Workflow im Büro

Im Büroalltag ist Zeit bares Geld, denn Arbeitszeit ist in der Regel teuer. So können uneffektive Verwaltungsprozesse durchaus in die Kosten gehen, oft ohne dass man dies überhaupt realisiert. Erst wenn man sich mit dem Thema Workflow-Management beschäftigt, bemerkt man die vielen Einsparmöglichkeiten, welche sich dann zu stattlichen Summen addieren können.

Was bedeutet Workflow?

Als Workflow wird der geplante und abgestimmte Arbeitsablauf im Geschäftsbetrieb, bestehend aus einzelnen, aufeinanderfolgenden Aktivitäten und Prozessen, bezeichnet. Zum effektiven Workflowmanagement gehören die Vermeidung von Wartezeiten, die klare Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen sowie deutliche Zielvorgaben.

Workflowoptimierung

Um generell einen effektiven Workflow im Büro zu schaffen gibt es viele Möglichkeiten. Zu den Grundlagen gehören entsprechende Mitarbeiterschulungen und klare Prozessvorgaben. Am einfachsten ist ein guter Workflow allerdings mit entsprechenden Softwarelösungen zu erreichen.

Gutes Workflow Management beginnt mit der Unterteilung des gesamten Arbeitsablaufes in logische Einzelschritte. Zum Beispiel besteht die Bearbeitung einer Rechnung nach deren Eingang aus mehreren, immer ähnlichen Schritten. Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungsdaten im Rechnungseingangsbuch erfasst und die Rechnung an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet. Die Rechnung wird sachlich und rechnerisch geprüft und anschließend endgültig verbucht und zur Zahlung freigegeben.

In diesem Geschäftsprozess gibt es bei jedem Schritt potentielle Problemstellen, meist begünstigt durch unzureichende Workflowoptimierung. Zeitliche Verzögerungen treten durch eine verspätete Weitergabe einer Aufgabe auf. Die Überlastung eines Mitarbeiters oder ein krankheitsbedingter Ausfall kann bei mangelnder Kommunikation leicht den gesamten Prozess verzögern. Sind keine festen Ansprechpartner und Verantwortliche für jeden Prozessschritt festgelegt, kann dies dringende Prozesse verlangsamen. Auch eine ungenaue Festlegung von Prioritäten kann zu falschen Abläufen führen.

Digital oder Manuell?

Die Verwendung einer Software zum Workflow-Management ist nicht zwingend nötig. Wichtig ist, dass es klare, verwendbare Anweisungen und „best practices“ gibt, welche für die wichtigsten Prozesse des Unternehmens vorhanden sind. Die Umsetzung selbst sowie die Gewöhnung der Mitarbeiter an diese Vorgaben sind mit einer entsprechenden Software aber einfacher zu regeln.

Automatisierung durch Softwarelösungen

Einer der größten Vorteile im digitalen Workflow-Management ist die Möglichkeit der Automatisierung vieler Vorgänge. Ganze Arbeitsprozesse vom Eingang im Unternehmen bis zum Abschluss können vordefiniert werden. Nach Abschluss eines Arbeitsschrittes wird automatisch der nächste angeknüpft und an die verantwortliche Abteilung geleitet. Diese klare Strukturierung ermöglicht eine Aufgabenverwaltung ohne interne Konflikte bezüglich Kompetenzen oder Verteilung. Durch die zeitliche Dokumentation kann nach der Initialisierung eines Arbeitsablaufes der Stand der Abwicklung jederzeit abgerufen werden. Probleme oder Verzögerungen lassen sich somit leicht zurückverfolgen.

Schwierigkeiten durch mangelnde oder unklare Kommunikation werden hierdurch ebenfalls vermieden. Als Nebeneffekt sollte durch das digitale Prozessmanagement der unnötige Papierverbrauch verringert werden.

Ein guter Start ist wichtig

Eine moderne Software zum Managen von Workflow-Prozessen im Büro lässt sich effektiv und schnell in den Betriebsablauf implementieren. Die Software ist im Optimalfall einfach und klar zu bedienen und ermöglicht dem Nutzer eine schnelle Einarbeitung in die Softwareprozesse. Schließlich soll ein Workflowmanagement-Tool den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und die Aufgabenlösung effizienter gestalten. Eine lange Einarbeitungszeit oder die Überforderung des Users durch eine komplizierte Bedienung wird eher das Gegenteil bewirken und keinen Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Software motivieren. Achten Sie hier bei der Wahl des geeigneten Tools also auf die Bedienbarkeit.

Das Dokumentenmanagementsystem DokuBit bietet eine Vielzahl von Funktionen zum Workflowmanagement und ermöglicht eine unkomplizierte Automatisierung von Arbeitsprozessen.

  Effizienz und Produktivität sind im Arbeitsalltag von enormer Bedeutung. Schlecht optimierte Arbeitsprozesse sind letztendlich ein Wettbewerbsnachteil. Verschwendete Arbeitszeit ist nichts Anderes als verschwendetes Geld, welches ein hier besser aufgestellter Konkurrent zur Stärkung der eigenen Position verwenden kann. Workflowmanagement ist allerdings nicht trivial und oftmals ist es… weiterlesen