E-Rechnung / X-Rechnung / ZUGFeRD
Wie gelingt Ihnen die effiziente Umstellung auf die E-Rechnung in Verbindung mit Ihrem ERP-System? Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Wie funktioniert PEPPOL?
E-Rechnung für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) zu empfangen. Diese E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche. Mit DokuBit DMS sind Sie bestens auf diese verpflichtende Umstellung vorbereitet. Entdecken Sie die vielseitigen Funktionen unserer innovativen Software und erfahren Sie, wie sie optimal in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann.
Zeitersparnis
Automatisierte Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe.
Automatisierte Prozesse
Mit digitalisierten Prozessen lassen sich außerdem Ihre Workflows unkompliziert automatisieren.
Verpflichtung zur E-Rechnung
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, im innerdeutschen Geschäftsverkehr (B2B) ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Verarbeitung der E-Rechnung erfolgt vom 1.1.2025 bis 31.12.2027 parallel zur bisherigen „sonstigen Rechnung“, die auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format erstellt ist.
Hier erfahren Sie mehr über den richtigen Lösungsansatz, wie Sie mit E-Rechnungen Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens erhöhen.
Prüfung elektronischer Rechnungen
So wie bei Papierrechnungen müssen auch bei elektronischen Rechnungen einige wichtige Prüfungen durch ein Kontrollverfahren gewährleistet sein. Diese Prüfungen übernimmt DokuBit DMS für Sie. Zusätzlich stellt DokuBit DMS die GoBD-konforme Aufbewahrung Ihrer Rechnungen sicher.
Echtheit der Rechnungsherkunft
Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers
Lesbarkeit
Die Rechnungsangaben wurden nicht verändert
Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung mit DokuBit im Überblick
Rechtsschutz und Datenschutz
Keine Unsicherheit mehr bei den Anforderungen an elektronische Rechnungen – mit DokuBit DMS erfüllen Sie alle gesetzlichen Bestimmungen und sind revisions- und datensicher.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr zum Thema Revisionssicherheit.
GoBD-konform
Die E-Rechnung folgt in Deutschland festen Vorga-ben, die in der Norm EN 16931 zusammengefasst sind. Wer in Zukunft elektronische Rechnungen erstellen möchte, muss diesen Standard einhalten. Dies kann auch mittels anderer Formate geschehen, solange diese den gesetzten Rahmen erfüllen. Das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 sowie die XRechnung entsprechen diesen Vorgaben.
Schnellere und sichere Abwicklung
Mit dem richtigen DokuBit Modul können Sie dank elektronischer Rechnungslegung die Zahlung per SEPA XML vorbereiten oder Buchungsbelege direkt im Zuge der Eingangsrechnungsprüfung vorkontieren.
E-Rechnung für effizientere Geschäftsprozesse
Mit E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen, automatisierten und medienbruchfreien Verarbeitung: Die Informationen werden elektronisch ausgestellt und übermittelt. Sie vermeiden mit der elektronischen Rechnung fehleranfällige Medienbrüche, z.B. durch Abtippen der verschiedenen Daten. Sie empfangen alle Inhalte als strukturierten Datensatz im XML-Format. So können rechnungsbegleitende Unterlagen problemlos integriert werden.
Ermöglicht wird die elektronische Rechnungserstellung durch die spezifische technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen im strukturierten Datenformat. Dafür gibt es unterschiedliche Voraussetzungen, die der EU-Richtlinie 2014/55/EU, der europäischen Norm EN 16931 sowie den Regelungen des Bundes entsprechen müssen. Letztlich müssen elektronische Rechnungen einem spezifischen Standard entsprechen, der sogenannten XRechnung. Lösungen wie das hybride ZUGFeRD-Format wurden diesem Standard angepasst.
DokuBit DMS wird Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung entscheidend unterstützen. Profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie z.B. einer automatisierten Rechnungsabwicklung, Workflow-Unterstützung oder einer sauberen Archivierung aller Dokumente. Die Integration von DokuBit erfolgt dabei unkompliziert in Ihre bestehende Verwaltungssoftware. Entdecken Sie jetzt Ihre Möglichkeiten!
Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Zulässige Formate der E-Rechnung sind die klassische XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrides Format: Die Rechnungsdaten im XML-Format CII werden zusätzlich als PDF-Dokument (PDF/A-3) dargestellt. So sind die elektronischen Rechnungsbelege auch für das menschliche Auge lesbar, enthalten aber gleichzeitig die identischen Informationen als XML-Datei für eine problemlose elektronische Rechnungsverarbeitung im jeweiligen Softwaresystem.
Rechnungen nach dem XStandard (XRechnung) sind elektronische Rechnungen im XML-Format CII (Cross Industry Invoice) oder im XML-Format UBL (Universal Business Language). Diese XML-Datei ist nach ganz bestimmten Regeln aufgebaut, die exakt eingehalten werden müssen, um valide zu sein.
Verschiedene Rechnungseingangskanäle
Elektronische Rechnungen lassen sich ganz einfach per E-Mail verschicken oder alternativ per elektronischem Datenaustausch als Download zur Verfügung stellen.
Über das PEPPOL-Netzwerk können Unternehmen ihre Bestellabwicklungs-Dokumente wie Bestellungen, E-Rechnungen oder Statusmeldungen unkompliziert digital miteinander austauschen. Für den Datenaustausch registriert sich jeder Teilnehmer und erhält eine eindeutige PEPPOL-ID. Sie übermitteln ihre elektronischen Dokumente an einen Access Point, einen akkreditierten PEPPOL Dienstleister, der die Dokumente über das PEPPOL Netzwerk weltweit zuverlässig und sicher zustellt.
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Ihre Fragen, unsere Antworten
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Was ist die E-Rechnungspflicht?
Schon seit November 2020 muss der Rechnungsversand von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form erfolgen. Diese erste E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024 auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet, unabhängig von deren Größe oder Branche. Die Übermittlung von Rechnungen in einem strukturierten Datenformat soll deren Echtheit, Richtigkeit und rechtlich einwandfreie Ausstellung gewährleisten und damit die allgemeine Effizienz in der Finanzbuchhaltung verbessern.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt zu bestimmten Fristen. Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, ab dem 1. Januar 2025 im innerdeutschen Geschäftsverkehr strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen bzw. Rechnungen in einem anderen digitalen Format ausgestellt werden. Diese Übergangsfrist verlängert sich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro um ein weiteres Jahr. Ab 2028 müssen alle Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung vollständig erfüllt werden.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
Bei E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen und automatisierten Verarbeitung. Die Rechnungsdaten lassen sich unmittelbar in Ihre Verarbeitungssoftware einlesen und werden dort zuverlässig erkannt. Fehler, wie sie bei anderen Rechnungsarten z.B. auf Papier oder als PDF aufgrund von Unleserlichkeit entstehen, gehören der Vergangenheit an. Wo manuelle Eingriffe oder Prüfverfahren erforderlich sein sollten, lassen sich diese vollständig digital abwickeln. Die Verwaltungsprozesse erfolgen damit schneller und sind insgesamt weniger kostenintensiv als eine auf Papier gestützte Rechnungsabwicklung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist das deutsche Rechnungsformat, das der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm muss zukünftig von zulässigen E-Rechnungen eingehalten werden. Die XRechnung basiert auf dem XML-Format, das die notwendigen Informationen als strukturierte Datensätze speichert, um so eine optimale Maschinenlesbarkeit zu garantieren.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Rechnungsdaten in einem menschenlesbaren PDF/A-3 ausweist. Zugleich dient das PDF als Container zur Übermittlung der Daten im XML-Format, um die einfache elektronische Verarbeitung der Informationen zu gewährleisten.
Sowohl XRechnungen als auch Rechnungen im ZUGFeRD Format ab Version 2.0 entsprechen den Anforderungen der E-Rechnung in Deutschland.
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