Festplatte statt Papier: Die Vor- und Nachteile der elektronischen Archivierung

Die Digitalisierung schreitet stetig voran. Die Aussicht auf sinkende Betriebskosten und steigende Produktivität durch die Digitalisierung betrieblicher Vorgänge sind für Unternehmen ein starker Anreiz zur Umstellung. Langfristig gilt in vielen Business-Bereichen „adapt or perish“, man passt sich der neuen Technik an oder verschwindet.

Die Frage nach dem „Warum“ stellt sich natürlich trotzdem. Die Archivierung von Papierdokumenten hat schließlich seit Hunderten von Jahren problemlos funktioniert. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Infos zu den Vor- und Nachteilen der digitalen Archivierung kurz zusammengefasst.

Ablage und Wiederauffindbarkeit

Das Ablegen von Dokumenten braucht im digitalen wie physikalischen Raum ein striktes System. Denn letztendlich ist das Wichtigste nach der Ablage das schnelle Wiederauffinden der Dokumente. Inwiefern dies im digitalen oder im papierbasierten Betrieb einfacher ist, hängt von der Effizienz der verwendeten Systeme ab.

Der Vorgang der Ablage selbst ist im digitalen Raum deutlich schneller. Denn auf ein ganzes Jahr gerechnet, sind selbst solch profane Vorgänge wie Lochen, Einordnen und  Abheften von Dokumenten in Dokumentenordner ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand.

Unter der Annahme dass das digitale und papierene Ablagesystem kompetent geführt wird, gewinnt das Rennen um die Produktivität letztlich wohl doch wieder die digitale Welt. Einer der größten und entscheidenden Vorteile gegenüber der Papierablage ist das Vorhandensein einer Suchfunktion. Die Möglichkeit den gesamten Datenbestand in Sekundenschnelle nach Suchbegriffen zu durchforsten, erleichtert die Archivsuche signifikant und verringert den Zeitaufwand um ein Vielfaches.

Technische Hilfsmittel

Trotz aller Vorteile gibt es im digitalen Bereich eine starke strukturelle Abhängigkeit. So werden Server, Leitungen, Strom und umfangreiche Software zur Verwendung digitaler Daten benötigt.

Zum Erschaffen von papierbasierten Daten braucht man nur einen Stift und Papier. Die digitale Welt ruht letztlich auf den Schultern vieler zivilisatorischer Errungenschaften.

Vervielfältigung

Das Kopieren und Vervielfältigen von Daten im digitalen Medium ist natürlich ein Vielfaches einfacher als bei papierbasierten Daten. Mit ein paar Klicks können ganze Datenbestände gesichert und übertragen werden und bleiben so theoretisch auf unbegrenzte Dauer erhalten.

Vervielfältigung führt leicht zu Datenverlust. Jede Kopie eines Dokuments ist von schlechterer Qualität als die vorherige Version. Bei der ersten Kopie ist dies oft kaum bemerkbar, aber mit jeder Kopie akkumulieren sich die Fehler, welche letztlich zu einem Verlust von Informationen führen. In mittelalterlichen Texten finden sich in handschriftlichen Kopien häufig Abweichungen vom Originaltext. Der menschliche Fehler ist eben ein Faktor im Datenverschleiß. Das fehlerfreie Kopieren von Daten ist ein entscheidender Vorteil der digitalen Archivierung.

Platzbedarf

Der Unterschied im Platzbedarf ist ebenfalls ein Faktor in der Usability, denn der benötigte Raum zur Archivierung von Unterlagen im Papierformat ist durchaus signifikant. Die Daten, die ganze Räume mit Aktenschränken füllen, können im digitalen Format auf einem einzelnen USB-Stick untergebracht werden.

Kosten

Auf den ersten Blick erscheinen die Kosten für die elektronische Archivierung relativ hoch. Hardware und Software gehen mit gewissen Anschaffungskosten einher. Letztlich ist die digitale Revolution aber auch erfolgreich, weil Sie auf lange Sicht zu großen Einsparungen führt. Digitale Archive sind deutlich weniger arbeitsintensiv als Papierbasierte. Suchen, ändern, ablegen - alle Routineaufgaben sind digital schneller und effektiver durchzuführen. Verbesserungen im Workflow verbessern letztendlich die Produktivität und senken damit die Operationskosten. Der Einstieg in die digitale Archivierung amortisiert sich somit meist schnell.

Datensicherheit

Daten- oder Informationssicherheit beschreibt den Schutz von Daten vor menschlichem Einfluss. Neben dem Schutz vor unautorisierter Einblicknahme in vertrauliche Daten zählt hier auch der Schutz vor unautorisierter Datenänderung dazu.

Im IT Bereich sind mittlerweile ganze Infrastrukturen entstanden, um digitale Daten zu schützen. Da praktisch jedes Gerät mittlerweile internetfähig ist, sind hier entsprechende Barrieren in Form von Passwörtern und anderem Zugriffsschutz gegen unbefugte Zugriffe nötig. Werden Programme und Betriebssysteme „up-to-date“ gehalten und für sensible Daten Verschlüsselungsprotokolle verwendet, sind digitale Datenarchive äußerst sicher. Und kommt es dann doch zu einen Sicherheitsverstoßes, bleibt dieser dank automatischer Zugriffsprotokolle nicht unbemerkt.

Zwar ist der Aufwand um papierbasierte Daten zu sichern augenscheinlich geringer, aber die Sicherung von wichtigen Daten mit Safe und Sicherheitsschränken kann durchaus auch mühselig sein.

Langzeitarchivierung

Digitale Speichermedien sind meist kurzlebig: Für DVDs wird die Haltbarkeit auf 20-100 Jahre geschätzt. Ist man optimistisch sind diese also relativ langlebig im Vergleich mit Festplatten (10 Jahre) oder USB-Sticks (30 Jahre).

Jedoch stellt sich bei den langlebigen DVDs das Problem der Lesbarkeit: Wird man im Jahr 2116 noch eine DVD-Player finden? Speichermedien wie Festplatten sind zusätzlich relativ empfindlich und können weder Erschütterungen noch Feuchtigkeit abhaben. Als Folge hiervon muss zum Datenerhalt nach einer gewissen Zeitspanne das Speichermedium erneuert werden und die Daten grundsätzlich mehrfach gesichert werden.

Der Verschleiß oder die „Zersetzung“ von Daten ist ebenfalls ein Problem der Langzeitlagerung. Papier ist als Datenträger bei guter Pflege ausdauernd, aber für die langfristige Archivierung von Daten von zweifelhafter Beständigkeit. Schimmel, Schädlinge oder verblassende Schrift können leicht zu Datenverlust führen.

Die Gefahr von Datenverschleiß ist im digitalen Bereich dagegen kaum vorhanden. Die größte Gefahrenquelle für diese Form des Informationsverlustes ist die Komprimierung von Daten sowie die Umwandlung zwischen Formaten. Nicht-verlustfreie Komprimierungsalgorithmen, wie die Bildspeicherung im JPEG-Format, verringern die Datengröße, behalten aber nicht alle Informationen bei. Die Umwandlung von Daten zwischen verschiedenen verlustbehafteten Kompressionsformaten führt über längere Zeit zu deutlichen Datenverlusten. Bei sachgerechter Nutzung sind die Speicherung und das Kopieren von Daten aber vollkommen verlustfrei.

Revisionssicherheit / Datenintegrität

Auch die Revisionssicherheit von Daten ist hier ein wichtiger Punkt. Prinzipiell können digitale Daten leicht verändert und manipuliert werden. Hier müssen, um eine Revisionssicherheit zu gewährleisten, entsprechende Sicherungsmechanismen verwendet werden. Ein Datenbackup mit begrenztem Zugang kann als grundsätzliche Sicherung gegen Datenmanipulation angesehen werden. Entsprechende Datenverwaltungssoftware, welche eine automatische Revisionssicherheit leistet, kann einen starken Revisionschutz bieten.

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