übersichtlichen Struktur einer elektronischen Personalakte. In Sekundenschnelle finden Sie beispielsweise alle Urlaubsanträge eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum.
Mitarbeitersuche nach Qualifikation
Suchen Sie einen Mitarbeiter mit bestimmter Qualifikation? Mit nur wenigen Mausklicks finden Sie gezielt sämtliche in Ihrem System abgelegten Bewerbungen, die in ein Anforderungsprofil passen. Sie können Bewerbungen nach bestimmten Qualifikationen, dem Wohnort oder beliebigen anderen definierten Kriterien filtern.
Recherche in der elektronischen Personalakte
Ob Sie nun nach bestimmten Kriterien suchen oder im kompletten Volltext im Archiv der elektronischen Personalakte recherchieren, sämtliche Informationen stehen Ihnen unmittelbar auf Ihrem digitalen Schreibtisch zur Verfügung.
Verwaltung von Managementsystem-Dokumentation mit DokuBit DMS
DokuBit DMS eignet sich hervorragend zur Organisation und Verwaltung Ihrer Managementsystem-Dokumentation. Vorhandene Dokumente – in Papierform oder als Datei beliebigen Formats – können übernommen werden. Dokumente, wie Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen müssen nicht mehr manuell verteilt werden. Die Verteilung übernimmt DokuBit DMS. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen für verschiedene Bereiche oder sogar einzelne Dokumente vergeben werden.
Automatische Aktualisierung und Versionsverfolgung
Durch die integrierte und automatische Versionsverwaltung erhält jeder Mitarbeiter automatisch die aktuelle Revision eines Dokuments. Die Historie des Dokuments kann von Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung verfolgt werden.
Suchfunktion und Integration
Der Anwender kann auf der einen Seite gezielt in der Struktur des Handbuchs nach Dokumenten und auf der anderen Seite sowohl nach Schlagworten als auch im Volltext suchen. Durch die Integration von MS-Word oder MS-Office, ergibt sich hier eine Komplettlösung für Ihr Managementsystem – ohne zusätzliche Software und ohne zusätzliche Kosten.
Prüfzeugnisse und Chargenprotokolle
Chargenprotokolle und Prüfzeugnisse müssen aus Produkthaftungsgründen häufig lange Zeit über die Auslieferung des letzten Produktes einer Serie hinaus aufbewahrt werden. Mit DokuBit DMS finden Sie alle Dokumente problemlos über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.
Auch hier kann die in DokuBit DMS integrierte Automation helfen, Suchkriterien automatisch zu vervollständigen. Über einen Abgleich mit den Daten eines ERP-/PPS-Systems „findet“ DokuBit zur Bestellnummer und zum Lieferanten.
Optimierung des Dokumentenmanagements in KFZ-Reparaturwerkstätten
In KFZ-Reparaturwerkstätten ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Gutachten und Fotos zu einem Schadenfall zusammen und sofort im Zugriff zu haben. So können Sie Informationen schnell und unkompliziert mit Versicherungen, Gutachtern und Kunden austauschen.
Einfacher Dokumentenaustausch
Dokumente müssen nicht erst eigens digitalisiert werden, um per E-Mail an einen Kunden oder eine Versicherung geschickt werden zu können. Sie liegen bereits elektronisch vor und können bei Bedarf direkt aus dem Archiv versendet werden.
Zugriffsrechte für Geschäftspartner und Kunden
Erteilen Sie ausgewählten Geschäftspartnern und Kunden direkten Zugriff auf relevante Dokumente. Mit dem Einsatz von DokuBit Mobil ermöglichen Sie Ihren Kunden eine Übersicht über Abläufe und Stati ihrer Aufträge.
Fotos direkt ins System
Senden Sie mit einem Tablet oder Smartphone Fotos eines Schadens direkt in die Schadenakte. Reparaturwerkstätten nutzen diesen Dienst, um Fotos eines Schadens direkt in der jeweiligen Schadenakte abzulegen.
Zugriffsmöglichkeiten auf Filialen
Eine Firmenzentrale hat Zugriff auf die Daten der Filialen. Die Filialen können (bei Bedarf und von der Zentrale eingeräumten Berechtigungen) untereinander auf Schadenakten zugreifen.
Bei dieser Anwendung kommt eine besondere Funktionalität von DokuBit DMS zur Geltung. Zu großen Bilddokumenten erzeugt DokuBit DMS automatisch kleine „handliche“ Bilder, die über die Qualität einer simplen Vorschau weit hinausgehen, um bei Lösungen mit niedriger Bandbreite für kurze Download-Zeiten zu sorgen. Beim Öffnen oder beim Versand per E-Mail werden die Bilder wieder in ihrer Originalgröße geladen.
Einfache Dokumentensuche mit DokuBit DMS
DokuBit DMS erleichtert die Suche nach Dokumenten. Das Anfertigen und Ablegen von Kopien entfallen. Versenden Sie Dokumente direkt aus DokuBit DMS heraus via E-Mail. Auf Knopfdruck haben Sie Zugriff auf alle älteren Versionen eines Dokuments.
Office Dokumente
Archivieren Sie MS-Word-, Powerpoint-, PDF- und Excel-Dateien direkt in DokuBit DMS; wahlweise im Originalformat oder als unveränderbare revisionssichere Kopie.
Zielgerichtete Suche
Suchen Sie nach einem bestimmten Schreiben und der dazu angefallenen Korrespondenz? Mit einer Suchanfrage haben Sie sofort alle notwendigen Unterlagen auf Ihrem digitalen Schreibtisch, als Fax oder per E-Mail in Ihrem Postfach parat. Sie suchen nicht nur nach Dateinamen und Inhalt, sondern gezielt im Betreff, nach Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen oder beliebigen Kriterien.
Abliefernachweise und Rollkarten
Die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen ist gerade im Bereich Logistik und Transport von besonderer Wichtigkeit.
Meist wird nach Sendungs-, POD-, Tour- oder Rollkartennummer abgelegt. Bei der Erstellung von Versanddokumenten wird in der Regel ein Barcode erzeugt, der alle wichtigen Informationen enthält.
Effizienz mit DokuBit
Lassen Sie DokuBit alle Informationen, die der Barcode enthält, um weitere wichtige Merkmale wie Kundennummer, Name, Lieferanschrift, Ort etc. ergänzen. Das spart Ihnen viel Zeit und Aufwand.
Technische Zeichnungen in DokuBit
Legen Sie Ihre technischen Zeichnungen direkt in DokuBit ab. Sie können dann zwischen CAD-Anwendungsformat, TIFF oder PDF wählen.
Zugriff ohne CAD-System
Dadurch haben auch Mitarbeiter Zugriff auf technische Zeichnungen, denen kein CAD-System an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Digitalisierung alter Zeichnungen
Bei der Einführung eines Dokumenten-Managementsystems kann es sinnvoll sein, alte Zeichnungen und Konstruktionsunterlagen von einem Scandienstleistungs-Unternehmen digitalisieren zu lassen.
Intelligente Archivierung
Die Archivierung erfolgt dann über eine Projekt-, Teile- oder Zeichnungsnummer. DokuBit ergänzt beim Import automatisch die Suchkriterien um weitere zuvor definierte Begriffe. Die integrierte OCR und der Volltextdienst stellen darüber hinaus den gesamten Inhalt der Zeichnungen und Dokumente für die spätere Suche bereit.
Auftragsverwaltung und Auftragsmappen
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Dokumente, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt und in DokuBit DMS archiviert werden, ordnet DokuBit DMS automatisch dem Auftrag oder der Bestellung zu.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, so reicht die Eingabe der Vorgangsnummer nach dem Scannen und DokuBit DMS ergänzt vollautomatisch die Suchkriterien um den Kundennamen, den Lieferantennamen oder sonstige vorher definierte Merkmale.
Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederarchiv
Archivieren und indexieren Sie vollautomatisch alle ausgehenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die in Ihren führenden Systemen (ERP, FIBU, CRM, Branchenlösungen, Textverarbeitung) erstellt wurden, sofort beim Ausdruck. Das Anfertigen einer Kopie erübrigt sich, da DokuBit DMS die Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert.
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag oder zur Bestellung automatisch.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, eignet sich die Funktion des Stapelscannens hervorragend zur Verarbeitung großer Belegmengen. Scannen Sie Ihre Belege oder Belegstapel zunächst ein. Anschließend können Sie die Belege entweder einzeln oder im Stapel validieren, d.h. die Dokumente bestehenden EDV-Stammdaten zuordnen. Obwohl Sie im Indexfeld z.B. lediglich eine Auftragsnummer eintragen, ist später eine Suche im Volltext und nach allen vorhandenen Kunden-Stammdaten, wie Kundennummer, Kundenname, Ort, PLZ usw. möglich.
Setzen Sie dieses Werkzeug z.B. auch zur Verwaltung von kunden- oder lieferantenspezifischen Archiven ein. Innerhalb einer Kundenakte können Sie so Vorgängen (Aufträge, Projekte, etc.) „zusammenfassen“.
Auch die direkte Anbindung an bestehende Auftragsdaten aus PPS-/ERP-Systemen ist möglich.