Die 7 wichtigsten DMS Merkmale

Dokumentenmanagementsysteme können eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag einzunehmen und viele Arbeitsprozesse zu erleichtern Der Erfolg bei der Arbeit mit einem DMS hängt allerdings von der Funktionalität einer Vielzahl von Merkmalen ab. Diese Funktionen sind entscheidend für die reibungslose Arbeit mit einem DMS und sollten deswegen in jeder DMS-Software vorhanden sein. Die 7 wichtigsten Merkmale haben wir hier kurz für Sie zusammengefasst:

1 - Zentrales DMS-Archiv

Das Kernstück eines jeden DMS muss als vollständiges und dauerhaftes Ablagesystem funktionieren. Die Archivierung und Verarbeitung von allen möglichen Dateitypen und Dateiformaten muss hier möglich sein. Auch müssen alle archivierten Daten ständig für den sofortigen Zugriff bereitliegen. Eine effektive Suchfunktion, welche das schnelle und reibungslose Auffinden und Aufrufen von Dokumenten ermöglicht, ist von entscheidender Bedeutung für die Nutzbarkeit des Archivs. Hier sollte mindestens Volltextsuche, Metasuche und Schlagwortsuche möglich sein. Wenn noch häufig mit Papierdokumenten gearbeitet werden muss, z.B. Papierrechnungen, ist die Unterstützung der reibungslosen Digitalisierung mittels Scanner wichtig. Automatische Datenerfassung und Verschlagwortung erleichtern die Arbeit noch einmal deutlich.

2 - Schnittstellen und Systemeinbindung

Natürlich werden im Firmenalltag neben einem DMS eine Vielzahl unterschiedlicher Programme verwendet. Neben den Standards wie Office und Co. ist in vielen Unternehmen spezielle, branchenspezifische Software von großer Wichtigkeit. Für die effektive Arbeit mit dem DMS-Archiv sollte dieses möglichst gut im System eingebunden werden können. Einfaches Einbringen von Dokumenten in das Archiv, sowie der Export ohne großen Aufwand erleichtern die Arbeit enorm. Weiterhin sollten Schnittstellen vorhanden sein, mit denen häufig verwendete Programme mit dem DMS Daten austauschen können. DMS-Systeme haben heutzutage einen deutlich größeren Funktionsumfang und Aufgabenbereich, die klassische Trennung zwischen DMS, ERP oder ECM Software ist fließend geworden. Deswegen ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen DMS und anderen Softwareprodukten nur umso wichtiger.

3 - Ortsunabhängigkeit

Die Möglichkeit, weltweit auf alle Daten zugreifen zu können ist ein weiterer Vorteil des digitalen DMS-Archivs. Mit der fortschreitenden Globalisierung und Vollvernetzung erwarten wir nicht nur von unseren E-Mails, das sie uns überall zur Verfügung stehen, sondern von allen arbeitsrelevanten Daten. Für viele kleine Firmen ist der weltweite Zugriff auf das Archiv eher eine Komfortfunktion. Aber selbst für relativ lokal agierende Unternehmen bringt der ortsunabhängige Datenzugriff Vorteile. So kann auf ein zentrales Archiv beispielsweise von verschiedenen Firmenfilialen aus zugegriffen werden. Bei wachsender Firmengröße hat diese Funktion umso mehr Bedeutung. Der globale Archivzugriff kann für Unternehmen, welche international agieren oder einen hohen Anteil an Außendienstmitarbeitern haben, sehr wichtig sein.

4 - Revisionssicherheit

Da das zentrale Archiv möglichst lückenlos alle wichtigen Daten aufnehmen soll, müssen bestimmte rechtliche Richtlinien erfüllt sein. So ist es etwa wichtig, bei rechtlich und steuerlich relevanten Daten, ein revisionssicheres Archiv einzusetzen. Sprich, die Daten müssen in originaler Form unveränderlich sein. Kommt es also zur Bearbeitung eines archivierten Dokuments, bleibt die Vorgängerversion unverändert erhalten und es wird eine neue Versionskopie angelegt. Somit werden spätere Manipulationen ausgeschlossen und Änderungen sind immer nachziehbar. Die Revisionssicherheit bietet nicht nur rechtliche Absicherung, sondern auch intern Schutz vor Manipulationen.

5 - Mitarbeiterkooperation

Gute Zusammenarbeit und Teamwork sind für die Produktivität eines Unternehmens entscheidend. DMS-Systeme sind für den reibungslosen Workflow optimiert und fördern somit interne Organisations- und Interaktionsprozesse. Weitere Tool sind direkt auf die Kooperationsförderung ausgelegt. So können z.B. meist Dokumente mit Kommentare und Notizen versehen werden, was einen schnellen Gedankenaustausch ermöglicht. Dokumenten weiterzuleiten und zu teilen funktioniert in der Regel einfach per Knopfklick, ohne den Umweg über E-Mail. Auch ist es möglich, ein Dokument von verschiedenen Mitarbeitern gleichzeitig bearbeiten zu lassen, ohne dass es zu Chaos kommt.

6 - Automatisierung und Workflow

Die Automatisierung von Arbeitsvorgängen wird von vielen Firmen oft noch vernachlässigt. Obwohl gerade hier ist sehr viel Einsparpotential vorhanden ist. Durch Workflowmanagement können viele Standardvorgänge im Büro automatisiert werden oder zumindest mittels Teilautomatisierung erleichtert werden. Die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren kann eine signifikante zeitliche Erleichterung für Mitarbeiter darstellen. Diese können sich dann mehr Ihren Kernkompetenzen zuwenden statt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen. Die Möglichkeit der Automatisierung und Workflowsteuerung gehört somit zu jedem guten DMS.

7 - Zugriffskontrolle und Sicherheit

Die Sicherheit ist einer der wichtigsten DMS Aspekte. Welche Sicherheitstechnologien exakt zum Einsatz kommen hängt von den einzelnen DMS-Herstellern ab. Generell bezieht sich die Zugriffskontrolle auf zwei Aspekte: Die Verhinderung externen Datenzugriffs und die interne Freigabe und Sperrung des Datenzugriffs. Externe Zugriffsversuche sind meistens schädlicher Natur mit dem Ziel der Zerstörung, Manipulation oder dem Diebstahl von Daten. Klassische „Hackerangriffe“ über das Netz fallen darunter, aber auch der Schutz gegen Datenauslesung durch Trojaner. Der Schutz gegen diese Gefahren ist nicht zwingend DMS-spezifisch, sondern Aspekt einer generellen IT-Sicherheit. Der wirksamste Schutz, den DMS neben der Zugriffsverhinderung bieten können ist die Nutzung von Verschlüsselungstechnologien zur Archivsicherung. Archivdaten sollten niemals unverschlüsselt aufbewahrt werden, sonst sind können Ernstfall all Ihre Informationen in fremde Hände gelangen. Zum Schutz nach Innen sollte Ihr DMS über eine nutzerbasierte Zugriffskontrolle verfügen. Hier kann jedem DMS-Nutzer individuell schreib- und leserechte verliehen werden. Die Zugriffskontrolle ist fundamental bei der Arbeit mit dem DMS und muss somit in jedem kommerziellen DMS-Produkt integriert sein.