E-Rechnungen – Fragen und Antworten
Alles über E-Rechnungspflicht, XRechnung, ZUGFeRD & Co.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Schon seit November 2020 muss der Rechnungsversand von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form erfolgen. Diese erste E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024 auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet, unabhängig von deren Größe oder Branche. Die Übermittlung von Rechnungen in einem strukturierten Datenformat soll deren Echtheit, Richtigkeit und rechtlich einwandfreie Ausstellung gewährleisten und damit die allgemeine Effizienz in der Finanzbuchhaltung verbessern.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt zu bestimmten Fristen. Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, ab dem 1. Januar 2025 im innerdeutschen Geschäftsverkehr strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen bzw. Rechnungen in einem anderen digitalen Format ausgestellt werden. Diese Übergangsfrist verlängert sich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro um ein weiteres Jahr. Ab 2028 müssen alle Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung vollständig erfüllt werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Bei E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen und automatisierten Verarbeitung. Die Rechnungsdaten lassen sich unmittelbar in Ihre Verarbeitungssoftware einlesen und werden dort zuverlässig erkannt. Fehler, wie sie bei anderen Rechnungsarten z.B. auf Papier oder als PDF aufgrund von Unleserlichkeit entstehen, gehören der Vergangenheit an. Wo manuelle Eingriffe oder Prüfverfahren erforderlich sein sollten, lassen sich diese vollständig digital abwickeln. Die Verwaltungsprozesse erfolgen damit schneller und sind insgesamt weniger kostenintensiv als eine auf Papier gestützte Rechnungsabwicklung.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist das deutsche Rechnungsformat, das der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm muss zukünftig von zulässigen E-Rechnungen eingehalten werden. Die XRechnung basiert auf dem XML-Format, das die notwendigen Informationen als strukturierte Datensätze speichert, um so eine optimale Maschinenlesbarkeit zu garantieren.

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Rechnungsdaten in einem menschenlesbaren PDF/A-3 ausweist. Zugleich dient das PDF als Container zur Übermittlung der Daten im XML-Format, um die einfache elektronische Verarbeitung der Informationen zu gewährleisten.

Sowohl XRechnungen als auch Rechnungen im ZUGFeRD Format ab Version 2.0 entsprechen den Anforderungen der E-Rechnung in Deutschland.

Was ist PEPPOL?

Elektronische Rechnungen lassen sich nicht nur per E-Mail verschicken, sondern können auch über Plattformen wie beispielsweise PEPPOL zur Verfügung gestellt werden. PEPPOL ist die Abkürzung für “Pan-European Public Procurement Online“. So können Unternehmen über das PEPPOL-Netzwerk sämtliche Belege wie Bestellbestätigungen, E-Rechnungen oder Statusmeldungen unkompliziert digital miteinander austauschen. Für den Datenaustausch registriert sich jeder Teilnehmer und erhält eine eindeutige PEPPOL-ID. Die elektronischen Dokumente werden an einen Access Point übermittelt, einen akkreditierten PEPPOL-Dienstleister, der die Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk weltweit zuverlässig und sicher zustellt.

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