Dokumentenmanagement-Software in der Praxis
Unsere DMS-Software DokuBit DMS vereint die Funktionen einer revsionssicheren digtalen Archivierung, eines umfassenden Dokumentenmagementsystems und eines Workflowmanagementsystems in einer Softwarelösung aus einem Guss.
Zum einen archivieren und managen Sie sämtliche Dokumente Ihres Unternehmens GoBD-konform zentral in einem DMS System. Papierdokumente werden mit Hilfe von Scannern digitalisiert. Digitale Dokumente werden direkt übernommen. Die Dokumentenmanagement-Software sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente schnell und sicher über gewohnte Ordnerstrukturen, Schlagworte (Index, Metadaten) und den gesamten Inhalt (Volltext) wiederfinden können.
Zum anderen bearbeiten und verteilen Sie auch versionierte gelenkte Dokumente. Zusätzlich bietet DokuBit DMS Workflowfunktionalitäten, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen können.
Dokumentenmanagement: Entwicklung und Begriffe
Am Anfang der Entwicklung standen reine elektronische Archivsysteme, in denen Dokumente nicht mehr in Papierform sondern elektronisch / digitalisiert abgelegt wurden. Im Laufe der Zeit und mit wachsenden Anforderungen entwickelten sich daraus Dokumentenmangement Softwarelösungen, mit denen Dokumente auch bearbeitet und verteilt bzw. gelenkt werden können. Durch ausgeklügelte Mechanismen zur Versionsverwaltung bleibt ein einmal abgelegtes Dokument innerhalb des DMS-Systems unveränderbar. Häufig wird an dieser Stelle auch von Revisionssicherheit gesprochen.
Aber moderne Dokumentenmanagement Systeme müssen sehr viel mehr leisten. Workflowfunktionalitäten gehören praktisch schon zum Standard einer DMS-Lösung. Ebenso bietet eine gute Dokumentenmanagement Software standardisierte Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen wie ERP-Systemen, Branchenlösungen oder Finanzbuchhaltungssystemen. Über diese Schnittstellen werden Dokumente bzw. Belege aus diesen o.g. Systemen in das DMS übertragen. Die Software nutzt Daten aus den Drittsystemen, um beispielsweise Schlagworte automatisiert zu ergänzen oder Daten zu validieren. Im Idealfall lässt sich die DMS Software sogar direkt aus dem vorgelagerten System (ERP, Branchenlösung, Finanzbuchhaltung) ansteuern. Der Anwender kann Dokumente zu einem Vorgang direkt aus dem vorgelagerten System recherchieren und ablegen, ohne das Dokumentenmanagementsystem bedienen zu müssen.
Die Verwendung der Begrifflichkeiten DMS, Dokumentenmanagement oder ECM ist gelegentlich etwas verwirrend und sagt in Praxis nicht viel über die tatsächliche Leistungsfähigkeit einer Dokumentenmanagement Softwarelösung aus. Der in der Praxis tatsächlich in einem Unternehmen benötigte Leitungsumfang einer Dokumentenmanagementsoftware ist nicht an der verwendeten Bezeichnung erkennbar. Möglicherweise bietet eine "normale" Dokumentenmanagement-Software wesentlich mehr Funktionen, die für Ihre individuelle Anwendung wichtig sind, als ein vermeintlich großes ECM welches sich an den Anforderungen großer Konzerne orientiert.
