Elektronische Rechnungen mit DokuBit DMS
Die elektronische Rechnung ist künftig Pflicht bei der Rechnungslegung zwischen Geschäftspartnern in Deutschland. Sie bietet auch viele Vorteile und Erleichterungen, was Verarbeitung und Archivierung betrifft. Mit DokuBit DMS wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen zum Kinderspiel.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Die E-Rechnung in unter 2 Minuten
Erfahren Sie mehr über die E-Rechnung und Ihre verschiedenen
Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) ist nicht das Gleiche wie eine digitale Rechnung (z.B. als PDF). Die elektronische Rechnung stellt die Daten in einem strukturierten Datenformat bereit, das auf Maschinenlesbarkeit optimiert ist und das fehlerfreie Versenden der Informationen erlaubt. So können Rechnungsempfang wie Rechnungsverarbeitung prinzipiell vollautomatisiert abgewickelt werden.
Zeitersparnis
Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe.
GoBD-konform
DokuBit DMS erfüllt die Richtlinien der GoBD, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen
Für wen ist die
E-Rechnung Pflicht?
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, im innerdeutschen Geschäftsverkehr (B2B) ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Verarbeitung der E- Rechnung erfolgt vom 01.01.2025 bis 31.12.2027 parallel zur bisherigen „sonstigen Rechnung“, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier erstellt ist.
Doch wie gelingt die Umsetzung in Verbindung mit Ihrer Warenwirtschaft bzw. Ihrem ERP-System? Hier kommt DokuBit DMS ins Spiel. Erfahren Sie im Folgenden mehr über den richtigen Lösungsansatz, wie Sie mit E-Rechnungen Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens erhöhen.
Prüfung elektronischer Rechnungen
So wie bei Papierrechnungen müssen auch bei elektronischen Rechnungen einige wichtige Prüfungen durch ein Kontrollverfahren gewährleistet sein:
Echtheit der Rechnungsherkunft
Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers
Lesbarkeit
Das Dokument muss maschinen- und menschenlesbar sein
Ihre Vorteile mit DokuBit DMS
Kostenersparnis
Reduzieren Sie Kosten für Papier, Porto und Archivierung dank effizienter Prozesse
Effiziente Abläufe
Schnellere Zahlungs-prozesse und Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe
Übersichtliche Archivierung
Sichere, digitale Ablage ohne Papierchaos, weniger Verlustrisiko
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und erleben Sie, wie einfach und effizient es sein kann!
Den Standards entsprechend
Die E-Rechnung folgt in Deutschland festen Vorgaben, die in der Norm EN 16931 zusammengefasst sind. Wer in Zukunft elektronische Rechnungen erstellen möchte, muss diesen Standard einhalten. Dies kann auch mittels anderer Formate geschehen, solange diese den gesetzten Rahmen erfüllen. Das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 sowie die XRechnung entsprechen diesen Vorgaben.
Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Zulässige Formate der E-Rechnung sind die klassische XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrides Format: Die Rechnungsdaten im XML-Format CII werden zusätzlich als PDF-Dokument (PDF/A-3) dargestellt. So sind die elektronischen Rechnungsbelege auch für das menschliche Auge lesbar, enthalten aber gleichzeitig die identischen Informationen als XML-Datei für eine problemlose elektronische Rechnungsverarbeitung im jeweiligen Softwaresystem.
Rechnungen nach dem XStandard (XRechnung) sind elektronische Rechnungen im XML-Format CII (Cross Industry Invoice) oder im XML-Format UBL (Universal Business Language). Diese XML-Datei ist nach ganz bestimmten Regeln aufgebaut, die exakt eingehalten werden müssen, um valide zu sein.
E-Rechnung für effizientere Geschäftsprozesse
Mit E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen, automatisierten und medienbruchfreien Verarbeitung: Die Informationen werden elektronisch ausgestellt und übermittelt. Sie vermeiden mit der elektronischen Rechnung fehleranfällige Medienbrüche, z.B. durch Abtippen der verschiedenen Daten. Sie empfangen alle Inhalte als strukturierten Datensatz im XML-Format. So können rechnungsbegleitende Unterlagen problemlos integriert werden.
Ermöglicht wird die elektronische Rechnungserstellung durch die spezifische technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen im strukturierten Datenformat. Dafür gibt es unterschiedliche Voraussetzungen, die der EU-Richtlinie 2014/55/EU, der europäischen Norm EN 16931 sowie den Regelungen des Bundes entsprechen müssen. Letztlich müssen elektronische Rechnungen einem spezifischen Standard entsprechen, der sogenannten XRechnung. Lösungen wie das hybride ZUGFeRD-Format wurden diesem Standard angepasst.
DokuBit DMS wird Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung entscheidend unterstützen. Profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie z.B. einer automatisierten Rechnungsabwicklung, Workflow-Unterstützung oder einer sauberen Archivierung aller Dokumente. Die Integration von DokuBit erfolgt dabei unkompliziert in Ihre bestehende Verwaltungssoftware. Entdecken Sie jetzt Ihre Möglichkeiten!
DokuBit für verschiedene Rechnungseingangskanäle
Elektronische Rechnungen lassen sich ganz einfach per E-Mail verschicken oder alternativ per elektronischem Datenaustausch als Download zur Verfügung stellen.
Über das PEPPOL-Netzwerk können Unternehmen ihre Bestellabwicklungs-Dokumente wie Bestellungen, E-Rechnungen oder Statusmeldungen unkompliziert digital miteinander austauschen. Für den Datenaustausch registriert sich jeder Teilnehmer und erhält eine eindeutige PEPPOL-ID. Sie übermitteln ihre elektronischen Dokumente an einen Access Point, einen akkreditierten PEPPOL Dienstleister, der die Dokumente über das PEPPOL Netzwerk weltweit zuverlässig und sicher zustellt.
DokuBit DMS wird Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung entscheidend unterstützen. Profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie z.B. einer automatisierten Rechnungsabwicklung, Workflow-Unterstützung oder einer sauberen Archivierung aller Dokumente. Die Integration von DokuBit erfolgt dabei unkompliziert in Ihre bestehende Verwaltungssoftware. Entdecken Sie jetzt Ihre Möglichkeiten!
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Ihre Fragen, unsere Antworten
Entdecken Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Sie ist maschinenlesbar und gesetzlich vorgeschrieben. So haben alle Rechnungen eine klare Struktur und sind elektronisch leichter zu nutzen.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt bis 2028.
Wie unterstützt DokuBit DMS bei der Verarbeitung von E-Rechnungen?
DokuBit kann E-Rechnungen automatisch auslesen, verschlagworten, weiterleiten und revisionssicher archivieren, sodass Sie Ihren Workflow wie gewohnt beibehalten können.
Worin unterscheiden sich ZUGFeRD und XRechnung?
Eine XRechnung ist rein maschinenlesbar (XML), während eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF-Datei mit einer XML-Datei kombiniert – beide Rechnungen sind rechtlich anerkannt.
Unterstützt DokuBit DMS beide E-Rechnungsformate?
Ja, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich mit DokuBit DMS empfangen, verarbeiten und gesetzeskonform archivieren, so sind Sie mit DokuBit DMS auf der sicheren Seite, wenn es um das Thema E-Rechnung geht.