DokuBit Posterkennung
DokuBit - Zusatzmodule
Die DokuBit Posterkennung hilft Ihnen bei der Verteilung und Ablage der eingehenden Dokumente zum richtigen Lieferanten oder internen Sachbearbeiter.
Adressinformationen des Absenders werden mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung erkannt und gelesen. Die ausgelesenen Daten werden über einen ausgeklügelten Algorithmus mit den Stammdaten in der Datenbank verglichen. Ergibt sich eine zu 100% eindeutige Übereinstimmung mit einem Kunden- und/oder Lieferanten-Stammdatensatz, wird das Dokument der jeweiligen Adresse zugeordnet. Konnte keine eindeutige Übereinstimmung gefunden werden, oder könnte das Dokument zu mehreren Adressen passen, wird es dem Anwender automatisch zur manuellen Bearbeitung vorgelegt. Dieser kann es nun einfach einer Adresse zuordnen oder das System trainieren, damit ein gleichartiges Schriftstück beim nächsten Posteingang automatisch verarbeitet werden kann.
Ihre gesamte Eingangspost wird in einem Stapel eingescannt. DokuBit Posterkennung liest alle Dokumente und ordnet diese den entsprechenden Kunden, Lieferanten und Interessenten zu. Hat die DokuBit Posterkennung ein Dokument einer Adresse zugeordnet, kann zu jeder Adresse eine Schablone zum Auslesen des Beleg- oder Formularkopfes definiert werden.
Nach dieser einmaligen Lernphase können Rechnungsnummern, Bestellnummern oder andere Daten aus wiederkehrenden Dokumenten automatisch extrahiert und in DokuBit gespeichert werden. Außerdem nutzt die DokuBit Rechnung Posterkennung andere zu den Adress-Stammdaten gespeicherte Informationen, um das Dokument zum Beispiel direkt an den für die weitere Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, oder um automatisch Vorschläge für die Verbuchung einer Rechnung zu machen. Ebenso können beliebige an eine Adresse gebundene Informationen an das Dokument weitergegeben werden. Wird zu einer Eingangsrechnung als Absender der Telekommunikationsdienstleiter erkannt, so können beispielsweise definierte Vorgabewerte für ein in der späteren Bearbeitung zu verwendendes Sachkonto oder die Kostenstelle zur Rechnung gespeichert werden.
Die DokuBit Rechnung Posterkennung ist zwar fester Bestandteil des DokuBit- Gesamtsystems, dennoch ist eine Ausgabe der ausgelesenen und ermittelten Daten an andere Anwendungen über Standardschnittstellen möglich.