Dokumentenmanagement einfach mit DokuBit
Mit DokuBit bündeln Sie E-Mails, Rechnungen, Verträge, Office-Dateien und weitere Geschäftsunterlagen an einem zentralen Ort. Intelligente Suche, klare Berechtigungen und automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Informationen schneller verfügbar sind und dokumentenbasierte Prozesse effizienter ablaufen.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement beschreibt den strukturierten Umgang mit geschäftlichen Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus. Dokumente werden zentral erfasst, mit Metadaten versehen, bearbeitet, verteilt und sicher archiviert. DokuBit ersetzt verstreute Laufwerke, E-Mail-Postfächer und Papierordner durch eine einheitliche, durchsuchbare Plattform für alle berechtigten Mitarbeitenden.
Zentral organisiert
Dokumente aus verschiedenen Quellen stehen strukturiert an einem Ort bereit.
Schnell verfügbar
Volltextsuche und Metadaten führen in wenigen Klicks zur richtigen Information.
Für wen eignet sich ein DMS?
DokuBit eignet sich für Unternehmen, die viele Dokumente aus unterschiedlichen Quellen verwalten und ihre Abläufe digitalisieren möchten. Besonders profitieren Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Personal, Geschäftsführung, Produktion und Projektteams. Die Software unterstützt kleine und mittlere Organisationen ebenso wie wachsende Unternehmen mit mehreren Standorten. Durch offene Schnittstellen, flexible Berechtigungen und einen modularen Aufbau lässt sich das System schrittweise an bestehende Prozesse und Anforderungen anpassen.
So arbeitet DokuBit im Unternehmen
DokuBit verbindet zentrale Dokumentenablage, intelligente Suche und automatisierte Workflows zu einem durchgängigen digitalen Arbeitsprozess.
Dokumente automatisch erfassen
Scanner, E-Mail, Uploads und Schnittstellen führen Inhalte zentral zusammen.
Prozesse digital steuern
Workflows verteilen Aufgaben, Freigaben und Dokumente an die richtigen Personen.
Ihre Vorteile mit DokuBit
Weniger Suchaufwand
Volltextsuche und klare Strukturen machen Informationen sofort auffindbar.
Effizientere Abläufe
Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Übergaben und wiederkehrende Aufgaben.
Sicherer Zugriff
Rollen, Verschlüsselung und Protokolle schützen vertrauliche Dokumente.
DokuBit selbst erleben!
Lernen Sie DokuBit in einer Online-Demo kennen und entdecken Sie digitales Dokumentenmanagement für Ihre Abläufe .
Alle Dokumente zentral verwalten
DokuBit führt E-Mails, Rechnungen, Verträge, Office-Dateien, PDFs, Scans und weitere Geschäftsunterlagen in einer einheitlichen Plattform zusammen. Jedes Dokument erhält klare Metadaten, Berechtigungen und einen nachvollziehbaren Lebenszyklus. So stehen Informationen unabhängig von Abteilung, Standort oder ursprünglicher Quelle strukturiert und schnell zur Verfügung.
Suchen, bearbeiten und versionieren
Eine leistungsfähige Volltextsuche durchsucht Dokumente und PDFs innerhalb weniger Sekunden. Ergänzende Metadaten, Filter und Sichten grenzen Ergebnisse nach Vorgang, Datum, Dokumentart oder Zuständigkeit ein.
Mehrere Teams können gleichzeitig mit denselben Unterlagen arbeiten, ohne unterschiedliche Dateistände zu erzeugen. DokuBit kennzeichnet aktuelle Versionen eindeutig und bewahrt ältere Bearbeitungsstände nachvollziehbar auf.
Dokumente lassen sich direkt aus Word, Excel oder Outlook öffnen und archivieren. Auch mobile Zugriffe über Tablet ermöglichen Recherche und Freigaben unterwegs. Dadurch bleibt die gewohnte Arbeitsweise erhalten, während alle Inhalte zentral und kontrolliert verwaltet werden.
Workflows für durchgängige Prozesse
DokuBit macht aus einer reinen Ablage eine aktive Prozessplattform. Eingehende Dokumente werden automatisch klassifiziert, zuständigen Personen zugewiesen und durch definierte Bearbeitungs- und Freigabeschritte geführt. Status, Verantwortlichkeiten und offene Aufgaben bleiben jederzeit sichtbar.
Eingangsrechnungen können beispielsweise nach der Erfassung einen definierten Prüf- und Freigabeworkflow durchlaufen, bevor sie an die Buchhaltung übergeben werden. Vertragsprozesse verbinden Prüfung, Unterzeichnung, Fristenüberwachung und Archivierung. Eingangspost, Urlaubsanträge, Reisekosten oder Onboarding-Unterlagen lassen sich ebenfalls über klare Workflows steuern.
Eskalationen verhindern, dass Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit liegen bleiben. Jede Entscheidung und jeder Statuswechsel wird protokolliert. So entstehen einheitliche Abläufe, kürzere Durchlaufzeiten und eine bessere Auskunftsfähigkeit über den gesamten Prozess.
Die Workflows werden an die tatsächlichen Strukturen des Unternehmens angepasst und können bei wachsenden Anforderungen schrittweise erweitert werden.
Sicher integrieren und flexibel betreiben
DokuBit lässt sich über Schnittstellen mit ERP, CRM, Buchhaltung, E-Mail-Diensten und Branchensoftware verbinden. Office-Integration und mobile Zugriffe sorgen dafür, dass Mitarbeitende mit vertrauten Anwendungen und Zugangsdaten weiterarbeiten können.
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Verschlüsselung, Versionierung und Protokollierung schützen sensible Inhalte und unterstützen Anforderungen aus Datenschutz, GoBD und branchenspezifischen Regelwerken.
Die Einführung beginnt idealerweise mit einer klaren Bedarfsanalyse und einem abgegrenzten Pilotprozess. Nach erfolgreichem Start können weitere Abteilungen, Dokumentarten und Workflows schrittweise hinzukommen.
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