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Produktiv durch Workflowmanagement

 

Effizienz und Produktivität sind im Arbeitsalltag von enormer Bedeutung. Schlecht optimierte Arbeitsprozesse sind letztendlich ein Wettbewerbsnachteil. Verschwendete Arbeitszeit ist nichts Anderes als verschwendetes Geld, welches ein hier besser aufgestellter Konkurrent zur Stärkung der eigenen Position verwenden kann. Workflowmanagement ist allerdings nicht trivial und oftmals ist es gar nicht so einfach zu erkennen, wo es im Prozess stockt und wo die Probleme liegen. Um bei der Entwicklung und Umsetzung der Optimierung dieser Abläufe zu helfen, kommt das Workflowmanagement ins Spiel.

Was ist Workflow?

Zusammenfassend werden die Prozesse und Arbeitsabläufe, die organisatorischer Teil einer Geschäftsaktivität sind, als Workflow bezeichnet. Ein Workflow besteht in der Regel aus verschiedenen Einzelschritten, in dem mehrere Personen involviert sind. Workflowmanagement beschreibt die Organisation und Optimierung von Geschäftsprozessen, sowie die Automatisierung der Steuerung und des Flusses von Geschäftsvorgängen.

Am vereinfacht dargestellten Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung (häufig Invoicing genannt) kann man Workflow leicht verstehen. Nach dem Rechnungseingang wird die Rechnung dem verantwortlichen Mitarbeiter zu Prüfung vorgelegt. Nach erfolgreicher Prüfung muss der Mitarbeiter diese nun zum nächsten Verantwortlichen in der Buchhaltung weiterleiten. Dieser gibt die Rechnung in das entsprechende Finanzsystem ein. Die Annahme und Verarbeitung der Rechnung in mehreren Schritten und über mehrere Mitarbeiter verteilt, beschreibt man als Workflow.

Was stört den Workflow?

Schon dieser einfache Workflow-Prozess verbirgt mehrere potentielle Stolpersteine, welche den Workflow stören können. So müssen die verantwortlichen Mitarbeiter in jedem Schritt klar definiert sein, sonst kann es hier schnell zu Verzögerungen wegen unklarer Verantwortlichkeiten kommen. Dennoch muss im Einzelfall die Möglichkeit gegeben sein den vorgegebenen Ablauf praxisorientiert zu übersteuern um die notwendige Flexibilität der betrieblichen Abläufe eines mittelständischen Unternehmens zu wahren.

Auch sollten im Falle von Krankheit oder Urlaub für jeden Schritt ein Ersatzverantwortlicher definiert sein, sonst stockt die Bearbeitung bis zur Rückkehr des Mitarbeiters. Zusätzlich müssen gewisse Zeitrahmen vorgegeben werden in denen nicht nur die Bearbeitung erfolgt sein sollte, sondern auch die Weiterleitung der Rechnung hin zum nächsten Bearbeiter. Sind diese Bedingungen nicht gegeben, kann es zu verlorenen Rechnungen oder zur verzögerter Rechnungsbearbeitung kommen, oder freigegebene Rechnungen werden nicht zeitnah weitergeleitet.

Workflowoptimierung

Durch die genaue Definition von Vorgaben für alle Arbeitsprozesse können viele Hindernisse im Arbeits-Workflow vermieden werden. Nun liegt es letztlich noch an den verantwortlichen Mitarbeitern, sich an die entsprechenden Definitionen und Vorgaben zu halten. Denn das menschliche Element ist oftmals am Schwersten zu managen. Hier kann die Unterstützung durch spezielle Software wie DokuBit, welche den Workflow digital steuert, sehr hilfreich sein.

DokuBit ermöglicht effektives Workflow-Management nach vom Nutzer vordefinierten Regeln. Im vorherigen vereinfachten Beispiel würde das Workflow-Management folgendermaßen aussehen: Nach dem Einscannen der Rechnung, bzw. bei elektronischen Rechnungen nach Eingang im elektronischen Postfach wird der Workflow für Eingangsrechnungen automatisch anhand vordefinierter Kriterien gestartet. Der für die Prüfung der Rechnung zuständige Mitarbeiter findet diese automatisch zur Bearbeitung in seinem Postfach vor. Nach Bestätigung der Bearbeitung mit einem Funktions-/Signatur-Stempel wird die Rechnung automatisch an den verantwortlichen Mitarbeiter in der Buchhaltung weitergeleitet. Nach erfolgter Bearbeitung in der Buchhaltung werden die Rechnungsdaten über integrierte Standardschnittstellen in die Finanzbuchungssoftware übertragen. Für jeden Mitarbeiter im Workflow ist ein Vertreter hinterlegt, der im Falle der Nichtanwesenheit des Bearbeiters mit der Aufgabe vertraut wird.

Das automatische Workflow-Management ermöglicht somit einen reibungsloseren Arbeitsprozess. Hierdurch wird der Workflow beschleunigt und Störungen vermieden. Die Flexibilität des Workflow-Systems von DokuBit ermöglicht eine genaue Anpassung der automatisierten Prozesse an die jeweiligen Gegebenheiten und Bedürfnisse des Unternehmens.

Wenn Sie mehr zum Thema Workflow-Management mit DokuBit erfahren möchten klicken Sie hier oder kontaktieren Sie uns.

 

Im Büroalltag ist Zeit bares Geld, denn Arbeitszeit ist in der Regel teuer. So können uneffektive Verwaltungsprozesse durchaus in die Kosten gehen, oft ohne dass man dies überhaupt realisiert. Erst wenn man sich mit dem Thema Workflow-Management beschäftigt, bemerkt man die vielen Einsparmöglichkeiten, welche sich dann zu stattlichen Summen addieren können. Was bedeutet Workflow? Als… weiterlesen