Revisionssicher archivieren mit DokuBit
Mit DokuBit archivieren Sie Rechnungen, Verträge und weitere Geschäftsunterlagen vollständig, nachvollziehbar und vor Veränderungen geschützt. WORM-Logik, Berechtigungen und Audit-Spuren schaffen die technische Grundlage für eine GoBD-konforme und prüfbare Ablage.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente vollständig erfasst, sachgerecht zugeordnet, vor Veränderungen geschützt und jederzeit lesbar bereitgestellt werden. Eine einfache Datensicherung reicht dafür nicht aus. DokuBit verbindet technische Schutzmechanismen mit geregelten Prozessen und einer dokumentierten Verfahrensbeschreibung, sodass jeder Archivierungsschritt nachvollziehbar bleibt.
Unverändert erhalten
Hash-Werte und Schreibschutz sichern den archivierten Originalzustand dauerhaft.
Lückenlos dokumentiert
Audit-Spuren machen Zugriffe, Freigaben und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar.
Für wen ist revisionssichere Ablage wichtig?
DokuBit eignet sich für Unternehmen, die Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge, Handelsbriefe, Personalunterlagen oder andere geschäftsrelevante Dokumente langfristig aufbewahren müssen. Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare Archivierung für Rechnungswesen, Buchhaltung, Personal, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung. Die Software unterstützt dabei sowohl elektronisch erzeugte Dokumente als auch eingescannte Papierbelege. Durch Berechtigungen, Freigaberegeln und protokollierte Abläufe lassen sich organisatorische und technische Anforderungen gemeinsam abbilden.
So sichert DokuBit Ihre Dokumente
DokuBit kombiniert unveränderbare Speicherung, kryptografische Prüfwerte und lückenlose Protokolle zu einem kontrollierten Archivierungsprozess.
Integrität technisch schützen
WORM-Logik, Hash-Werte und Schreibschutz verhindern unbemerkte Veränderungen.
Jeden Schritt protokollieren
Eine geschützte Audit-Spur dokumentiert Zugriffe, Statuswechsel und Freigaben.
Ihre Vorteile mit DokuBit
GoBD-konforme Ablage
Technische und organisatorische Maßnahmen unterstützen eine prüfbare Archivierung.
Nachweisbare Integrität
Audit-Spuren belegen den unveränderten Zustand Ihrer Belege.
Sicher durch Prüfungen
Dokumente und Auswertungen lassen sich vollständig und strukturiert bereitstellen.
Revisionssicher archivieren!
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GoBD-konform und nachvollziehbar
Eine revisionssichere Archivierung muss Dokumente vollständig, geordnet, unveränderbar und maschinell auswertbar vorhalten. DokuBit unterstützt diese Anforderungen mit geschützten Schreibvorgängen, Versionsführung, Berechtigungen und protokollierten Zugriffen. Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen bleiben dadurch über ihre gesamte Frist lesbar und nachvollziehbar.
Technik für unveränderte Dokumente
Den technischen Kern bildet eine WORM-Logik: Dokumente werden einmal geschrieben und können anschließend nicht unbemerkt verändert oder überschrieben werden. DokuBit unterstützt sowohl klassische WORM-Speicher als auch softwareseitige Unveränderbarkeit auf modernen Speichersystemen.
Beim Eingang eines Dokuments erzeugt das System zusätzlich einen kryptografischen Hash-Wert. Dieser Prüfwert wird gemeinsam mit dem Beleg abgelegt und kann bei späteren Zugriffen erneut berechnet werden. Stimmen beide Werte überein, lässt sich der unveränderte Zustand technisch nachweisen.
Berechtigungen und Schreibschutz ergänzen diese Mechanismen auf Dokument- und Aktenebene. Nur autorisierte Personen können Inhalte sehen oder innerhalb definierter Prozesse bearbeiten. Bereits archivierte Fassungen bleiben geschützt; notwendige Änderungen führen zu einem neuen, separat nachvollziehbaren Versionsstand.
Audit-Spuren und klare Freigaben
DokuBit protokolliert alle relevanten Vorgänge rund um ein Dokument. Anzeigen, Statusänderungen, Versand, Freigaben und weitere Bearbeitungsschritte werden in einer Audit-Spur festgehalten. Das Protokoll selbst ist nur lesend zugänglich und dadurch vor nachträglichen Manipulationen geschützt.
Rollenbasierte Berechtigungen regeln, welche Mitarbeitenden auf bestimmte Akten und Dokumente zugreifen dürfen. Für sensible Vorgänge kann zusätzlich ein Vier-Augen-Prinzip eingerichtet werden. Eine zweite berechtigte Person muss den Beleg bestätigen, bevor er in den nächsten Prozessschritt übergeht. So werden fachliche Prüfung und kontrollierte Archivierung miteinander verbunden.
Neben der technischen Absicherung benötigt eine GoBD-konforme Lösung eine individuelle Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt eingesetzte Systeme, Dokumentarten, Verantwortlichkeiten, Prüf- und Freigabeabläufe, Sicherheitsmaßnahmen sowie geltende Aufbewahrungsfristen. DokuBit bildet die darin beschriebenen Prozesse technisch ab und stellt die benötigten Protokolle bereit.
Damit entsteht ein lückenlos dokumentierter Ablauf vom Eingang des Dokuments über Prüfung und Freigabe bis zur langfristigen Aufbewahrung.
Für Betriebsprüfungen vorbereitet
Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Dokumente vollständig, lesbar und in angemessener Zeit verfügbar sein. DokuBit ermöglicht einen klar abgegrenzten Lesezugriff auf archivierte Belege und unterstützt vordefinierte Auswertungen für die Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitern.
Auch maschinell auswertbare Datenbestände können für die Prüfung bereitgestellt werden. Dadurch bleibt der Weg von Buchungsinformationen zum archivierten Originalbeleg nachvollziehbar. Berechtigungen stellen sicher, dass nur die für die Prüfung freigegebenen Dokumente und Bereiche eingesehen werden können.
Über lange Aufbewahrungsfristen müssen zudem Wechsel von Office-Versionen, ERP-Systemen und Speichertechnologien berücksichtigt werden. DokuBit nutzt langzeitstabile Formate wie PDF/A, bewahrt Originaldateien bei Bedarf parallel auf und unterstützt geplante Migrationen. Hash-Werte, Audit-Spuren und Verknüpfungen bleiben dabei erhalten.
So können Unternehmen auch nach vielen Jahren nachweisen, wann ein Dokument eingegangen ist, in welcher Form es archiviert wurde und welche Bearbeitungs- oder Freigabeschritte stattgefunden haben.
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Ihre Fragen, unsere Antworten
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die revisionssichere Archivierung mit DokuBit.
Was unterscheidet Archivierung von einem Backup?
Ein Backup sichert Datenbestände, um sie im Fehlerfall wiederherstellen zu können. Ältere Stände werden dabei planmäßig überschrieben. Die revisionssichere Archivierung verfolgt ein anderes Ziel: Dokumente werden einmal geschrieben, vor Veränderungen geschützt und über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert vorgehalten. DokuBit ergänzt die Ablage dafür um WORM-Logik, kryptografische Hash-Werte, Berechtigungen und Audit-Spuren. Ein Backup bleibt daneben sinnvoll, ersetzt die Archivierung aber nicht.
Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
Aufbewahrungspflichtig sind insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und Handelsbriefe sowie weitere steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen. Häufig kommen Personalunterlagen und Dokumente aus dem Qualitätsmanagement hinzu. Maßgeblich ist der Inhalt, nicht das Format: Elektronisch erzeugte Dokumente und eingescannte Papierbelege unterliegen denselben Anforderungen. In DokuBit lassen sich Dokumentarten, Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen strukturiert hinterlegen.
Ist eine WORM-Hardware zwingend erforderlich?
Nein. DokuBit unterstützt klassische WORM-Speicher ebenso wie softwareseitige Unveränderbarkeit auf modernen Speichersystemen. Entscheidend ist, dass archivierte Dokumente nicht unbemerkt verändert oder überschrieben werden können. Hash-Werte, Schreibschutz und protokollierte Zugriffe belegen den unveränderten Zustand unabhängig von der eingesetzten Speichertechnologie.
Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen erfasst, geprüft, freigegeben und aufbewahrt werden. Sie benennt eingesetzte Systeme, Dokumentarten, Verantwortlichkeiten, Prüf- und Freigabeabläufe, Sicherheitsmaßnahmen sowie geltende Aufbewahrungsfristen. Technische Schutzmechanismen allein genügen nicht: Erst gemeinsam mit geregelten Prozessen wird die Archivierung prüfbar. DokuBit bildet die beschriebenen Abläufe technisch ab und stellt die zugehörigen Protokolle bereit.
Können Papierbelege revisionssicher archiviert werden?
Ja. Papierbelege werden gescannt, per OCR durchsuchbar gemacht und mit Indexdaten versehen, bevor sie der passenden Akte zugeordnet werden. Beim Eingang erzeugt DokuBit einen Hash-Wert, der den archivierten Zustand dauerhaft nachweisbar macht; der Erfassungsvorgang selbst wird protokolliert. Wie mit den Papieroriginalen nach der Digitalisierung verfahren wird, legen Sie in einer dokumentierten Regelung fest.