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Was ist Revisionssicherheit?

 

Die elektronische Datenspeicherung verdrängt Papier und Co. immer mehr. Digitale Archive sind platzsparender, sicherer und deutlich bedienungsfreundlicher. Der Erfolg der Digitalisierung beruht aber letztlich auch auf der Wandelbarkeit des digitalen Mediums. Digitale Datenträger können, im Gegensatz zum Papier, immer wieder neu beschrieben werden. Altes kann gelöscht werden, Neues erschaffen oder Bestehendes ohne Probleme verändert werden. Fehler können so auch nachträglich noch korrigiert werden. Publizierte Texte können selbst nach Veröffentlichung an neue Gegebenheiten angepasst werden und bleiben dauerhaft aktuell.

Wichtiges schützen

Allerdings ist gerade diese Flexibilität eine Herausforderung für die Archivierung von digitalen Dokumente: Wie stelle ich sicher, dass gerade die Dokumente, welche auf keinen Fall verändert werden dürfen, auch nicht verändert werden? Verträge, Rechnungen, steuerrelevante Unterlagen, geschäftliche Korrespondenz usw. müssen schließlich dauerhaft denselben Inhalt aufweisen wie am Tag der Entstehung. Die Bewahrung des Originalzustandes ist für die rechtliche Integrität von Dokumenten entscheidend. Um hier die vollständige Bewahrung zu gewährleisten, kommt die digitale Revisionssicherheit ins Spiel.

Die Revisionssicherheit wird durch eine Reihe von Vorschriften und Standards definiert. Diese werden im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) definiert.

Anforderungen an die Revisionssicherheit

Damit ein Archiv als Revisionssicher gilt müssen somit folgende zehn Grundsätze gegeben sein:

Ordnungsmäßigkeit
Alle Dokumente im Archiv müssen nach den geregelten rechtlichen und organisatorischen Anforderungen aufbewahrt werden.

Vollständigkeit
Weder dürfen Dokumente verloren gehen noch unvollständig archiviert werden.

Unveränderbarkeit
Vollständige Übereinstimmung mit dem Original muss gegeben sein. Die Erhaltung des Originals muss sichergestellt werden.

Zeitnahe Verarbeitung
Dokumente sollten so früh wie organisatorisch möglich archiviert werden.

Zugriffskontrolle
Ein System zur Zugriffsbeschränkung und Zugriffsvergabe muss vorhanden sein.

Sicherung gegen Verlust
Das Dokument muss im Archiv leicht auffindbar und abrufbar sein, z.B. durch eine Suchfunktion

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrung bis zum Ende der gesetzlichen Fristen muss sichergestellt werden.

Nachvollziehbarkeit
Jede Aktion im Archiv muss vollständig protokolliert werden.

Prüfbarkeit
Die Funktionalität des Archivs muss durch Sachverständige prüfbar sein.

Migrationsfähigkeit
Das Archiv muss zur verlustfreien Datenmigration fähig sein.

In der Regel wird spezialisierte Software zur rechtlich ordnungsmäßigen, revisionssicheren Archivierung benötigt. Vor dem Erwerb einer solchen Archivsoftware sollten Sie also sicherstellen, dass diese Merkmale vom Archivsystem erfüllt werden.

Digitale Vorteile nutzen

Die Nutzung eines revisionssicheren Archivs ermöglicht die rechtlich abgesicherte Speicherung von Daten. Ein großer Vorteil des revisionssicheren digitalen Archivs ist, dass die Papier-Originale, mit Ausnahme von Bilanzen und der GuV, nach der Digitalisierung vernichtet werden können. Ein Dokument im revisionssicheren Archiv wird vom Gesetzgeber als gleichwertig zum Original angesehen.

Wenn Sie mehr über die revisionssichere Archivierung erfahren wollen, sprechen Sie uns an! Unser DMS DokuBit entspricht allen Grundsätzen des revisionssicheren Archivs.

 

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