Die fünf wichtigsten gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung (e-Rechnung)

Rechnungen werden im digitalen Zeitalter immer häufiger elektronisch erstellt und verschickt. Das Verfahren bedeutet weniger Versandaufwand, spart Porto und Papier und Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten. Allerdings müssen auch hierbei selbstverständlich rechtliche Anforderungen erfüllt werden. 

  1. Alle Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss, müssen auch auf einer e-Rechnung ausgewiesen sein. (UStG §14 Abs. 4). Diese Pflichtangaben sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Zu den Angaben gehören unter anderem Name und Anschrift des Auftragnehmers und des Leistungsempfängers, Datum, Umfang oder Menge und Art der Leistungen, bzw. gelieferten Waren.

 

  1. Der Empfänger muss einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten. (UStG §14 Abs. 1). Wie die Zustimmung konkret aussehen muss, ist nicht geregelt. Es reicht, wenn zwischen den beiden Parteien Einvernehmen besteht. So genügt es tatsächlich, wenn die Beteiligten das Verfahren stillschweigend praktizieren und kein Widerspruch erfolgt. Auch mit dem Treffen von entsprechenden Rahmenvereinbarungen (zum Beispiel AGB) kann eine Zustimmung erfolgen.

 

  1. Zwei Dinge müssen bei einer e-Rechnung gewährleistet sein: die Echtheit der Herkunft (Authentizität). Und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität). Beides erlangt man durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellt. (UStG §14 Abs. 1). Wie das Kontrollverfahren konkret aussieht, kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Bei der Prüfung der Rechnung kontrolliert der Rechnungsempfänger vor allem, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht. Eine weitere Möglichkeit ist die Anwendung von vorgeschriebenen technischen Verfahren, wie der qualifizierten elektronischen Signatur oder elektronischem Datenaustausch.

 

  1. E-Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Und zwar in dem Format, indem sie eingegangen sind. Eine Rechnung im PDF-Format muss auch als PDF aufbewahrt werden. Außerdem müssen elektronische Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Ist die Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form eingegangen (EDI- Datei), muss das Dokument auch maschinell auswertbar bleiben. Die EDI-Datei darf also nicht in ein PDF umgewandelt und gelöscht werden. Bei einem Web-Download muss der Eingang dokumentiert werden.   

 

  1. Auch e-Rechnungen müssen aus umsatzsteuerlicher Sicht zehn Jahre und unveränderbar aufbewahrt werden. Genauso lange müssen sie auch lesbar sein. (UStG §14b). Unveränderbar ist eine Rechnung, wenn jederzeit auf ihren Originalzustand geschlossen werden kann. Außerdem dürfen Rechnungen während der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nicht gelöscht oder vernichtet werden.
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