Rechtliche Grundlagen von Dokumentenmanagementsystemen

Für die Archivierung von papierbasierenden Dokumenten gibt es je nach Dokumentenart eine ganze Reihe von rechtlichen Anforderungen. Dies gilt in gleicher Form auch für digitale Dokumente, für die dieselben gesetzlichen Vorschriften greifen. Dies sind Vorschriften für das Führen von Büchern und Aufzeichnungen im Handelsgesetzbuch (§§ 238-241, 257-261 HGB) sowie in der Abgabenverordnung (§§ 140-148 AO).

Dokumentenmanagementsysteme müssen in ihrer Funktion diese gesetzlichen Grundlagen erfüllen, um für die ordnungsgemäße digitale Archivierung von steuerrelevanten Daten verwendbar zu sein. Ist dies der Fall, können Dokumentenmanagementsysteme gerade die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen (GoBD, GDPdU) erleichtern und deren Einhaltung überwachen. 

Revisionssicherheit

Zu den wichtigsten Grundlagen der ordnungsgemäßen digitalen Datenspeicherung zählt die Revisionssicherheit, wodurch die absolute Unveränderbarkeit einer Version eines Dokuments sichergestellt wird. Jegliche Veränderungen im Archivsystem, die vom Anwender vorgenommen werden, muss das System protokollieren. Auch muss hier die Möglichkeit bestehen, vorherige Dokumentenversionen bis zurück zur Ursprungsversion zurückverfolgen zu können. Durch den obligatorischen Erhalt des Originals können digitale Daten effektiv gegen Manipulation geschützt werden.

Elektronisch Dokumente müssen immer in ihren jeweiligen Originalformaten gespeichert werden. Bei der Digitalisierung physischer Dokumente muss auch die bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet sein, z.B. durch bildliche Speicherung der im TIFF-, JPEG-, oder PDF-Format. Gespeicherte steuerrelevante Dokumente dürfen nach der endgültigen Archivierung nicht mehr verändert werden können. 

Fristen zur Archivierung und Dokumentensuche

Die Archivierung von Dokumenten sollte so früh wie möglich erfolgen, um schon früh Manipulationen zu vermeiden. Die Archivierung muss verlustfrei sein und nach der Archivierung sollte die Lesbarkeit der digitalen Daten sofort gegeben sein. Wichtig ist auch, dass die maschinelle Lesbarkeit der digitalen Archivdaten gewährleistet ist.

Auch an die digitale Archivsuche werden Anforderungen gestellt. Dokumente müssen generell zeitnah wiedergefunden und reproduziert werden können, wobei „zeitnah“ sich hier am aktuellen Stand der Informationstechnologie sowie am Dokumententyp orientiert.

Die üblichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente betragen je nach Dokumententyp 6 bzw. 10 Jahre. Werden die üblichen Bestimmungen eingehalten, können die papierbasierten Originaldokumente, mit wenigen Ausnahmen wie Bilanzen und der GuV, nach der Digitalisierung vernichtet werden. Gute Systeme sollten hier sicherstellen, dass Dokumente vor Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

Datenschutz nicht vergessen!

Es muss eine individuelle Zugangskontrolle gegeben sein. In der Regel werden mit Dokumentenmanagement – und Archivierungssystemen vertrauliche Daten verwahrt. Die verwendete DMS-Software muss also in der Lage sein datenschutzkonform auf Dateibasis nur berechtigten Nutzern Zugang zu gewähren. Wichtig ist, dass selbst Metadaten unter Datenschutzrichtlinien fallen können und vor Fremdzugriff geschützt werden müssen. Das Berechtigungsmanagement der verwendeten Software sollte allgemein das Lesen, Bearbeiten, Zufügen oder Löschen von digitalen Daten verwalten können.

Die DMS Software DokuBit von arcusoft erfüllt alle erforderlichen rechtlichen Grundlagen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten genauso wie alle Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchhaltung.

Die Software wurde durch unabhängige Wirtschaftsprüfer nach den Anforderungen der wichtigen Industriestandards (GoB/GoBS/GoBD, IDW S 880, IDW RS FAIT 3) geprüft.

 

Der Dokumentenlebenszyklus umfasst die Phasen eines Dokumentes, die es von der Generierung bis zur Archivierung bzw. Löschung durchläuft. Die organisatorischen Notwendigkeiten für ein effektives Datenmanagement ändern sich in jeder Lebenszyklus-Phase eines Dokumentes. Bei der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems muss es für jede Phase eine Unterstützung geben. Generell gibt es sechs… weiterlesen