E-Rechnung – was ist neu?
E-Rechnung /X-Rechnung / ZUGFeRD

E-Rechnung für Unternehmen

Schon seit Ende 2020 muss der Rechnungsversand von beauftragten Unternehmen an öffentliche Stellen elektronisch erfolgen. Diese E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland ab 2025 auch für Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.

Seien Sie umfassend auf die obligatorische Umstellung vorbereitet – mit DokuBit DMS! Informieren Sie sich über die vielfältigen Funktionen der innovativen Software und lesen Sie mehr zu den Anwendungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen.

Verpflichtung zur E-Rechnung

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, im innerdeutschen Geschäftsverkehr (B2B) ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Verarbeitung der E-Rechnung erfolgt vom 1.1.2025 bis 31.12.2027 parallel zur bisherigen „sonstigen Rechnung“, die auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format erstellt ist.

Hier erfahren Sie mehr über den richtigen Lösungsansatz, wie Sie mit E-Rechnungen Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens erhöhen.

E-Rechnung für effizientere Geschäftsprozesse

Bei E-Rechnungen profitieren Sie von einer durchgehend elektronischen und automatisierten Verarbeitung: Die Rechnungsinformationen werden elektronisch ausgestellt und übermittelt. Sie vermeiden mit der E-Rechnung fehleranfällige Medienbrüche z.B. durch die manuelle Eingabe der verschiedenen Daten.

Mit der E-Rechnung empfangen Sie alle Inhalte als strukturierten Datensatz im XML-Format. So können rechnungsbegleitende Unterlagen problemlos integriert werden.

Ermöglicht wird die elektronische Rechnungserstellung durch die spezifische technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen im Datenformat. Inhalt und Format des strukturierten Datensatzes der E-Rechnung ist in der europäischen Norm EN 16931 für ganz Europa einheitlich festgelegt. Die Norm sichert darüber hinaus die rechtliche und steuerrechtliche Korrektheit der Rechnungen.

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Zulässige Formate der E-Rechnung sind die klassische XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.

Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrides Format: Die Rechnungsdaten im XML-Format CII werden zusätzlich als PDF-Dokument (PDF/A-3) dargestellt. So sind die elektronischen Rechnungsbelege auch für das menschliche Auge lesbar, enthalten aber gleichzeitig die identischen Informationen als XML-Datei für eine problemlose elektronische Rechnungsverarbeitung im jeweiligen Softwaresystem.

Rechnungen nach dem XStandard (XRechnung) sind elektronische Rechnungen im XML-Format CII (Cross Industry Invoice) oder im XML-Format UBL (Universal Business Language). Diese XML-Datei ist nach ganz bestimmten Regeln aufgebaut, die exakt eingehalten werden müssen, um valide zu sein.

Verschiedene Rechnungseingangskanäle (Versand per E-Mail, Peppol-Netzwerk)

Elektronische Rechnungen lassen sich ganz einfach per E-Mail verschicken oder alternativ per elektronischem Datenaustausch als Download zur Verfügung stellen.

Über das PEPPOL-Netzwerk können Unternehmen ihre Bestellabwicklungs-Dokumente wie Bestellungen, E-Rechnungen oder Statusmeldungen unkompliziert digital miteinander austauschen. Für den Datenaustausch registriert sich jeder Teilnehmer und erhält eine eindeutige PEPPOL-ID. Sie übermitteln ihre elektronischen Dokumente an einen Access Point, einen akkreditierten PEPPOL Dienstleister, der die Dokumente über das PEPPOL Netzwerk weltweit zuverlässig und sicher zustellt.

Prüfung elektronischer Rechnungen

So wie bei Papierrechnungen müssen auch bei elektronischen Rechnungen einige wichtige Prüfungen durch ein Kontrollverfahren gewährleistet sein:

• Echtheit der Rechnungsherkunft (Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers)
• Unversehrtheit des Inhalts (die Rechnungsangaben wurden nicht verändert)
• Lesbarkeit

Diese Prüfungen übernimmt DokuBit DMS für Sie. Zusätzlich stellt DokuBit DMS die GoBD-konforme Aufbewahrung Ihrer Rechnungen sicher.

Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung mit DokuBit im Überblick

Mit der Verwendung von E-Rechnungen gehören Papierrechnungen und unstrukturierte PDF-Rechnungen endgültig der Vergangenheit an!

Profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

• Einfache Eingangsrechnungsverarbeitung und Ausgangsrechnungsversand: Mit DokuBit DMS verarbeiten Sie Ihre elektronischen Rechnungsbelege schnell und problemlos – egal, ob es sich um die Eingangsrechnungsbearbeitung oder um den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen handelt.
• Übersichtliche Archivierung: E-Rechnungen zu archivieren, ist wesentlich einfacher und platzsparender, als unzählige Papierrechnungen aufzubewahren. Die Dokumente werden sicher in elektronischen Archiven gespeichert und sind weniger anfällig für Verlust oder Beschädigung.
  In unserem Beitrag lesen Sie mehr Details zu den Vorteilen einer digitalen Archivierung.

  Digital einsehbar: Elektronische Rechnungen sind mit DokuBit DMS lesbar und folglich leicht indexier- und auffindbar.

• Effizienz steigern und Kosten senken: Erstellung, Versand und Verarbeitung von E-Rechnungen gehen bedeutend schneller und unkomplizierter. E-Rechnungen werden nahezu in Echtzeit übermittelt. So profitieren Sie von einer raschen Zahlungsabwicklung und sparen Zeit. Einhaltung von Skontofristen dank automatischer Erinnerung in DokuBit DMS.

• Rechts- und Datenschutz: Keine Unsicherheit mehr bei den Anforderungen an elektronische Rechnungen – mit DokuBit DMS erfüllen Sie alle gesetzlichen Bestimmungen und sind revisions- und datensicher.
  In diesem Artikel erfahren Sie mehr zum Thema Revisionssicherheit.
• Schnellere und sichere Abwicklung. Vielfältige Zusatzoptionen: Mit dem richtigen DokuBit Modul können Sie dank elektronischer Rechnungslegung die Zahlung per SEPA XML vorbereiten oder Buchungsbelege direkt im Zuge der Eingangsrechnungsprüfung vorkontieren. Interessiert? Hier finden Sie eine Übersicht mit den bei uns erhältlichen DokuBit-Zusatzmodulen.

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