DMS Anwendungen in Ihrem Unternehmen
DMS Lösungen für Ihr Unternehmen: Wie vielfältig DokuBit zum Einsatz kommen kann, sehen Sie an den Praxisbeispielen.
Das Modul DokuBit Autoarchiv archiviert u.a. sämtliche steuerrelevanten EDV-Belege vollautomatisch und revisions-sicher.
Ihr PPS-/ FIBU-/ ERP-System übermittelt eine PDF-Datei und die Indexdaten (Belegnummer, Kunden-Nummer, usw.) an DokuBit DMS, woraufhin DokuBit DMS Ihr Dokument vollautomatisch archiviert und mit den übermittelten Indexdaten verschlagwortet.
Die revisionssichere Archivierung stellt Ihnen den gesamten Volltext der Belege für die spätere Suche zur Verfügung. DokuBit Autoarchiv arbeitet system-übergreifend und kann Spooldaten verschiedenster PPS-/ FIBU-/ ERP-Systeme verarbeiten; auch aus HOST-Systemen anderer Rechnerwelten. Alternativ können Sie Doku-mente/ Dateien einfach per Drag and Drop oder über das Kontextmenü in DokuBit DMS archivieren.
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Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Scannen Sie Ihre Eingangsrechnungen oder Lieferantenrechnungen direkt nach dem Posteingang ein. DokuBit liest aus den eingescannten Belegen mit einer intelligenten Logik den Absender aus und ordnet das Dokument automatisch den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenstammdaten zu. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können vollautomatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Abhängig vom Kunden oder Lieferanten können nun ebenfalls automatisch wichtige Kopfdaten des Dokuments (Belegnummer, Belegdatum usw.) ausgelesen und in DokuBit gespeichert werden.
Außerdem kann jedes Dokument an den entsprechenden Sachbearbeiter z.B. im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Kundendienst weitergeleitet werden und landet im elektronischen Postkorb des entsprechenden Mitarbeiters.
Elektronische Rechnungen empfangen und versenden
Seit dem 1.7.2011 können Sie Lieferungen und Leistungen mit elektronischen Rechnungen berechnen und ohne qualifizierte Signatur sowie ohne Einsatz eines EDI-Verfahrens digital versenden. Der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format gestaltet die Weiterverarbeitung der Belege deutlich effizienter. Neben der visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 sind im Dokument bereits die Buchungsdaten enthalten. DokuBit Rechnung liest diese Daten vollautomatisch aus. Der Anwender kann sie komfortabel und einfach weiterbearbeiten und den internen Vorgaben entsprechend verbuchen. Über integrierte Standardschnittstellen übergeben Sie die Daten an Ihre Finanzbuchhaltungs-Lösung.
Rechnungen können digital per E-Mail versendet oder als Download bereitgestellt werden. Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren müssen (wie bei Papierrechnungen auch) folgende Punkte geprüft/sichergestellt sein:
- Echtheit der Herkunft der Rechnung
- Lesbarkeit der Rechnung
- Unversehrtheit des Inhalts
Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. Ein bestimmtes Kontrollverfahren oder eine zusätzliche Dokumentationspflicht sind nicht vorgeschrieben.
DokuBit ist prädestiniert für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Auf Wunsch kann das System die als Anlage an eine E-Mail angehängte Rechnung aus der E-Mail extrahieren und als separates Dokument vor der unveränderten E-Mail anzeigen.
Dies ist deswegen sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen als auch per E-Mail versendete Rechnungen verarbeitet werden müssen. In einem wie unten beschrieben Rechnungsprüfungsverfahren können dann beide Rechnungs-Typen gleich behandelt werden.
Selbstverständlich kann DokuBit auch Ihre Ausgangsrechnungen automatisch an Ihre Kunden versenden. Auch hier kann ein Prüfungs-Workflow vorgeschaltet werden.
Prüfung von Eingangsrechnungen
Nutzen Sie DokuBit DMS für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsabläufe sind individuell konfigurierbar. Ein Prüfungsablauf könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Direkt beim Posteingang scannen Sie die Eingangsrechnungen. Die DokuBit Posterkennung ordnet die Belege wie oben beschrieben den jeweiligen Kreditoren zu.
Anschließend liest DokuBit die Kopfdaten aus den Rechnungen (Rechnungsnummer, Datum, Bestellnummer, Brutto-Gesamtbetrag usw.) aus und speichert sie. Danach werden die Rechnungen an die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Die entsprechenden Sachbearbeiter finden die Rechnungen, für die sie zuständig sind, in ihrem persönlichen Posteingang und erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Beleg.
Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Er quittiert diesen Vorgang mit einen individuellen elektronischen Stempel, den er auf die zu prüfende Rechnung setzt (rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am … von …).
Die Rechnung gelangt automatisch in den Posteingang des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Der Mitarbeiter quittiert die Buchung abschließend mit dem entsprechenden elektronischen Stempel.
Im Anschluss kann DokuBit die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an eine Finanzbuchhaltungssoftware übergeben. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware abgestimmt werden.
Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz von DokuBit DMS folgende Vorteile:
- Es müssen keine Rechnungskopien mehr angefertigt werden.
- Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
- Skontofristen können leichter überwacht werden.
- Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von „kreisenden“ Rechnungen führen.
- Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
- Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfallen.
- Einfache Eingangsrechnungsarchivierung
Alternativ zur oben beschriebenen Methode, der sog. „frühen Ablage“, mit vollständig elektronischer Rechnungsprüfung (Workflow) setzen viele Anwender auf die sogenannte „späte Ablage“ im Anschluss an die Prüfung und Kontierung. Auch bei dieser Methode können die Archivierung und Indexierung/Verschlagwortung der Belege und Anlagen vollautomatisch erfolgen.
Der Ablauf stellt sich dann wie folgt dar: Eine Rechnung wird im Finanzbuchhaltungssystem erfasst (elektronisches Rechnungseingangsbuch oder Vorkontierung). Anschließend wird ein Kontierungs-Blatt als Deckblatt gedruckt. Dieses Deckblatt trägt neben allen wichtigen Kontierungsinformationen auch die interne Buchungs- oder Satz-Nummer als Barcode und dient als eigentlicher Buchungsbeleg. Auf diesem Beleg/Deckblatt werden die Prüfungs- und Kontierungs-Vermerke und eventuelle Korrekturen handschriftlich angebracht und die Unterschriften geleistet. Dieser sogenannte Belegdruck ist übrigens später beliebig oft wiederholbar.
Nach Abschluss der Rechnungsprüfung und Buchung scannen Sie die Belege samt Anlagen (Rechnungen, Gutschriften usw.) einfach nur noch im Stapel ein und DokuBit legt sie vollautomatisch ab. DokuBit DMS liest aus dem Barcode die eindeutige interne Buchungsnummer und ergänzt über die DokuBit Automation alle erforderlichen Suchkriterien wie: Personenkonto, Lieferantenname, Rechnungsbetrag, Fremdbelegnummer (Rechnungsnummer des Lieferanten), Belegdatum usw.
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Zentrale Ablage des digitalen Schriftverkehrs mit DokuBit
Legen Sie mit DokuBit Ihren gesamten digitalen Schriftverkehr zentral beim entsprechenden Vorgang ab. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.
Automatische E-Mail-Zuordnung
Durch die Definition von festen Regeln kann DokuBit die E-Mail automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Interessenten zuordnen und zusätzlich den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten. Damit kann eine E-Mail unter bestimmten Voraussetzungen automatisch einem Vorgang zugeordnet werden. Ist es einmal nicht möglich, eine E-Mail automatisch zuzuordnen, erscheint sie beim Empfänger oder Versender in Ihrem Unternehmen im DokuBit Postfach und verlangt nach einer manuellen Zuordnung.
Volltextsuche in E-Mails
Recherchieren Sie über die Volltextsuche einfach im gesamten Inhalt sämtlicher Mails.
Formatunabhängige E-Mail-Archivierung
DokuBit bietet verschiedene Betriebsmodi zur E-Mail-Archivierung an:
- Vollautomatische und vollständige Archivierung
- Manuelle und selektierte Archivierung
- Kombinierte Archivierung, abhängig vom jeweiligen Postfach
Die Archivierung der Mails in DokuBit erfolgt im Internet Message Format nach rfc2822. Dadurch ist die Unabhängigkeit vom jeweils eingesetzten Mail-Client-System gewährleistet. Sie erleben keine Überraschungen, wenn Sie von einem Mail-System auf ein anderes umsteigen.
Optimieren Sie Ihr E-Mail-System mit DokuBit
Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und legen Sie alle E-Mails in DokuBit ab – automatisch, manuell oder abhängig vom Postfach. Anschließend können Sie bedenkenlose diese E-Mails manuell oder automatisch löschen lassen.
Automatische Erinnerungen an Wartungstermine mit Wiederholungsintervallen
Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.
Hinterlegen Sie in DokuBit DMS die Wartungspläne Ihrer Maschine und Anlagen mit dem Datum der letzten Wartung, dem zuständigen Mitarbeiter und der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten. DokuBit DMS erinnert Sie automatisch, wenn eine Wartung ansteht.
Dem zuständigen Mitarbeiter wird basierend auf der Vorlaufzeit der Wartungsplan digital zugestellt. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht in DokuBit DMS ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.
Effiziente Verwaltung Ihres Normenbestands mit DokuBit DMS
Mit DokuBit DMS wird die Verwaltung von Normen zum Kinderspiel. Dank der übersichtlichen Struktur und der leistungsstarken Suchfunktionen – ob nach Schlagworten oder im Volltext – gelangen Sie in Sekundenschnelle zur gesuchten Norm, ganz ohne zusätzliche Software für Normenverwaltung. Insbesondere die Volltextsuche bietet hierbei einen erheblichen Komfort, sodass Fragen wie „Welche Normen behandeln Druckbehälter?“ zügig und präzise beantwortet werden können.
Zugriff auf die aktuellen Versionen von Normen ist direkt von jedem Arbeitsplatz aus möglich, wodurch zeitraubende Suchen und die herkömmliche Verwaltung entfallen. DokuBit DMS protokolliert zudem, welche Nutzer auf spezifische Normen zugegriffen haben. Bei Aktualisierungen einer Norm werden betroffene Anwender automatisch per E-Mail benachrichtigt und erhalten die neue Version in ihr DokuBit-Postfach, bis sie sie zur Kenntnis genommen haben.
Die Historie jeder Norm bleibt stets vollständig nachvollziehbar. Fein abgestimmte Zugriffsberechtigungen ermöglichen es Ihnen, jedem Mitarbeiter individuellen Zugang zu bestimmten Normen oder sogar spezifischen Versionen von Normblättern zu gewähren. Dies stellt sicher, dass jeder nur die Informationen erhält, die für seine Tätigkeit relevant sind. Zum Beispiel können veraltete, ungültige Norm für Standardnutzer ausgeblendet werden, um Verwechslungen oder Fehlanwendungen zu vermeiden.
Papier sparen und den Überblick behalten
Produktionsbelege wie beispielsweise Fertigungsanweisungen und Laufkarten mit ihren Anhängen wie Messprotokolle, Wiegebelege, usw. müssen teilweise bis zu 15 Jahre aufbewahrt werden. Das erzeugt schnell große Papiermengen. Mit der Ablage Ihrer Produktionsunterlagen in DokuBit DMS behalten Sie den Überblick.
DokuBit Formularerkennung per Barcode oder OCR
Dokumente aus Ihrem EDV-System lassen sich einfach und leicht mit der Formularerkennung per Barcode oder OCR archivieren. Nachdem Sie die abgearbeiteten und unterschriebenen Fertigungsanweisungen oder Lieferscheine gescannt haben, liest die Barcodeerkennung oder OCR wichtigen Index-Informationen aus den Dokumenten aus und überträgt sie in die vorgesehenen Indexfelder.
DokuBit Belegprüfung – Abgleich mit Bewegungsdaten
Die DokuBit Belegprüfung gleicht zusätzlich die Index-Informationen mit den entsprechenden Bewegungsdaten ab. DokuBit kann zum Beispiel prüfen, ob eine Fertigungsanweisung im ERP- oder im Betriebsdatenerfassungs-System den erforderlichen Status hat. So merken Sie an dieser Stelle, wenn ein bereits erledigter Arbeitsschritt dem ERP-System noch nicht fertiggemeldet wurde. Darüber hinaus können hier zusätzliche Suchkriterien zum Dokument gewonnen werden.
Automatische Zuordnung zum Kundenauftrag
DokuBit ergänzt die Suchkriterien automatisch, so dass beispielsweise eine Fertigungsanweisung automatisch beim entsprechenden Kunden zur passenden Auftragsposition archiviert wird.
Reklamationsdokumente sortieren
Sie ordnen Dokumente aus der Reklamationsbearbeitung einem Reklamationsvorgang zu. Auch bereits in DokuBit DMS archivierte Dokumente fügen Sie hinzu. Dabei müssen Sie keine Kopie des Dokuments erstellen.
Automatisches Anlegen von Reklamationsvorgängen
Wenn Sie eine E-Mail an ein bestimmtes Konto, wie kundendienst@mein-unternehmen.de, senden, legt DokuBit DMS automatisch einen Reklamationsvorgang an. Anschließend ordnen Sie diesem Vorgang relevante Dokumente wie Schriftverkehr, Fotos oder Gutschriften zu. Alternativ fügen Sie sie in die automatisch erstellte Reklamationsmappe hinzu. So behalten Sie immer den Überblick.
Mitarbeiterhinweise
Wenn ein Mitarbeiter, der nicht an der Reklamation beteiligt ist, ein zugehöriges Dokument öffnet, bekommt er sofort einen Hinweis. Er sieht den aktuellen Bearbeitungsstatus und kann sich den gesamten Vorgang mit einem Mausklick anzeigen lassen.
Workflow-Funktionalität nutzen
Die Workflow-Funktionalität von DokuBit DMS erleichtert die Reklamationsbearbeitung und Serviceeinsätze. Sie gestalten sowohl komplexe als auch einfache Arbeitsabläufe. Mitarbeiter bestätigen mit einem Funktionsstempel, wenn sie eine Aufgabe erledigt haben. Danach leitet das System den Vorgang an den nächsten Schritt weiter.
Reklamationsübersicht behalten
In einem speziellen digitalen Ordner sehen Sie alle Reklamationsvorgänge. Sie können diese nach Status oder Kunde sortieren und sich so informieren.
Vertragsmanagement mit DokuBit
DokuBit erleichtert Ihnen das Vertragsmanagement. Wenn Sie einen Vertrag ablegen, richten Sie einfach eine automatische Benachrichtigung ein. Das verhindert, dass Sie Kündigungsfristen oder stillschweigende Verlängerungen verpassen. Tragen Sie Details wie Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist ein, und DokuBit DMS erledigt den Rest.
Automatische Benachrichtigungen
Mit der Benachrichtigungs-Funktion landen alle Verträge pünktlich auf Ihrem digitalen Schreibtisch. Sie erhalten zudem eine E-Mail mit einem Link, der Sie direkt zu DokuBit DMS führt. Dort betrachten Sie nicht nur alle Vertragsdaten, sondern auch den Vertrag selbst. So können Sie beispielsweise Details mit Ihrem Vertragspartner am Telefon besprechen.
Notizen und Anmerkungen
Mit DokuBit DMS fügen Sie Anmerkungen direkt im Vertrag hinzu, ohne das Original zu ändern.
Neue Verträge einfügen
Sie scannen oder legen neue Verträge in DokuBit DMS ab. Dabei geben Sie den Vertragspartner, die Laufzeit, die Kündigungsfrist und eventuell die Vertragsart an. Beim Einscannen eines Vertrags können Sie auch den zuständigen Mitarbeiter festlegen. Dieser erhält Einsicht in den Vertrag oder trägt die Verantwortung für ihn.
Der erfolgreichen Wissensverwaltung kommt einer immer größeren Bedeutung zu. Damit einmal erworbenes Wissen auch nachhaltig eingesetzt und bewahrt werden kann, muss einiges an Aufwand betrieben werden. Das DokuBit Archiv erleichtert diese Arbeit enorm und ermöglicht mit seinen vielfältigen Funktionen ein effektives Wissensmanagement.
Archivieren Sie relevante Artikel und Dokumente
Nutzen Sie das DokuBit Archiv zur Aufbewahrung von relevanten Dokumenten, Artikeln, Abhandlungen und Fachzeitschriften. Archivieren Sie digitale Dokumente oder scannen Sie Wichtiges zur dauerhaften Aufbewahrung ein.
Verbreiten Sie Ihre Wissensbasis unter Ihren Mitarbeitern
Die zentrale Archivierung ermöglicht die einfache Verbreitung von Wissen in Ihrer gesamten Organisation. Relevante Dokumente können so von allen Mitarbeitern dezentral von ihrem Arbeitsplatz aus zugegriffen werden. Zugleich können Sie DokuBit nutzen, um Ihre Mitarbeiter direkt über relevantes, neues Wissen in der Datenbank zu informieren.
Wissen verfügbar halten dank effektiver Suchfunktion
Mit der DokuBit-Suche finden Sie relevantes Wissen zu wichtigen Themengebieten schnell und problemlos. Mittels der Verschlagwortungfunktion von DokuBit können Sie Ihre Wissensbasis selbst in für Sie wichtige Kategorien einteilen. So bleibt Ihr Wissensarchiv immer gut strukturiert. Zusätzlich finden Sie mit der Volltextsuche leicht relevante Texte zu jedem Thema.
Dauerhafte Sicherheit
Im digitalen DokuBit Archiv ist Ihr Wissen dauerhaft und sicher aufgehoben. Nicht nur ist dank der Archivierungmethode ein Wissensverlust praktisch ausgeschlossen, Ihr Wissen ist dank der DokuBit Sicherheitstechnik auch vor Manipulation oder Diebstahl von außen geschützt.
Sicherheit Ihrer Personalakten bei DokuBit
Dank DokuBits hohen Sicherheitsstandards archivieren Sie Ihre Personalakten digital und sorgenfrei. Eine optimale Absicherung verhindert unberechtigte Zugriffe. Die Dokumente speichern Sie verschlüsselt, wodurch selbst Administratoren keinen Zugriff auf sensible Informationen außerhalb der DokuBit-Berechtigungsstruktur haben. Ein direkter Zugriff des Nutzer-PCs auf Datenbank oder Dokumente ist nicht möglich.
Schnelle und übersichtliche Suche
In der klaren Struktur der elektronischen Personalakte suchen und finden Sie Informationen rasch. Möchten Sie beispielsweise alle Urlaubsanträge eines Mitarbeiters für eine bestimmte Zeitspanne sehen? Das geht blitzschnell.
Mitarbeitersuche nach Qualifikation
Sie brauchen einen Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten? Ein paar Klicks genügen, um alle passenden Bewerbungen in Ihrem System zu durchforsten. Filtern Sie Bewerberprofile nach Qualifikationen, Wohnort oder anderen Kriterien.
Recherche in der elektronischen Personalakte
Ganz gleich, ob Sie nach spezifischen Details suchen oder den gesamten Text einer elektronischen Personalakte durchstöbern: Alle Infos liegen direkt auf Ihrem digitalen Schreibtisch.
Verwaltung von Managementsystem-Dokumentation mit DokuBit DMS
DokuBit DMS erleichtert Ihnen die Organisation Ihrer Managementsystem-Dokumentation. Sie fügen Dokumente – ob Papier oder digitales Format – einfach hinzu. Mit DokuBit DMS verteilen Sie Dokumente wie Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen automatisch, ohne manuellen Aufwand. Dabei legen Sie verschiedene Zugriffsrechte für Bereiche oder einzelne Dokumente fest.
Automatische Aktualisierung und Versionsverfolgung
Die automatische Versionsverwaltung sorgt dafür, dass Mitarbeiter immer die neueste Version eines Dokuments erhalten. Wer die nötige Berechtigung hat, kann die Dokumentenentwicklung nachverfolgen.
Suchfunktion und Integration
Nutzer durchstöbern gezielt die Handbuchstruktur nach Dokumenten. Sie suchen auch nach Schlagworten oder im gesamten Text. Die Verbindung zu MS-Word und MS-Office macht DokuBit DMS zur Rundumlösung für Ihr Managementsystem – ohne zusätzlichen Softwarebedarf.
Prüfzeugnisse und Chargenprotokolle
Aus Gründen der Produkthaftung bewahren Sie Chargenprotokolle und Prüfzeugnisse oft über den Verkauf des letzten Produkts einer Serie hinaus auf. Mit DokuBit DMS rufen Sie Dokumente über diverse Nummern, wie Prüfzeugnis- oder Bestellnummer, leicht ab.
Automatisierte Suche und Datenabgleich
Die Automation in DokuBit DMS vervollständigt Suchkriterien von selbst. DokuBit gleicht Daten mit einem ERP-/PPS-System ab und identifiziert so Bestellnummern oder Lieferanten.
Optimierung des Dokumentenmanagements in KFZ-Reparaturwerkstätten
In Autowerkstätten ist der schnelle Zugriff auf Schadensdokumentationen, Fotos und Gutachten unerlässlich. Dies erleichtert den Informationsaustausch mit Versicherungen, Gutachtern und Kunden.
Einfacher Dokumentenaustausch
Dokumente sind schon digital verfügbar. Dies bedeutet, dass sie ohne zusätzliche Digitalisierung direkt aus dem System per E-Mail geteilt werden können.
Zugriffsrechte für Geschäftspartner und Kunden
Gewähren Sie bestimmten Geschäftspartnern und Kunden Einsicht in wichtige Dokumente. Mit DokuBit Mobil haben Kunden den Überblick über den Fortschritt ihrer Aufträge.
Fotos direkt ins System
Fügen Sie mit mobilen Geräten, wie Tablets oder Smartphones, Schadensfotos direkt in die entsprechende Akte hinzu. Dies nutzen Werkstätten, um die Schadensdokumentation zu vervollständigen.
Zugriffsmöglichkeiten für Filialen
Eine Zentrale kann auf Filialdaten zugreifen. Je nach den von der Zentrale vergebenen Berechtigungen können Filialen auch auf die Daten anderer Filialen zugreifen.
DokuBit DMS‘ Spezialfunktionalität
Ein Highlight von DokuBit DMS ist die automatische Bildoptimierung. Es erstellt kompakte Versionen von großen Bildern, die dennoch hochwertig sind. Dies ist ideal für Systeme mit begrenzter Bandbreite und beschleunigt das Herunterladen. Bei der Weitergabe oder beim Öffnen werden die Originalbilder verwendet.
Einfache Dokumentensuche mit DokuBit DMS
Mit DokuBit DMS wird die Dokumentensuche vereinfacht. Es entfällt das Bedürfnis, Kopien zu erstellen und abzulegen. Senden Sie Dokumente bequem per E-Mail direkt aus dem System.
Versionen und Archivierung
Sie können jederzeit ältere Versionen eines Dokuments einsehen. Integrieren Sie Dateien wie MS-Word, Powerpoint, PDF und Excel in DokuBit DMS. Sie können wählen, ob Sie sie im Originalformat oder als nicht veränderbare, revisionssichere Version speichern möchten.
Zielgerichtete Suche
Suchen Sie spezifische Schreiben und die dazugehörige Korrespondenz? Mit einer einzigen Anfrage haben Sie die benötigten Unterlagen direkt verfügbar – sei es auf Ihrem digitalen Desktop, als Fax oder in Ihrer E-Mail. Die Suche beschränkt sich nicht nur auf Dateinamen oder Inhalt. Sie können auch gezielt nach Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen und anderen Kriterien suchen.
Bedeutung der Ablage in der Logistik
Im Bereich Logistik und Transport hat die Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen eine hohe Priorität.
Typische Ablagemethoden
Üblicherweise ordnen wir nach Sendungs-, POD-, Tour- oder Rollkartennummer. Bei der Anfertigung von Versandpapieren entsteht in der Regel ein Barcode, der alle wesentlichen Daten beinhaltet.
Effizienz mit DokuBit
Mit DokuBit können Sie den Barcode nutzen, um zusätzliche relevante Informationen wie Kundennummer, Name, Lieferadresse und Ort hinzuzufügen. Das erleichtert Ihre Arbeit und spart Zeit.
Technische Zeichnungen in DokuBit
Speichern Sie Ihre technischen Zeichnungen direkt in DokuBit. Dabei steht Ihnen die Auswahl zwischen CAD-Anwendungsformat, TIFF oder PDF offen.
Zugriff ohne CAD-System
So haben auch jene Mitarbeiter Zugriff auf die Zeichnungen, die nicht über ein CAD-System an ihrem Arbeitsplatz verfügen.
Digitalisierung alter Zeichnungen
Wenn Sie ein Dokumenten-Managementsystem einführen, kann es nützlich sein, ältere Zeichnungen und Konstruktionsunterlagen von spezialisierten Scandiensten digitalisieren zu lassen.
Intelligente Archivierung
Das Archivieren funktioniert über Projekte, Teile- oder Zeichnungsnummern. Beim Import fügt DokuBit automatisch zuvor festgelegte Begriffe zu den Suchkriterien hinzu. Dank der integrierten OCR und des Volltextdienstes ist der gesamte Inhalt der Zeichnungen und Dokumente für spätere Suchen verfügbar.
Auftragsverwaltung und Auftragsmappen
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Dokumente, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt und in DokuBit DMS archiviert werden, ordnet DokuBit DMS automatisch dem Auftrag oder der Bestellung zu.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, so reicht die Eingabe der Vorgangsnummer nach dem Scannen und DokuBit DMS ergänzt vollautomatisch die Suchkriterien um den Kundennamen, den Lieferantennamen oder sonstige vorher definierte Merkmale.
Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederarchiv
Archivieren und indexieren Sie vollautomatisch alle ausgehenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die in Ihren führenden Systemen (ERP, FIBU, CRM, Branchenlösungen, Textverarbeitung) erstellt wurden, sofort beim Ausdruck. Das Anfertigen einer Kopie erübrigt sich, da DokuBit DMS die Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert.
Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag oder zur Bestellung automatisch.
Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, eignet sich die Funktion des Stapelscannens hervorragend zur Verarbeitung großer Belegmengen. Scannen Sie Ihre Belege oder Belegstapel zunächst ein. Anschließend können Sie die Belege entweder einzeln oder im Stapel validieren, d.h. die Dokumente bestehenden EDV-Stammdaten zuordnen. Obwohl Sie im Indexfeld z.B. lediglich eine Auftragsnummer eintragen, ist später eine Suche im Volltext und nach allen vorhandenen Kunden-Stammdaten, wie Kundennummer, Kundenname, Ort, PLZ usw. möglich.
Setzen Sie dieses Werkzeug z.B. auch zur Verwaltung von kunden- oder lieferantenspezifischen Archiven ein. Innerhalb einer Kundenakte können Sie so Vorgängen (Aufträge, Projekte, etc.) „zusammenfassen“.
Auch die direkte Anbindung an bestehende Auftragsdaten aus PPS-/ERP-Systemen ist möglich.