Rechnungseingangsbuch digital führen mit DokuBit
Mit DokuBit erfassen, prüfen und buchen Sie Papier-, PDF- und E-Rechnungen an einem zentralen Ort. Das digitale Rechnungseingangsbuch zeigt jederzeit Bearbeitungsstände, offene Posten und Zuständigkeiten, übergibt Daten an Buchhaltung oder ERP und archiviert jeden Beleg nachvollziehbar.
Unternehmen, die auf uns zählen:
Über 500+ Unternehmen vertrauen auf arcusoft.
Was ist ein Rechnungseingangsbuch?
Ein Rechnungseingangsbuch erfasst alle eingehenden Rechnungen chronologisch und dokumentiert die wichtigsten Angaben zu Lieferant, Rechnungsnummer, Eingangsdatum, Betrag und Buchung. DokuBit ersetzt manuelle Tabellen durch einen zentralen digitalen Datenbestand. Papier-, PDF- und E-Rechnungen werden automatisch aufgenommen, geprüft und durch den gesamten Freigabe- und Buchungsprozess begleitet.
Zentral erfasst
Alle eingehenden Rechnungen stehen unabhängig vom Format an einem Ort bereit.
Lückenlos dokumentiert
Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Umbuchung bleiben nachvollziehbar.
Für wen lohnt sich ein digitales Eingangsbuch?
DokuBit eignet sich für Unternehmen, die Eingangsrechnungen noch in Excel, per E-Mail, auf Papier oder in getrennten Systemen verwalten. Besonders profitieren Buchhaltung, Einkauf, Controlling und Geschäftsleitung, wenn Belegmengen wachsen, mehrere Personen an Freigaben beteiligt sind oder der Überblick über offene Rechnungen fehlt. Das digitale Rechnungseingangsbuch bündelt alle Eingangswege, reduziert manuelle Eingaben und schafft einen gemeinsamen, aktuellen Datenbestand für Prüfung, Zahlung, Auswertung und Archivierung.
So führt DokuBit Ihr Rechnungseingangsbuch
DokuBit erfasst Rechnungen aus allen Eingangskanälen, prüft relevante Angaben und steuert jeden Beleg durch Freigabe, Buchung und Archivierung.
Rechnungen automatisch erfassen
Papier-, PDF- und E-Rechnungen werden erkannt, ausgelesen und zentral angelegt.
Prüfung und Freigabe steuern
Workflows führen jeden Beleg nachvollziehbar bis zur abgeschlossenen Buchung.
Ihre Vorteile mit DokuBit
Vollständiger Überblick
Offene, geprüfte und gebuchte Rechnungen sind jederzeit klar erkennbar.
Weniger manuelle Fehler
Dublettenprüfung und automatische Datenerfassung reduzieren typische Fehlerquellen.
Prüfbar dokumentiert
Jede Freigabe, Buchung und Umbuchung bleibt lückenlos nachvollziehbar.
Rechnungseingang digital steuern!
Lernen Sie DokuBit in einer Online-Demo kennen und entdecken Sie ein digitales Rechnungseingangsbuch für Ihre Abläufe.
Alle Eingangsrechnungen im Überblick
DokuBit erfasst Papierrechnungen, PDF-Belege und strukturierte E-Rechnungen in einem gemeinsamen Rechnungseingangsbuch. Lieferant, Rechnungsnummer, Eingangsdatum, Betrag, Steuerangaben und Bearbeitungsstatus stehen zentral bereit. Filter nach Zeitraum, Lieferant, Status oder Betrag führen gezielt zum gewünschten Beleg und schaffen auch bei großen Mengen einen klaren Überblick.
Von Excel zur digitalen Erfassung
Excel-Tabellen funktionieren häufig nur so lange, wie wenige Rechnungen und Personen beteiligt sind. Mit wachsendem Volumen entstehen schnell unterschiedliche Dateiversionen, doppelte Einträge, fehlende Pflichtangaben und unklare Zuständigkeiten.
DokuBit übernimmt Rechnungen unmittelbar nach ihrem Eingang. Belegdaten werden automatisch ausgelesen, Dubletten erkannt und Pflichtangaben geprüft. Papier-, E-Mail- und E-Rechnungen landen unabhängig vom ursprünglichen Kanal im selben Datenbestand.
Buchhaltung, Einkauf und Controlling arbeiten dadurch mit derselben aktuellen Informationsgrundlage. Rechnungen können abgelehnt, zur Klärung weitergeleitet oder vollständig geprüft, freigegeben und gebucht werden. Bearbeitungsstand und zuständige Person bleiben jederzeit sichtbar.
Prüfen, freigeben und buchen
DokuBit verbindet das Rechnungseingangsbuch direkt mit den operativen Prozessen der Buchhaltung. Jede Rechnung wird nach dem Eingang mit den relevanten Angaben erfasst und anschließend an die zuständigen Personen zur sachlichen oder kaufmännischen Prüfung übergeben. Definierte Workflows stellen sicher, dass Freigaben in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
E-Rechnungen werden als strukturierte Datensätze eingelesen. Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge, Steuerinformationen und weitere Pflichtangaben können ohne erneute manuelle Eingabe übernommen werden. Auch klassische Papier- und PDF-Rechnungen bleiben während der Übergangsphase vollständig im selben Prozess abgebildet.
Nach der Freigabe übergibt eine Schnittstelle die Rechnungsdaten an Finanzbuchhaltung oder ERP-System. Ein direkter Verweis verbindet den Buchungssatz mit dem archivierten Originalbeleg. So bleibt der gesamte Weg vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur abgeschlossenen Buchung nachvollziehbar.
Übersichten zu offenen Posten, drohenden Mahnungen und Bearbeitungsständen unterstützen Buchhaltung und Controlling bei der täglichen Steuerung.
Transparent, prüfbar und integrierbar
Ein digitales Rechnungseingangsbuch schafft Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Filter und Sichten zeigen, welche Belege neu eingegangen, noch in Prüfung, bereits freigegeben oder vollständig gebucht sind. Dadurch lassen sich Rückfragen schneller beantworten und Engpässe früh erkennen.
Jede Freigabe, Buchung und Umbuchung wird dokumentiert. Bei einer Betriebsprüfung kann nachvollzogen werden, wann eine Rechnung eingegangen ist, wer sie geprüft hat und wie sie verbucht wurde. Die zugehörigen Originalbelege stehen revisionssicher archiviert bereit.
DokuBit bindet den Rechnungseingang an Posteingang, Buchhaltung und vorhandene ERP-Systeme an. Offene Schnittstellen ermöglichen die Weitergabe ausgelesener Daten, ohne dass Informationen erneut erfasst werden müssen. Über 500 Unternehmen nutzen DokuBit bereits für Eingangsrechnungen und weitere dokumentenbezogene Prozesse.
Die Lösung lässt sich an bestehende Abläufe anpassen und schrittweise erweitern. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung, der den Anforderungen an eine nachvollziehbare Buchführung Rechnung trägt.
Fragen Sie Ihre kostenlose Online-Demo jetzt an!
Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich selbst von DokuBit und dessen vollem Funktionsumfang.
Ihre Fragen, unsere Antworten
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das digitale Rechnungseingangsbuch mit DokuBit.
Welche Angaben werden im Rechnungseingangsbuch erfasst?
DokuBit erfasst zu jeder Eingangsrechnung Lieferant, Rechnungsnummer, Eingangsdatum, Betrag, Steuerangaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus. Ergänzend werden Eingangskanal, zuständige Person sowie Prüf-, Freigabe- und Buchungsschritte festgehalten. Die Daten werden bei Papier-, PDF- und E-Rechnungen automatisch ausgelesen, sodass manuelle Eingaben weitgehend entfallen. Filter nach Zeitraum, Lieferant, Status oder Betrag führen gezielt zum gewünschten Beleg.
Ist ein Rechnungseingangsbuch verpflichtend?
Ein separates Rechnungseingangsbuch ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Vorgeschrieben ist jedoch, dass Geschäftsvorfälle vollständig, geordnet, zeitgerecht und nachvollziehbar aufgezeichnet und die zugehörigen Belege aufbewahrt werden. Ein digitales Eingangsbuch ist der praktische Weg, diese Anforderungen im Rechnungseingang abzubilden: Es dokumentiert lückenlos, wann eine Rechnung eingegangen ist, wer sie geprüft hat und wie sie verbucht wurde. Wie Sie das in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Kann das Rechnungseingangsbuch in Excel geführt werden?
Grundsätzlich ja — allerdings funktioniert das meist nur so lange, wie wenige Rechnungen und wenige Beteiligte im Spiel sind. Mit wachsendem Volumen entstehen unterschiedliche Dateiversionen, doppelte Einträge, fehlende Pflichtangaben und unklare Zuständigkeiten. Zudem sind Änderungen in einer Tabelle nur schwer nachvollziehbar, und der Bezug zum Originalbeleg fehlt. DokuBit übernimmt Rechnungen direkt nach dem Eingang, erkennt Dubletten, prüft Pflichtangaben und verknüpft jeden Eintrag dauerhaft mit dem archivierten Beleg.
Wie verarbeitet DokuBit elektronische Rechnungen?
E-Rechnungen werden als strukturierte Datensätze eingelesen. Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge, Steuerinformationen und weitere Pflichtangaben lassen sich ohne erneute manuelle Eingabe übernehmen. Anschließend durchläuft der Beleg dieselben Prüf- und Freigabeworkflows wie jede andere Rechnung, bevor eine Schnittstelle die Daten an Finanzbuchhaltung oder ERP-System übergibt. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben während der Übergangsphase vollständig im selben Prozess abgebildet.
Wie unterstützt das Eingangsbuch eine Betriebsprüfung?
Jede Freigabe, Buchung und Umbuchung wird dokumentiert. Bei einer Prüfung lässt sich damit nachvollziehen, wann eine Rechnung eingegangen ist, wer sie geprüft hat und wie sie verbucht wurde. Ein direkter Verweis verbindet den Buchungssatz mit dem revisionssicher archivierten Originalbeleg, sodass der Weg von der Buchung zum Dokument jederzeit offenliegt. Auswertungen und Sichten lassen sich gezielt für die Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitern bereitstellen.