DokuBit Mail Archiv

Archivieren und verwalten Sie Ihre gesamten E-Mails mit DokuBit DMS. Speichern Sie diese Form der geschäftlichen Korrespondenz zentral, für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich.

+500 zufriedene Unternehmen

Zentrale E-Mail-Archivierung für effiziente Korrespondenzverwaltung

Eine wichtige E-Mail liegt nicht mehr zusammenhanglos in einem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv genau beim entsprechenden Vorgang.
Dabei kann DokuBit DMS die E-Mail – definierten Regeln folgend – automatisch den entsprechenden Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenadressen zuordnen und auch den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten. Kann eine E-Mail nicht automatisch zugeordnet werden, erscheint sie beim Empfänger oder Absender Ihres Unternehmens im DokuBit Postfach.

Automatisierte Ablage und Volltextsuche für Ihre E-Mails

Sobald eine E-Mail durch Ihren Mail-Client empfangen oder versendet wird, legt DokuBit sie als ausgehende oder eingehende Korrespondenz mit Datum und dem entsprechenden Betreff an der richtigen Stelle im Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenordner ab. Selbstverständlich können Sie über die Volltextsuche im gesamten Inhalt sämtlicher E-Mails recherchieren.

Zentrale und strukturierte Ablage

Alle E-Mails werden zentral archiviert und automatisch dem passenden Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenordner zugeordnet. So bleibt der Kontext erhalten, und alle berechtigten Mitarbeiter haben schnellen Zugriff.

Automatische Zuordnung und Verarbeitung

DokuBit extrahiert und wertet Betreff, Absender und Empfänger aus, um E-Mails nach definierten Regeln automatisch zuzuordnen. Unklare Fälle landen im zentralen Postfach und können manuell überprüft werden.

Formatneutrale Archivierung und Volltextsuche

E-Mails werden im sicheren, plattformunabhängigen Internet Message Format archiviert. Dank Volltextsuche können Sie den gesamten Inhalt jeder E-Mail mühelos durchsuchen – unabhängig vom Mail-Client.

Formatneutrale E-Mail Archivierung

DokuBit DMS legt automatisch archivierten E-Mails im Internet Message Format nach rfc2822 ab. Dadurch ist immer eine sichere Darstellung Ihrer E-Mails gewährleistet, unabhängig vom eingesetzten Mail-Client. So können Sie problemlos Ihr Mail-System wechseln und weiterhin auf Ihre alte E-Mail zugreifen.

Fragen Sie Ihre kostenlose Online-Demo jetzt an!

Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.

+500 zufriedene Unternehmen

Ihre Fragen, unsere Antworten

Entdecken Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.

Welche Basisfunktionen bietet DokuBit?

DokuBit DMS bietet den vollen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagement Systems zu einem fairen Preis. Funktionen wie Workflow, Volltextrecherche und GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind bereits in den Basisfunktionen der Software enthalten.

Kann DokuBit an mein bestehendes ERP-System angebunden werden?

Ja, DokuBit kann in ein bestehendes ERP-System angebunden werden. Mit der DokuBit Universalschnittstelle kann die DokuBit Suchfunktion direkt in Ihrer Branchensoftware implementiert werden. Direkt Ihrer ERP-Software können Sie nachschauen, ob zu einem Vorgang Dokumente in DokuBIt DMS gespeichert sind. Melden Sie sich gerne bei uns und lassen Sie uns wissen, welche Anbindung Sie benötigen.

Wie lange dauert die Einführung von DokuBit?

Durch die Universalschnittstelle ist eine Implementierung der DokuBit Suchfunktion in Ihre Branchensoftware (ERP-, PPS, Warenwirtschaft, FIBU) sehr einfach möglich. Mit einem Mausklick direkt aus der Auftragsbearbeitung des ERP-Systems werden alle Dokumente zu einem Auftrag gefunden und angezeigt. So ermöglicht Ihnen DokuBit komfortables Arbeiten ohne aufwändiges Wechseln zwischen Programmen.

Ist DokuBit skalierbar für Unternehmen unterschiedlicher Größen?

DokuBit DMS besteht aus verschiedenen Modulen, die nach Ihren Anforderungen zusammengestellt werden. Sie erhalten eine individuelle, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenmanagement-Lösung.

Kann ich DokuBit an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?

Ja, DokuBit passt sich an Ihr Unternehmen an. DokuBit bietet spezielle branchenspezifische Lösungen. Jede Branche hat eigene, oft sehr spezielle Anforderungen. Klicken Sie einfach auf „Lösungen für Branchen„. Dort finden Sie umfangreiche Informationen.

Weitere Zusatzfunktionen

Erweitern Sie Ihr DokuBit-System mit vielseitigen Zusatzfunktionen für noch mehr Effizienz.