Elektronische Personalakten sicher verwalten
Mit DokuBit bündeln Sie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bewerbungen und weitere Personalunterlagen in einer geschützten digitalen Akte. Rollenbasierte Zugriffe, Verschlüsselung und definierte Fristen sorgen dafür, dass sensible Beschäftigtendaten sicher, strukturiert und schnell verfügbar bleiben.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Was ist eine elektronische Personalakte?
Eine elektronische Personalakte führt alle relevanten Unterlagen eines Beschäftigten in einer einheitlichen digitalen Struktur zusammen. Arbeitsverträge, Abrechnungen, Nachweise, Anträge und Korrespondenz werden fest definierten Registern zugeordnet. DokuBit regelt dabei, welche Rollen einzelne Dokumente sehen dürfen, protokolliert Zugriffe und unterstützt die Einhaltung unterschiedlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Sicher organisiert
Personalunterlagen werden strukturiert und geschützt in einer digitalen Akte gebündelt.
Schnell verfügbar
Berechtigte Personen finden Verträge, Nachweise und Abrechnungen in wenigen Klicks.
Für wen eignet sich die digitale Personalakte?
DokuBit eignet sich für Unternehmen, die sensible Personalunterlagen heute noch in Papierakten, Laufwerksordnern oder unterschiedlichen Systemen verwalten. Besonders profitieren Personalabteilungen, Lohnbuchhaltung, Führungskräfte und Mitarbeitende von einer einheitlichen Aktenstruktur mit klar geregelten Zugriffen. Die Lösung lässt sich sowohl in kleineren HR-Teams als auch in größeren Organisationen einsetzen. Funktionen wie Workflows, Bewerberverwaltung und Mitarbeiter-Self-Service können entsprechend dem tatsächlichen Bedarf schrittweise ergänzt werden.
So verwaltet DokuBit Personalakten
DokuBit verbindet strukturierte Akten, geschützte Zugriffe und digitale Workflows zu einer durchgängigen Personalaktenverwaltung.
Dokumente automatisch zuordnen
Verträge, Abrechnungen und Nachweise landen im richtigen Register und Mitarbeiterprofil.
Zugriffe gezielt steuern
Rollen und Sichten legen fest, wer welche Personalunterlagen einsehen darf.
Ihre Vorteile mit DokuBit
Sensible Daten schützen
Verschlüsselung und differenzierte Rechte sichern vertrauliche Personalunterlagen.
HR-Prozesse vereinfachen
Anträge, Freigaben und Dokumentenübergaben laufen digital und nachvollziehbar ab.
Routineanfragen reduzieren
Mitarbeitende rufen freigegebene Abrechnungen und Bescheinigungen selbstständig ab.
Digitale Personalakte erleben!
Lernen Sie DokuBit in einer Online-Demo kennen und entdecken Sie eine sichere Lösung für Ihre Personalunterlagen.
Alle Personalunterlagen strukturiert
DokuBit bündelt Bewerbungen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Beurteilungen und Fortbildungsnachweise in einer einheitlichen digitalen Akte. Fest definierte Register wie Stammdaten, Vertragswesen, Vergütung, Zeitwirtschaft und Personalentwicklung sorgen dafür, dass berechtigte Personen jede Akte in derselben nachvollziehbaren Struktur vorfinden.
Sensible Personaldaten sicher schützen
Personalakten enthalten besonders vertrauliche Informationen. DokuBit speichert Dokumente deshalb verschlüsselt und steuert den Zugriff über differenzierte Rollen. Selbst ein direkter Zugriff auf den Datenträger liefert keine unmittelbar lesbaren Dateien.
Berechtigungen können bis auf einzelne Dokumente festgelegt werden. Die Lohnbuchhaltung sieht beispielsweise nur vergütungsrelevante Inhalte, Führungskräfte erhalten Zugriff auf freigegebene Beurteilungen und Anträge, während besonders sensible Gesundheits- oder BEM-Unterlagen in getrennten Teilakten geführt werden können.
Sämtliche Zugriffe werden in einer Audit-Spur dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wer wann ein bestimmtes Dokument geöffnet oder bearbeitet hat. Gleichzeitig lassen sich Aufbewahrungs- und Löschfristen nach Dokumentart hinterlegen und kontrolliert umsetzen. So unterstützt DokuBit sowohl die sichere Aufbewahrung als auch die fristgerechte Löschung von Personaldaten.
Workflows und Self-Service für HR
Eine digitale Personalakte entfaltet ihren Nutzen besonders bei wiederkehrenden Vorgängen. Urlaubsanträge können beispielsweise durch Mitarbeitende digital eingereicht, an die zuständige Führungskraft weitergeleitet und nach der Freigabe automatisch in der richtigen Personalakte abgelegt werden. Aufgaben und Bearbeitungsstände bleiben dabei jederzeit nachvollziehbar.
Auch der Übergang vom Bewerber zum Beschäftigten lässt sich ohne Medienbruch gestalten. Eingehende Bewerbungen werden zentral erfasst und für die Recherche bereitgestellt. Nach einer Einstellung können Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Bewerbungsunterlagen in die neue Mitarbeiterakte übernommen und dort um Vertrag, Steuermerkmale und weitere Personaldokumente ergänzt werden.
Unterschiedliche Sichten berücksichtigen die Aufgaben der jeweiligen Rollen. Personalreferenten arbeiten mit der vollständigen Akte ihres Zuständigkeitsbereichs, die Lohnbuchhaltung sieht relevante Vergütungsdaten und Führungskräfte erhalten Zugriff auf Anträge und Dokumente ihrer direkten Mitarbeitenden.
Über den Mitarbeiter-Self-Service können freigegebene Inhalte wie Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Urlaubsstände oder persönliche Stammdaten eigenständig abgerufen werden. Dadurch reduzieren sich wiederkehrende Anfragen an die Personalabteilung, während vertrauliche Beurteilungen und interne Notizen weiterhin geschützt bleiben.
In bestehende HR-Systeme integrieren
DokuBit lässt sich mit bestehenden HR-Systemen, Lohnabrechnungsprogrammen und weiteren Anwendungen verbinden. Mitarbeiterstammdaten können aus dem führenden Personalsystem übernommen und für die automatische Anlage und Strukturierung der digitalen Personalakten genutzt werden.
Lohnabrechnungen, Krankenkassenmeldungen, Sozialversicherungsnachweise und weitere eingehende Dokumente werden dem passenden Mitarbeiter zugeordnet. Damit entsteht kein isolierter Datenbestand, sondern eine zentrale Akte, die vorhandene HR-Prozesse und Systeme ergänzt.
Bestehende Papierakten können gescannt, über OCR durchsuchbar gemacht und mit passenden Indexdaten versehen werden. Ein kontrollierter Prüfprozess unterstützt die korrekte Zuordnung zu Mitarbeiter und Register. Auch Bestände aus früheren digitalen Systemen lassen sich in die neue Aktenstruktur übernehmen.
Die Einführung kann schrittweise erfolgen. Kleinere Personalabteilungen beginnen beispielsweise mit der reinen digitalen Aktenführung und ergänzen später Workflows, Mitarbeiter-Self-Service oder Bewerbermanagement. Eine frühzeitige Klärung der Aktenstruktur, Schnittstellen, Rollen und betrieblichen Beteiligungsrechte schafft dafür die notwendige Grundlage.
Fragen Sie Ihre kostenlose Online-Demo jetzt an!
Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die elektronische Personalakte mit DokuBit.
Was unterscheidet die Personalakte von einem Laufwerksordner?
Ein geteilter Laufwerksordner bietet meist nur eine einfache Datei- und Ordnerstruktur. Eine elektronische Personalakte ergänzt diese Ablage um einheitliche Register, differenzierte Berechtigungen, Verschlüsselung, Versionsführung, Fristen und protokollierte Zugriffe. Zusätzlich lassen sich Freigaben, Anträge und weitere HR-Prozesse über digitale Workflows abbilden.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat?
Bei der Einführung einer digitalen Personalaktenverwaltung sollte ein vorhandener Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden. Je nach Funktionsumfang können Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte relevant sein, insbesondere wenn das System grundsätzlich Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden ermöglichen könnte.
Können Gesundheitsdaten gespeichert werden?
Bestimmte Unterlagen können in der elektronischen Personalakte verwaltet werden, benötigen jedoch einen besonders geschützten Zugriff. Arbeitsunfähigkeits- oder betriebsärztliche Bescheinigungen sollten keine Diagnosen enthalten. Besonders sensible Daten wie BEM-Unterlagen oder Schwerbehindertennachweise können in einer separaten Teilakte mit eigenem Berechtigungskreis geführt werden.
Können Mitarbeitende ihre eigene Akte einsehen?
Ja, sofern die Personalabteilung die jeweiligen Inhalte dafür freigibt. Über einen Self-Service können Mitarbeitende beispielsweise Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, persönliche Stammdaten oder Urlaubsstände abrufen. Vertrauliche Beurteilungen, interne Notizen oder Unterlagen aus Konfliktgesprächen bleiben außerhalb dieser persönlichen Sicht.
Wie werden bestehende Papierakten übernommen?
Vorhandene Papierakten werden gescannt, durch OCR durchsuchbar gemacht und mit Indexdaten versehen. Anschließend werden die Dokumente der richtigen Person und dem passenden Register zugeordnet. Ein kontrollierter Prüfprozess unterstützt die vollständige Übernahme. Der weitere Umgang mit den Papieroriginalen wird in einer dokumentierten Regelung festgelegt.