ZUGFeRD – was dahinter steckt und wie sie davon profitieren können

ZUGFeRD

Im digitalen Zeitalter entwickeln sich verschiedene Aspekte des öffentlichen Lebens unterschiedlich schnell. Die papierbasierte Rechnung schien lange zu den beständigeren Institutionen des Lebens zu gehören. Auch rechtlich war lange Zeit eine physikalische Rechnung als Beleg zum Nachweis notwendig. So wurde in Deutschland erst Anfang 2011 eine EU-Richtlinie rechtlich umgesetzt, welche elektronische Rechnungen der klassischen Papierrechnung gleichstellt. Europaweit soll die elektronische Rechnung im Jahre 2018 international standardisiert werden.

Den europäischen Anforderungen entspricht bereits heute das deutsche Format für elektronische Rechnungen „ZUGFeRD“, Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das deutschlandweit akzeptierte Rechnungsformat wurde von Großunternehmen, Ministerien und der Softwareindustrie in Zusammenarbeit entwickelt und ist seit 2014 öffentlich verfügbar.

Aus eins mach zwei

Die Funktionsweise der ZUGFeRD-Rechnung ist relativ simpel: Die elektronische Rechnung besteht aus zwei Teilen, einem klassischen Rechnungsbild zur menschlichen Lesbarkeit und einem maschinenlesbaren Teil zur automatischen Erfassung der Rechnungsdaten. In der Praxis besteht die Rechnung aus einer PDF-Datei im PDF/A-3 Format. Hier eingebettet ist eine maschinenlesbare XML-Datei. Optisch erscheint die Rechnung genau wie eine PDF-Rechnung. Die Vereinigung beider Teile vereinfacht den Datenaustausch und die Nutzerfreundlichkeit. ZUGFeRD grenzt sich von anderen Formaten auch dadurch ab, dass der Übertragungsweg nicht festgelegt ist, d.h. Rechnungen müssen nicht zwingend per E-Mail verschickt werden, auch alternative Transferwege nach Wunsch der beteiligten Parteien sind legitim.

Steuerliche Anforderungen beachten

Zur steuerlichen Gültigkeit muss eine Rechnung mehrere Kriterien erfüllen. So muss der Empfänger der digitalen Rechnung zustimmen, die menschliche Lesbarkeit muss gewährleistet werden, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung müssen garantiert sein. Weiterhin werden vom Gesetzgeber genau wie bei der Papierrechnung eine gründliche Rechnungseingangsprüfung und entsprechende Kontroll- und Archivverfahren gefordert.

Kosten sparen und mehr

Zur automatischen Auslesung wird spezielle Software benötigt. ZUGFeRD bringt auch insbesondere kleinen und mittelständigen Unternehmen eine deutliche Kostenersparnis durch geringeren Arbeitsaufwand und wegfallende Portokosten. Da die Rechnungsarchivierung ebenfalls digital erfolgen darf wird auch hier der Workflow verbessert. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die Tatsache, dass sich Unternehmen endlich nicht mehr wegen des Rechnungsformates absprechen müssen. Dadurch können Buchungsvorgänge praktisch vollständig optimiert werden.

Keine doppelte Arbeit mehr

Die Unternehmen schätzen sehr schnell die Vorteile der digitalen Rechnung. Meist hatten sie schon vor Nutzung der digitalen Rechnung teilweise Daten der Papierrechnung in ein digitales Abrechnungs- oder Kundenmanagementsystem übertragen. Ein Arbeitsschritt, der bei der digitalen Rechnung vollständig wegfällt. Auch der Abgleich mit den entsprechenden Aufträgen sowie die Rechnungsablage wird durch das digitale System ersetzt. Letztendlich ist die Verarbeitungszeit einer Rechnung durch das digitale System stark verkürzt.

Je größer die Verbreitung der digitalen Rechnung wird, desto stärker werden sich auch die Vorteile hervortun. Solange einige Lieferanten oder Kunden noch nicht das elektronische System nutzen, müssen die papierbasierten Vorgänge der Rechnungsverarbeitung noch vorhanden sein. Es zeigt sich aber, dass sich in vielen Geschäftsbereichen nach der ersten Einführung eine schnelle, umfassende Umstellung abzeichnet, so dass diese redundanten Systeme nicht lange aufrecht erhalten werden müssen.

 

Gesetzliche Anforderungen an eine e-Rechnung
Rechnungen werden im digitalen Zeitalter immer häufiger elektronisch erstellt und verschickt. Das Verfahren bedeutet weniger Versandaufwand, spart Porto und Papier und Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten. Allerdings müssen auch hierbei selbstverständlich rechtliche Anforderungen erfüllt werden.  Alle Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss, müssen auch auf einer… weiterlesen