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Die Dokumentenmanagement Software für den Mittelstand

Im Bereich des Dokumentenmanagements haben wir DokuBit DMS in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt, um das Dokumentenmanagement zu optimieren und die elektronische Archivierung von Dokumenten zu vereinfachen. Unsere Software, die sowohl das Dokumentenmanagement als auch die digitale Archivierung berücksichtigt, ist speziell auf die Anforderungen des Dokumentenmanagements von mittelständischen Unternehmen ausgerichtet. Dabei setzen wir auf eine faire Preisstruktur, die genau diesen Bedürfnissen entspricht.​

DokuBit DMS: Innovative Dokumentenmanagement Software
mit komplettem Funktionsumfang

Elektronische Rechnungen

Verarbeiten Sie elektronische Rechnungen und lesen Sie Belege im ZUGFeRD-Format ein.
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Revisionssicherheit

DokuBit archiviert Ihre Dokumente revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
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E-Mail Archivierung

DokuBit kann Ihre gesamten E-Mails automatisch archivieren und verwalten.
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Workflow

Für einfache, strukturierte, unstrukturierte, komplexe und mehrstufige Abläufe.
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Schnittstellen

Binden Sie DokuBit einfach und problemlos an Ihre eigene Unternehmenssoftware an.
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Dokumente bearbeiten

Verwalten Sie gelenkte Dokumente und Dateien. Bringen Sie digitale Notizen und Stempel direkt auf Ihren Dokumenten an.
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Ihre Vorteile

DokuBit ist intuitiv, testiert und plattformunabhängig

Die Nutzeroberfläche von DokuBit DMS punktet durch Klarheit und intuitive Struktur. Einfachheit in der Handhabung ist uns wichtig. Zudem ist die Software DokuBit DMS vielseitig: Ob auf MS Windows®, Apple Mac OS® oder Linux – sie läuft plattformübergreifend sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite. DokuBit DMS steht für rechtskonformes Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Alle Anforderungen für eine revisionssichere Dokumentenarchivierung und die Prinzipien ordnungsgemäßer Buchführung? Bei uns Standard. Das bestätigt auch ein Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. DokuBit DMS gewährleistet nicht nur ein konformes Dokumentenmanagement, sondern auch eine strikte elektronische Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben. Mit den Standards ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind wir konform, und dies wird durch eine unabhängige Expertise bestätigt.​

Sicherheit und Verlässlichkeit

Bei Ihrem DMS-Projekt ist Vertrauen das A und O. Entscheiden Sie sich mit arcusoft für einen zuverlässigen Partner für die lange Strecke. Beachten Sie: Nur 0,5% der deutschen Unternehmen erhalten eine Zertifizierung und von Creditreform eine Bestätigung für hervorragende Bonität – arcusoft gehört dazu.

Service direkt vom Hersteller

Sie arbeiten direkt mit dem Hersteller von DokuBit DMS, unserer Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware, zusammen. Bei uns haben Sie immer einen fachkundigen Ansprechpartner direkt an Ihrer Seite. Klare Kommunikation ohne Fachjargon ist uns wichtig. Ein respektvoller und partnerschaftlicher Umgang mit Kunden und Partnern liegt uns am Herzen.

Ausgewählte Kunden
Fragen & Antworten

Unsere DMS-Software DokuBit DMS vereint die Funktionen einer

Zentrale Archivierung und Workflow-Optimierung

Sie haben die Möglichkeit, alle Firmendokumente gemäß den GoBD-Anforderungen zentral im DMS zu speichern und zu organisieren. Das Digitalisieren von Papierunterlagen geschieht durch Scannen, während digitale Dateien direkt integriert werden. Mit der Dokumentenmanagement-Software finden Sie Ihre Dokumente schnell und sicher wieder, sei es durch gewohnte Ordneransichten, Schlagworte oder den gesamten Textinhalt.

Aktive Bearbeitung und effiziente Verteilung

Zusätzlich können Sie Dokumente in verschiedenen Versionen bearbeiten und diese gezielt weitergeben. DokuBit DMS verfügt zudem über Workflow-Tools, die Ihre Prozesse beschleunigen und effizienter machen.

Ursprünglich gab es lediglich elektronische Archivsysteme. Hier wurden Dokumente nicht mehr physisch, sondern in digitaler Form gespeichert. Mit der Zeit und aufgrund steigender Anforderungen, wandelten sich diese Systeme hin zu umfassenderen Dokumentenmanagement-Softwarelösungen. Diese bieten nicht nur Speicherung, sondern auch aktive Bearbeitung, Verteilung und Steuerung von Dokumenten. Dabei nutzen sie raffinierte Versionsverwaltungsmechanismen, die gewährleisten, dass Dokumente im DMS unverändert bleiben. Diese Konstanz, oft als Revisionssicherheit bezeichnet, stärkt das Vertrauen in das System erheblich.

Heutige Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten deutlich mehr Funktionen im Vergleich zu traditionellen Archiven.

Entwicklungen im Bereich Dokumentenmanagement

DMS-Systeme integrieren mittlerweile reibungslos Arbeitsablauf-Funktionen. Eine erstklassige Dokumentenmanagementsoftware ermöglicht zudem standardisierte Schnittstellen zu anderen Programmen wie ERP-Systemen oder Finanzbuchhaltungstools. Über diese Schnittstellen können Dokumente und Daten einfach in das DMS übertragen werden, wobei relevante Informationen zur Verschlagwortung oder Überprüfung herangezogen werden. Im Idealfall kann das DMS sogar direkt aus dem primären System (z.B. ERP) gesteuert werden, was den Arbeitsaufwand für den Nutzer minimiert.

Begrifflichkeiten versus tatsächliche Fähigkeiten

Obwohl Begriffe wie DMS, Dokumentenmanagement oder ECM oft verwendet werden, geben sie nicht unbedingt Aufschluss über die wahre Kapazität einer Dokumentenmanagementsoftware. Der tatsächliche Wert und die Anforderungen, die ein Unternehmen an solch eine Software stellt, können nicht allein durch den Namen bestimmt werden.

Vielseitige Features für maßgeschneiderte Bedürfnisse

Standard-Dokumentenmanagementsoftwares können eine Vielzahl von Funktionen bereitstellen, die genau auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Manchmal können diese Funktionen sogar umfangreicher sein als in groß angelegten ECM-Lösungen, die primär für Großunternehmen konzipiert wurden.

Schreiben Sie uns für einen Rückruf, eine kostenlose DokuBit DMS Online-Präsentation oder sonstige Wünsche. Alternativ sind wir unter
0231 / 476 488 0 für Sie erreichbar.

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