DMS Workflows
Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit DMS Webflows! Sie bieten eine digitale Möglichkeit, Aufgaben und Prozesse in einem Unternehmen zu organisieren und automatisch zu steuern.
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Persönliche Postfächer
Jeder Anwender der DMS Software DokuBit hat sein persönliches Postfach. Hier findet er alle Dokumente, die er bearbeiten muss. Zu jedem neuen Dokument im DokuBit Postfach versendet der DokuBit Nachrichtendienst automatisch auch eine E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter mit einem Link zum Dokument.
Mit sogenannten Funktionsstempeln quittiert der Anwender, dass ein Schritt erledigt ist. Danach startet der nächste Schritt des DMS Workflows automatisch. Abhängig davon, wie alles organisiert ist, bewegt sich das Dokument vielleicht auch in das Postfach von jemand anderem, der als nächstes dran ist.
Stellen Sie sich vor Sie bekommen Post. Diese Post landet dann in Ihrem Postfach, sodass Sie nichts vergessen. Wenn Sie nicht da sind, geht die Post an Ihren Vertreter weiter. Alles ist elektronisch und einfach.
Mit einfachen Werkzeugen können Sie direkt auf dem Dokument Notizen machen, Texte hervorheben oder Zeichen setzen. Auch bei E-Mails oder PDFs, die in DokuBit gespeichert sind, ist dies möglich.
Effiziente Dokumentensteuerung
Automatische Weiterleitung von Dokumenten durch persönliche Postfächer und Funktionsstempel sorgt für klare Verantwortlichkeiten und nahtlose Übergänge im Arbeitsprozess.
Individuell anpassbare Abläufe
Sowohl einfache Ad-hoc-Prozesse als auch komplexe Workflows mit spezifischen Bedingungen und Entscheidungen können flexibel eingerichtet werden.
Verknüpfte Automatisierung
Erledigte Schritte lösen automatisch nachfolgende Aktionen aus, wie das Weiterleiten von Rechnungen oder das Planen von zukünftigen Aufgaben, wodurch die Prozesse optimiert werden.
Ad hoc DMS Workflows und komplexe Arbeitsabläufe
In DokuBit können Sie unterschiedliche Arten von Arbeitsabläufen starten. Das kann ein einfacher, schneller Ablauf sein oder ein komplizierterer mit vielen Schritten und Entscheidungen. Beachten Sie: Eine hohe Rechnung über 500,- Euro nimmt einen anderen Weg als eine kleinere Rechnung.
Ein weiteres Beispiel: Bei DokuBit gibt es unterschiedliche Wege, wie Rechnungen bearbeitet werden. Einige Rechnungen landen in DokuBit Rechnung, während andere im anderen System (z.B ERP) bearbeitet werden. Wenn Sie einen Schritt erledigt haben, kann das andere Prozesse in Bewegung setzen. Stellen Sie sich vor, Sie beenden eine Wartungsaufgabe, und automatisch wird die nächste Wartung in 3 Monaten eingetragen.
Beispiel: Wenn Mitarbeiter A einen Lieferschein prüft, geht die zugehörige Eingangsrechnung automatisch an Mitarbeiter B. Es ist alles miteinander verbunden und macht die Arbeit einfacher.
Fragen Sie Ihre kostenlose Online-Demo jetzt an!
Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.
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Ihre Fragen, unsere Antworten
Entdecken Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.
Welche Basisfunktionen bietet DokuBit?
DokuBit DMS bietet den vollen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagement Systems zu einem fairen Preis. Funktionen wie Workflow, Volltextrecherche und GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind bereits in den Basisfunktionen der Software enthalten.
Kann DokuBit an mein bestehendes ERP-System angebunden werden?
Ja, DokuBit kann in ein bestehendes ERP-System angebunden werden. Mit der DokuBit Universalschnittstelle kann die DokuBit Suchfunktion direkt in Ihrer Branchensoftware implementiert werden. Direkt Ihrer ERP-Software können Sie nachschauen, ob zu einem Vorgang Dokumente in DokuBIt DMS gespeichert sind. Melden Sie sich gerne bei uns und lassen Sie uns wissen, welche Anbindung Sie benötigen.
Wie lange dauert die Einführung von DokuBit?
Durch die Universalschnittstelle ist eine Implementierung der DokuBit Suchfunktion in Ihre Branchensoftware (ERP-, PPS, Warenwirtschaft, FIBU) sehr einfach möglich. Mit einem Mausklick direkt aus der Auftragsbearbeitung des ERP-Systems werden alle Dokumente zu einem Auftrag gefunden und angezeigt. So ermöglicht Ihnen DokuBit komfortables Arbeiten ohne aufwändiges Wechseln zwischen Programmen.
Ist DokuBit skalierbar für Unternehmen unterschiedlicher Größen?
DokuBit DMS besteht aus verschiedenen Modulen, die nach Ihren Anforderungen zusammengestellt werden. Sie erhalten eine individuelle, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenmanagement-Lösung.
Kann ich DokuBit an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?
Weitere Basisfunktionen
Die Basisfunktionen von DokuBit bieten alle Werkzeuge für ein effizientes Dokumentenmanagemen.
E-Rechnung / X-Rechnung / ZUGFeRD
Elektronische Rechnungen
Workflowfunktion
Integration: Schnittstellen zu ERP, FIBU & Co.
Suchfunktion
Dokumente bearbeiten
Auto-Index und DokuBit Skript
Windows und Office Integration
DokuBit Scan Erfassung
