Eingangsrechnungen digitalisieren mit DokuBit
Mit DokuBit erfassen Sie Eingangsrechnungen aus Papier, PDF-Belege und E-Rechnungen in einem einheitlichen digitalen Prozess. OCR liest relevante Daten aus, Workflows steuern Prüfung und Freigabe, während Buchhaltung, ERP und revisionssicheres Archiv nahtlos verbunden bleiben.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Beim Digitalisieren werden Papierrechnungen gescannt und gemeinsam mit PDF-Belegen, Portalrechnungen und strukturierten E-Rechnungen in einen einheitlichen Prozess überführt. OCR liest Rechnungsdaten wie Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Bestellbezug automatisch aus. DokuBit leitet die Belege anschließend zur Prüfung, Freigabe und Buchung weiter und archiviert sie nachvollziehbar.
Alle Eingänge vereint
Papier, Mailanhänge, Portale und E-Rechnungen laufen im selben Prozess zusammen.
Daten automatisch auslesen
OCR erkennt wichtige Rechnungsdaten und stellt sie für Prüfung und Buchung bereit.
Für wen lohnt sich digitaler Rechnungseingang?
DokuBit eignet sich für Unternehmen, die Eingangsrechnungen heute über Papier, E-Mail, Lieferantenportale und strukturierte Formate erhalten. Besonders profitieren Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsleitung, wenn Prüfungen noch manuell verteilt werden, Freigaben lange dauern oder Skontofristen verloren gehen. Die Lösung bündelt alle Eingangswege, liest Rechnungsdaten automatisch aus und verbindet Bearbeitung, Buchung und Archivierung. Sie lässt sich an kleinere Belegmengen ebenso anpassen wie an komplexe Prozesse mit vielen Lieferanten, Kostenstellen und Freigabestufen.
So verarbeitet DokuBit Eingangsrechnungen
DokuBit bündelt alle Eingangsrechnungen, liest relevante Daten automatisch aus und steuert jeden Beleg durch Prüfung, Freigabe und Buchung.
Rechnungsdaten automatisch auslesen
OCR erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, IBAN und Bestellbezug.
Prüfung und Freigabe steuern
Workflows, Vertretungen und Eskalationen halten jeden Beleg im Prozess.
Ihre Vorteile mit DokuBit
Kürzere Durchlaufzeiten
Rechnungen erreichen zuständige Personen direkt und werden schneller freigegeben.
Weniger manuelle Arbeit
OCR, Datenabgleich und Vorkontierung entlasten Buchhaltung und Einkauf.
Sicher archiviert
Belege und Bearbeitungsschritte bleiben GoBD-konform und schnell auffindbar.
Rechnungen digital verarbeiten!
Lernen Sie DokuBit in einer Online-Demo kennen und entdecken Sie einen durchgängigen Prozess für Ihren Rechnungseingang.
Alle Rechnungseingänge bündeln
DokuBit führt Papierrechnungen, PDF-Anhänge und strukturierte E-Rechnungen in einem gemeinsamen Bearbeitungsfluss zusammen. Gescannte Belege, Mailanhänge und elektronische Formate werden nach denselben Regeln verarbeitet, mit Berechtigungen versehen und anschließend zur Prüfung, Buchung und Archivierung weitergeleitet.
Scannen, erkennen und auslesen
Papierrechnungen werden über Tisch-, Stapel- oder Hochleistungsscanner digitalisiert. Trennseiten oder Patchcodes markieren einzelne Belege, während Doppelseiten-Erkennung und Bildaufbereitung für eine saubere Erfassung sorgen. Das Eingangsdatum kann als digitaler Posteingangsstempel dauerhaft am Beleg festgehalten werden.
Anschließend macht OCR den Inhalt maschinell auswertbar. DokuBit liest Lieferant, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Netto- und Bruttobeträge, Steuersätze, IBAN, Bestellbezug und Positionen aus. Wiederkehrende Lieferantenlayouts werden dabei zunehmend präzise erkannt.
Fehlende Pflichtangaben führen in einen Klärungsschritt. Auch hinterlegte Bankverbindungen können mit der angegebenen IBAN abgeglichen werden. So stehen verlässliche Rechnungsdaten für ERP-Abgleich, Buchungsvorbereitung, Freigabe und spätere Recherche bereit.
Mit Buchhaltung und ERP verbinden
Nach der Datenauslese übergibt DokuBit die digitalisierten Rechnungen als Buchungsvorschlag an Buchhaltung oder ERP und legt den Originalbeleg parallel revisionssicher im Archiv ab. Schnittstellen können unter anderem DATEV, SAP, Diamant, Sage und vergleichbare Systeme anbinden. Vom Buchungssatz führt ein direkter Verweis zur archivierten Rechnung.
Mehrstufige Freigaben, Wertgrenzen, Vertretungen und Eskalationen sorgen dafür, dass Rechnungen auch bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen bleiben. Dringende Freigaben können über DokuBit Mobil vom Tablet aus erfolgen.
GoBD-konform archivieren und einführen
Eingescannte Papierrechnungen werden nach einem dokumentierten und kontrollierten Scanprozess abgelegt. PDF-Belege bleiben in ihrer ursprünglichen Form erhalten; bei E-Rechnungen wird zusätzlich der strukturierte XML-Datensatz mitarchiviert. Für Prüfungen stehen Beleg und Audit-Spur in wenigen Sekunden bereit.
Die Lösung verarbeitet klassische Papierrechnungen, PDF-Dateien sowie XRechnung und ZUGFeRD innerhalb desselben Workflows. Dadurch können Unternehmen den Übergang zu strukturierten Formaten schrittweise vollziehen, ohne parallele Prozesse dauerhaft getrennt zu betreiben.
Die Einführung beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Mengen, Lieferanten, Formate und Eingangskanäle. Danach folgen Scanner-Auswahl, Postfach- und ERP-Anbindung, Definition von Prüf- und Freigaberegeln sowie ein Pilotbetrieb. Verfahrensdokumentation, Vertretungsregeln und Schulungen werden früh berücksichtigt, bevor der Prozess auf weitere Lieferanten und Abteilungen ausgerollt wird.
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