Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Jedes Unternehmen bewahrt aus unterschiedlichen Gründen Dokumente und Belege in Papierform auf, oft gemäß gesetzlicher Vorgaben. Dadurch können leicht mehrere 100.000 oder sogar Millionen von Papierbelegen angesammelt werden.
Ihre Vorteile mit einem modernen Dokumentenmanagement
Sehen Sie mit einem einfachen Schalter den Unterschied zwischen Ihrem alten und dem neuen digitalen Archiv – und machen Sie den Fortschritt sofort sichtbar
Hohe Platz- und Verwaltungskosten
Papierdokumente benötigen viel Lagerfläche, Organisation sowie Pflege und verursachen steigende Kosten für Platz, Verwaltung und Personal.
Zeitaufwendige Suche
Das Auffinden bestimmter Unterlagen ist durch aufwändige Suche in Handordnern am Arbeitsplatz und in Archivräumen mühsam und zeitintensiv.
Eingeschränkter Zugriff
Auf ein physisches Archiv kann nur vor Ort zugegriffen werden, was eine flexible Nutzung und Zusammen-arbeit stark einschränkt.
Gefahr des Verlusts durch Schäden
Papierarchive sind anfällig für Verlust durch Feuer, Wasser oder andere physische Schäden, ohne einfache Möglichkeit zur Wiederherstellung.
Suchaufwand durch Falschablage
Falschablagen und die Umlagerung von Dokumenten in Altarchive erschweren den Zugriff. Die Suche nach benötigten Unterlagen kostet oft wertvolle Arbeitszeit.
Fehlende Anpassungsfähigkeit
In einer zunehmend digitalen Welt sind papierbasierte Systeme nicht flexibel genug, um moderne Arbeitsprozesse effizient zu unterstützen.
Platzsparend
Digitale Archivierung reduziert den Bedarf an physischen Lagerflächen und minimiert die damit verbundenen Kosten erheblich.
Schnelle und komfortable Suche
Elektronische Suchfunktionen ermöglichen den sekundenschnellen Zugriff auf Dokumente – ohne langwieriges Durchsuchen von Akten.
Weltweiter Zugriff
Autorisierte Nutzer können jederzeit und von überall auf das Archiv zugreifen, was die Zusammenarbeit und Effizienz steigert.
Zuverlässige Datensicherung
Elektronische Archivierung schützt vor Verlust durch Feuer, Wasser oder andere physische Schäden und Regelmäßige Backups gewährleisten Datensicherheit.
Erhöhte Auffindbarkeit und Präzision
Automatische Verschlagwortung ermöglichen dank Volltextsuche eine schnelle und zuverlässige Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.
Flexible digitale Arbeitsprozesse
Digitale Workflows ermöglichen anpassungsfähige und effiziente Prozesse, die sich leicht an veränderte Anforderungen anpassen lassen.
Im digitalen Archiv immer griffbereit!
Ein digitales Archiv übersteigt die Definition einer modernen Ablage – vielmehr stellt es eine zeitgemäße Antwort auf aktuelle Anforderungen dar. In einem digitalen Archiv sind sämtliche Dokumente und Informationen in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert, stets von überall auf der Welt abrufbar und spart somit Kosten und Zeit.
Die Vorteile von digitalen Archiven sind zahlreich. Sie bewahren Dokumente sicher, dauerhaft und unverändert auf, was uns ein großes Stück näher an das Ziel eines papierlosen Büros bringt. Mit Hilfe von ERP-Lösungen und Buchhaltungssoftware wird dieser Prozess sogar noch effizienter und schneller. Dank einer modernen SQL-Datenbank finden und reproduzieren wir Dokumente jederzeit schnell und einfach.
Die Anforderungen an die elektronische Archivierung sind genauso anspruchsvoll wie die eines klassischen Papierarchivs. Diese umfassen sowohl Aufbewahrungspflichten und -fristen für Finanzbehörden als auch die Sicherstellung der Revisionssicherheit des Systems. In der digitalen Archivierung vereinen sich Effizienz und Rechtssicherheit, die Ihnen eine zeitgemäße Lösung für Ihre Informationsverwaltung bieten.
Vorteile digitaler Archivierung
Digitale Archivierung optimiert Prozesse, spart Ressourcen und bietet mehr Flexibilität und Sicherheit
Optimierte Arbeitsprozesse
Digitale Systeme machen Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung schlanker und schneller, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.
Reduktion von Verwaltungsaufwand
Automatisierte Prozesse und digitale Workflows sparen Zeit und verringern manuelle Eingriffe in die Dokumentenverwaltung.
Flexible Skalierbarkeit
Ein digitales Archiv kann einfach erweitert werden, um wachsende Datenmengen oder neue Anforderungen zu bewältigen.
Zukunftssicher
Digitale Dokumente bieten eine moderne Grundlage für die wachsende Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Rechtskonforme Archivierung
Ein Wirtschaftsprüfer bestätigte, dass DokuBit DMS bei Einhaltung bestimmter Maßnahmen GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ermöglicht.
Einfachere Zusammenarbeit
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten wird durch zentrale und gleichzeitig zugängliche Speicherung erleichtert.
DokuBit: Effizienz in Zahlen
Zeitersparnis im Workflow
Bis zu 40 % schnellere Prozesse durch automatisierte Workflows mit DokuBit DMS.
Reduzierter Papierverbrauch
Über 80 % weniger Papierbedarf durch digitale Dokumentenverwaltung.
Effiziente Suche
100 % der Dokumente in Sekunden gefunden dank integrierter Volltextsuche.
Ausgezeichnete Bonität! Creditreform Zertifikat 2025
Wir sind stolz darauf, das Creditreform Bonitätszertifikat 2025 erneut erhalten zu haben. Dieses Zertifikat bestätigt unsere finanzielle Stabilität und unser solides Geschäftsgebaren. Und das bereits seit 2016.
Rechtsgrundlagen
Gewerbetreibende sind verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen: nach dem Steuer- und dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, beispielsweise aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz.
Zur steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003:001), einer Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, große Bedeutung. Mit der Aktualisierung der GoBD wird insbesondere das mobile Scannen von Belegen zulässig, das einen weitergehenden Verzicht auf Papierbelege ermöglicht.
Für die meisten Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren, unabhängig davon, ob sie in physischer oder elektronischer Form empfangen oder aufbewahrt werden. Diese gesetzlichen Vorschriften sind in verschiedenen Gesetzestexten definiert, wie z.B. in § 14b Abs. 1 UStG. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO) werden im Paragraphen § 147 die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ festgelegt, während im Handelsgesetzbuch (HGB) der Paragraph § 257 Anweisungen zur „Aufbewahrung von Unterlagen“ und den zugehörigen „Aufbewahrungsfristen“ enthält. Zusätzliche Bestimmungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verankert.
Folgende Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen für steuerlich relevante Unterlagen:
6 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen.
10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Rechnungen und Buchungsbelege
Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument bzw. der Beleg erstellt (fertiggestellt) oder empfangen wurde.
Dokumente rechtskonform archivieren nach GoBD, DSGVO und IDW PS880
DokuBit DMS ist revisionssicher und testiert von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer.
Sichere, rechtskonforme Langzeitarchivierung – einfach und unkompliziert.
Zertifizierte Sicherheit
- 100 % revisionssichere Archivierung, geprüft und bestätigt durch unabhängige Wirtschaftsprüfer.
Gesetzeskonform archivieren
- Erfüllt GoBD, DSGVO und die Anforderungen der IDW PS880
- Für den GoBD-konformen Einsatz sind zusätzlich organisatorische Maßnahmen nötig. Die konkreten Schritte finden Sie in den Hinweisen für Endanwender.
Nachvollziehbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verfügbarkeit
- Unveränderbare Archivierung
- Versionierung und Protokollierung von Änderungen
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- Automatisierte Workflows
- Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
- Export in langzeitfähige Formate (z.B. PDF/A)
Prüfungsgrundlage; gesetzlichen und fachliche Vorgaben
- Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen (GoBD)
- Handels- und steuerrechtliche Vorschriften für die Buchhaltung (§§ 238 ff. HGB und §§ 145 ff. AO)
- IDW Prüfungs-Standard PS880, PS330, IDW RS FAIT 1, IDS RS FAIT 3
- Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
Aufbewahrungspflicht
Die Speicherung des E-Mail-Verkehrs gewinnt bei Unternehmen immer mehr an Relevanz. Zusätzlich unterliegen steuerlich bedeutsame Unterlagen, die per E-Mail versandt werden, der Notwendigkeit einer geordneten digitalen Archivierung, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Diese ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungegemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Muss jede E-Mail nach GoBD aufbewahrt werden?
Im Gegensatz zu kursierenden Vermutungen lautet die eindeutige Antwort auf diese Frage: NEIN. Die Pflicht zur digitalen Archivierung einer E-Mail hängt von der Art der Nachricht ab. Nicht jede E-Mail muss zwangsläufig in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur dann, wenn die E-Mail als Handels- oder Geschäftsbrief angesehen werden kann, sie als steuerlich relevanter Buchhaltungsbeleg fungiert, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für steuerliche Zwecke relevant ist. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich zu überlegen, ob das Dokument in Papierform aufbewahrt werden würde, wenn es auf diese Weise empfangen worden wäre.
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Beispielsweise müssen Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahrt werden. Gemäß § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Handelsbriefe müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden.
Die Vorteile von digitalen Archiven sin zahlreich. Sie bewahren Dokumente sicher, dauerhaft und unverändert auf, was uns ein großes Stück näher an das Ziel eines papierlosen Büros bringt. Mit Hilfe von ERP-Lösungen und Buchhaltungssoftware wird dieser Prozess sogar noch effizienter und schneller. Dank einer modernen SQL-Datenbank finden und reproduzieren wir Dokumente jederzeit schnell und einfach.
Vorgabe der GoBD
Wie muss eine E-Mail aufbewahrt werden?
Es ist nicht ausreichend, die E-Mail einfach auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Darüber hinaus muss sie jederzeit zugänglich sein, wiedergegeben werden können und im Falle einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein.
Digitale Archivierung für E-Mails:
Es existieren ebenso spezialisierte Softwarelösungen für die reine E-Mail-Archivierung, die entweder vollautomatisch oder manuell E-Mails mit ihren Anhängen archivieren. Damit lassen sich E-Mails speichern, organisieren, leicht wiederfinden und in einer revisionssicheren Form aufbewahren. Es ist jedoch zu beachten, dass hier – im Gegensatz zur Verwendung einer umfassenden DMS- oder digitalen Archivierungslösung – der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang fehlt.
Worauf ist nach GoBD zu achten?
1. Unveränderbarkeit
Eine Vorgabe der GoBD ist, dass steuerlich relevante E-Mails unverändert zu archivieren sind. Die reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert wird. Auch sollte das System protokollieren, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.
2. Zuordnung zum kaufmännischen Vorgang / Buchungsbeleg
Ein Dokumentenmanagementsystem kann die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuordnen. Der Inhalt der E-Mail oder des E-Mail-Anhanges sind im Volltext recherchierbar. Sind E-Mail-Eigenschaften steuerlich relevant, müssen sie beibehalten werden.
3. Erstellung einer Verfahrensanweisung
Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Der Umfang der Verfahrensdokumentation ist dabei abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems.
Die Vorteile von digitalen Archiven sind zahlreich. Sie bewahren Dokumente sicher, dauerhaft und unverändert auf, was uns ein großes Stück näher an das Ziel eines papierlosen Büros bringt. Mit Hilfe von ERP-Lösungen und Buchhaltungssoftware wird dieser Prozess sogar noch effizienter und schneller. Dank einer modernen SQL-Datenbank finden und reproduzieren wir Dokumente jederzeit schnell und einfach.
Die Anforderungen an die elektronische Archivierung sind genauso anspruchsvoll wie die eines klassischen Papierarchivs. Diese umfassen sowohl Aufbewahrungspflichten und -fristen für Finanzbehörden als auch die Sicherstellung der Revisionssicherheit des Systems. In der digitalen Archivierung vereinen sich Effizienz und Rechtssicherheit, die Ihnen eine zeitgemäße Lösung für Ihre Informationsverwaltung bieten.
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Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Entdecken Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.
Was ist digitale Archivierung im Unternehmenskontext?
Bei der digitalen Archivierung werden Ihre Dokumente elektronisch gespeichert – sicher, strukturiert und jederzeit auffindbar. DokuBit bietet dafür ein zentrales und revisionssicheres System.
Was heißt revisionssicher archivieren?
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente unveränderbar gespeichert & Zugriff, sowie Änderungen protokolliert werden. DokuBit ist auf Revisionssicherheit testiert & zertifiziert.
Müssen wirklich alle E-Mails archiviert werden?
Es kommt dabei auf auf den Inhalt der eingehenden E-Mails an. Prinzipiell müssen geschäftlich relevante E-Mails für einen festgelegten Zeitraum revisionssicher elektronisch archiviert werden. Hat die E-Mail die Funktion einer Rechnung, muss sie elektronisch aufbewahrt werden. Wird die elektronische Rechnung im Anhang einer E-Mail versandt, muss nur die elektronische Rechnung aufbewahrt werden. Siehe BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
Wie müssen E-Mails archiviert werden, damit es rechtssicher ist?
Geschäftlich relevante E-Mails müssen im Originalzustand, digital und auswertbar archiviert werden – nicht als Ausdruck. DokuBit DMS bietet Ihnen dafür die automatische E-Mail-Archivierung.
Was passiert mit Papierdokumenten nach dem Scannen?
Die meisten Papierdokumente können Sie nach dem ersetzenden Scannen vernichten. DokuBit DMS sorgt dafür, dass sie digital korrekt und sicher abgelegt sind.