DokuBit Posterkennung
Die DokuBit Posterkennung hilft Ihnen bei der Verteilung und Ablage der eingehenden Dokumente zum richtigen Lieferanten oder internen Sachbearbeiter.
Automatische Zuordnung von Dokumenten
Adressinformationen des Absenders werden mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung erkannt und gelesen. Die ausgelesenen Daten werden über einen ausgeklügelten Algorithmus mit den Stammdaten in der Datenbank verglichen. Ergibt sich eine zu 100% eindeutige Übereinstimmung mit einem Kunden- und/oder Lieferanten-Stammdatensatz, wird das Dokument der jeweiligen Adresse zugeordnet. Konnte keine eindeutige Übereinstimmung gefunden werden, oder könnte das Dokument zu mehreren Adressen passen, wird es dem Anwender automatisch zur manuellen Bearbeitung vorgelegt. Dieser kann es nun einfach einer Adresse zuordnen oder das System trainieren, damit ein gleichartiges Schriftstück beim nächsten Posteingang automatisch verarbeitet werden kann.
Effiziente Verarbeitung Ihrer Eingangspost
Ihre gesamte Eingangspost wird in einem Stapel eingescannt. DokuBit Posterkennung liest alle Dokumente und ordnet diese den entsprechenden Kunden, Lieferanten und Interessenten zu. Hat die DokuBit Posterkennung ein Dokument einer Adresse zugeordnet, kann zu jeder Adresse eine Schablone zum Auslesen des Beleg- oder Formularkopfes definiert werden.
Automatische Zuordnung
Dokumente werden automatisch Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern zugeordnet, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Lernfähigkeit
Das System kann trainiert werden, um wiederkehrende Dokumente zuverlässig zu verarbeiten und Stammdaten intelligent zu nutzen.
Effiziente Weiterverarbeitung
Extrahierte Daten wie Rechnungs- und Bestellnummern fließen direkt in Buchhaltung und Kostenstellen ein.
Automatisierte Datenextraktion und Weiterleitung
Nach dieser einmaligen Lernphase können Rechnungsnummern, Bestellnummern oder andere Daten aus wiederkehrenden Dokumenten automatisch extrahiert und in DokuBit gespeichert werden. Außerdem nutzt die DokuBit Rechnung Posterkennung andere zu den Adress-Stammdaten gespeicherte Informationen, um das Dokument zum Beispiel direkt an den für die weitere Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, oder um automatisch Vorschläge für die Verbuchung einer Rechnung zu machen. Ebenso können beliebige an eine Adresse gebundene Informationen an das Dokument weitergegeben werden. Wird zu einer Eingangsrechnung als Absender der Telekommunikationsdienstleiter erkannt, so können beispielsweise definierte Vorgabewerte für ein in der späteren Bearbeitung zu verwendendes Sachkonto oder die Kostenstelle zur Rechnung gespeichert werden.
Stellt DokuBit Scan Belegprüfung eine Abweichung zwischen den erkannten Daten und den Vergleichsdaten fest oder ist eine definierte Bedingung nicht erfüllt, muss eine manuelle Nachbearbeitung im Stapelverfahren vorgenommen werden.
Die DokuBit Rechnung Posterkennung ist zwar fester Bestandteil des DokuBit- Gesamtsystems, dennoch ist eine Ausgabe der ausgelesenen und ermittelten Daten an andere Anwendungen über Standardschnittstellen möglich.
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Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Entdecken Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.
Welche Basisfunktionen bietet DokuBit?
DokuBit DMS bietet den vollen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagement Systems zu einem fairen Preis. Funktionen wie Workflow, Volltextrecherche und GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind bereits in den Basisfunktionen der Software enthalten.
Kann DokuBit an mein bestehendes ERP-System angebunden werden?
Ja, DokuBit kann in ein bestehendes ERP-System angebunden werden. Mit der DokuBit Universalschnittstelle kann die DokuBit Suchfunktion direkt in Ihrer Branchensoftware implementiert werden. Direkt Ihrer ERP-Software können Sie nachschauen, ob zu einem Vorgang Dokumente in DokuBIt DMS gespeichert sind. Melden Sie sich gerne bei uns und lassen Sie uns wissen, welche Anbindung Sie benötigen.
Wie lange dauert die Einführung von DokuBit?
Durch die Universalschnittstelle ist eine Implementierung der DokuBit Suchfunktion in Ihre Branchensoftware (ERP-, PPS, Warenwirtschaft, FIBU) sehr einfach möglich. Mit einem Mausklick direkt aus der Auftragsbearbeitung des ERP-Systems werden alle Dokumente zu einem Auftrag gefunden und angezeigt. So ermöglicht Ihnen DokuBit komfortables Arbeiten ohne aufwändiges Wechseln zwischen Programmen.
Ist DokuBit skalierbar für Unternehmen unterschiedlicher Größen?
DokuBit DMS besteht aus verschiedenen Modulen, die nach Ihren Anforderungen zusammengestellt werden. Sie erhalten eine individuelle, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenmanagement-Lösung.
Kann ich DokuBit an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?
Ja, DokuBit passt sich an Ihr Unternehmen an. DokuBit bietet spezielle branchenspezifische Lösungen. Jede Branche hat eigene, oft sehr spezielle Anforderungen. Klicken Sie einfach auf „Lösungen für Branchen„. Dort finden Sie umfangreiche Informationen.
Weitere Zusatzfunktionen
Erweitern Sie Ihr DokuBit-System mit vielseitigen Zusatzfunktionen für noch mehr Effizienz.
DokuBit Autoarchiv
DokuBit Rechnung
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DokuBit Scan Barcode
DokuBit Scan Belegprüfung
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