Die Dokumentenmanagement Software für den Mittelstand
Das Dokumentenmanagement DokuBit DMS haben wir in enger und intensiver Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt, um Ihr Dokumentenmanagement effizient zu optimieren. Funktionen wie Workflow, Volltextrecherche sind bereits im Basismodul der Software enthalten. Unsere Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware, unsere Arbeitsweise und unsere Preisstruktur sind gezielt auf die spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet.
DokuBit DMS: Innovative Dokumentenmanagement Software
mit komplettem Funktionsumfang
E-Rechnung / X-Rechnung / ZUGFeRD
Revisionssicherheit
E-Mail Archivierung
Workflow
Schnittstellen
Dokumente bearbeiten
Ihre Vorteile
DokuBit ist intuitiv, testiert und plattformunabhängig
Die Nutzeroberfläche von DokuBit DMS punktet durch Klarheit und intuitive Struktur. Einfachheit in der Handhabung ist uns wichtig. Zudem ist DokuBit DMS eine plattformunabhängige Lösung und kann auf MS Windows®, Apple Mac OS® oder Linux betrieben werden.
DokuBit DMS erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Dokumentenarchivierung und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchprüfung. Dies bestätigt ein Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Sicherheit und Verlässlichkeit
Setzen Sie bei Ihrem DMS-Projekt auf einen langfristig stabilen Partner, dem Sie vertrauen können. Entscheiden Sie sich mit arcusoft für einen zuverlässigen Partner für die lange Strecke. Beachten Sie: Nur 0,5% der deutschen Unternehmen erhalten eine Zertifizierung und von Creditreform eine Bestätigung für hervorragende Bonität – arcusoft gehört dazu.
Service direkt vom Hersteller
Sie arbeiten direkt mit dem Hersteller der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware DokuBit DMS zusammen. Bei uns haben Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner auf Augenhöhe an Ihrer Seite. Klare Kommunikation ohne Fachjargon ist uns wichtig. Ein respektvoller und partnerschaftlicher Umgang mit unseren geschätzten Kunden und Partnern liegt uns am Herzen.
Ausgewählte Kunden
Fragen & Antworten
Dokumentenmanagement und Archivierungssoftware in der Praxis
Unsere DMS-Software DokuBit DMS vereint die Funktionen einer
- revisionssicheren digitalen Archivierung,
- eines umfassenden Dokumentenmagementsystems und
- eines Workflowmanagementsystems in einer Softwarelösung aus einem Guss.
Zentrale Archivierung und Workflow-Optimierung
Sie haben die Möglichkeit, alle Firmendokumente gemäß den GoBD-Anforderungen zentral im DMS zu speichern und zu organisieren. Das Digitalisieren von Papierunterlagen geschieht durch Scannen, während digitale Dateien direkt integriert werden. Mit der Dokumentenmanagement-Software finden Sie Ihre Dokumente schnell und sicher wieder, sei es durch gewohnte Ordneransichten, Schlagworte oder den gesamten Textinhalt.
Aktive Bearbeitung und effiziente Verteilung
Zusätzlich können Sie Dokumente in verschiedenen Versionen bearbeiten und diese gezielt weitergeben. DokuBit DMS verfügt zudem über Workflow-Tools, die Ihre Prozesse beschleunigen und effizienter machen.
Dokumentenmanagement: Entwicklung und Begriffe
Ursprünglich gab es lediglich elektronische Archivsysteme. Hier wurden Dokumente nicht mehr physisch, sondern in digitaler Form gespeichert. Mit der Zeit und aufgrund steigender Anforderungen, wandelten sich diese Systeme hin zu umfassenderen Dokumentenmanagement-Softwarelösungen. Diese bieten nicht nur Speicherung, sondern auch aktive Bearbeitung, Verteilung und Steuerung von Dokumenten. Dabei nutzen sie raffinierte Versionsverwaltungsmechanismen, die gewährleisten, dass Dokumente im DMS unverändert bleiben. Diese Konstanz, oft als Revisionssicherheit bezeichnet, stärkt das Vertrauen in das System erheblich.
Was muss eine moderne Dokumentenmagagement Software leisten?
Heutige Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten deutlich mehr Funktionen im Vergleich zu traditionellen Archiven.
Entwicklungen im Bereich Dokumentenmanagement
DMS-Systeme integrieren mittlerweile reibungslos Arbeitsablauf-Funktionen. Eine erstklassige Dokumentenmanagementsoftware ermöglicht zudem standardisierte Schnittstellen zu anderen Programmen wie ERP-Systemen oder Finanzbuchhaltungstools. Über diese Schnittstellen können Dokumente und Daten einfach in das DMS übertragen werden, wobei relevante Informationen zur Verschlagwortung oder Überprüfung herangezogen werden. Im Idealfall kann das DMS sogar direkt aus dem primären System (z.B. ERP) gesteuert werden, was den Arbeitsaufwand für den Nutzer minimiert.
Begrifflichkeiten versus tatsächliche Fähigkeiten
Obwohl Begriffe wie DMS, Dokumentenmanagement oder ECM oft verwendet werden, geben sie nicht unbedingt Aufschluss über die wahre Kapazität einer Dokumentenmanagementsoftware. Der tatsächliche Wert und die Anforderungen, die ein Unternehmen an solch eine Software stellt, können nicht allein durch den Namen bestimmt werden.
Vielseitige Features für maßgeschneiderte Bedürfnisse
Standard-Dokumentenmanagementsoftwares können eine Vielzahl von Funktionen bereitstellen, die genau auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Manchmal können diese Funktionen sogar umfangreicher sein als in groß angelegten ECM-Lösungen, die primär für Großunternehmen konzipiert wurden.