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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen

 

Wie wichtig es ist, geschäftliche Unterlagen lange genug aufzubewahren, merkt man schnell, sobald ein Dokument Jahre nach dessen Ablage wieder benötigt wird und es nicht mehr auffindbar ist. Beispielsweise weil das Papier falsch abgelegt wurde, die Fileserverstruktur reorganisiert wurde, das E-Mail-System gewechselt oder neu aufgesetzt wurde oder falsche Software verwendet wurde.

Es gibt eindeutige gesetzliche Vorschriften, nach denen geschäftliche oder steuerlich relevante Unterlagen über einen festgelegten Mindestzeitraum sicher aufbahrt werden müssen. Dies gilt für digitale Dokumente genauso wie für Papierdokumente.

Für die meisten Geschäftsunterlegen besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren. Definiert werden diese gesetzlichen Vorschriften in verschiedenen Gesetzestexten wie z.B. § 14b Abs. 1 UStG. In der Abgabenordnung (AO) werden im Paragraph § 147 die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ festgelegt, im Handelsgesetzbuch (HGB) enthält der Paragraph § 257 Anweisungen zur „Aufbewahrung von Unterlagen“ und „Aufbewahrungsfristen“. Weitere Regelungen enthalten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Folgende Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen für steuerlich relevante Unterlagen:

6 Jahre Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen
10
Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Rechnungen und Buchungsbelege

Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt in dem das Dokument bzw. der Beleg erstellt oder empfangen wurde.

Das bedeutet in der Praxis: Wenn Sie ein Dokument z.B. im Jahre 2010 erstellt oder empfangen haben, beginnt im Jahr 2011 die Aufbewahrungsfrist, welche dann im Jahr 2017 (nach 6 Jahren) oder 2021 (nach 10 Jahren) abläuft. Beachten Sie hierbei, dass sich die Fristen am Abschluss der Bearbeitung orientieren. Jede Änderung an einem Dokument verlängert den Fristbeginn entsprechend.

Die GoBD regelt auch die Aufbewahrungsfristen bezüglich geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz. Enthalten E-Mails im Text selbst geschäftliche Daten, müssen diese entsprechend der oben genannten Fristen digital archiviert werden. Dient die E-Mail dagegen nur als Transportmittel, z.B. für eine angehängte Rechnung, muss die E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden, sondern nur der relevante Anhang.

Die genannten Fristen können sich unter außergewöhnlichen Umständen aber auch verlängern. Dies kann der Fall sein, wenn eine Steuerfestsetzung nur vorläufig ist, eine Außenprüfung bereits begonnen hat oder steuerstrafrechtlich ermittelt wird.

 

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