Der Dokumenten-Lebenszyklus (Document lifecycle)

Der Dokumentenlebenszyklus umfasst die Phasen eines Dokumentes, die es von der Generierung bis zur Archivierung bzw. Löschung durchläuft. Die organisatorischen Notwendigkeiten für ein effektives Datenmanagement ändern sich in jeder Lebenszyklus-Phase eines Dokumentes. Bei der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems muss es für jede Phase eine Unterstützung geben.

Generell gibt es sechs Phasen, den jedes Dokument während seines Lebens durchläuft: Der Zyklus beginnt mit der Erstellung des Dokumentes. Darauf folgt die Dann folgt die Bearbeitungsphase und die Verbreitungsphase. Der nächste Schritt ist die Phase der Verwendung, auf die dann die Archivierung folgt. Der Dokumentenlebenszyklus schließt sich mit der Vernichtung.

Phasen des Dokumenten-Lebenszyklus

1. Generierung

Die Erschaffung eines digitalen Dokumentes ist in der Regel ein manueller Vorgang durch den Benutzer. Je nach Dokumententyp ist hier eine entsprechende Software notwendig (Word, Excel, Photoshop, etc.). In dieser Phase gibt es nur einen User und die Wichtigkeit und Lebensdauer des Dokumentes sind noch nicht festgelegt. Auch sind die Möglichkeiten einer Automatisierung hier am geringsten.

2. Bearbeitung

Nach dem ursprünglichen Erstellen eines Dokumentes kommt es in der Regel zu einem Bearbeitungsprozess, an dem mehrere User beteiligt sind. Da es zu Änderungen am Dokument durch verschiedene Nutzer kommen kann, ist dieser Dokumenten-Lebensschritt schon deutlich komplexer. Eine Möglichkeit zum effektiven Austausch von Dokumenten muss vorhanden sein sowie ein sicheres Revisionssystem, das eine Versionskontrolle sowie das Zusammenführen von Datenänderungen ermöglicht. Effiziente Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern kann durch automatisierte Softwarelösungen deutlich verbessert werden.

3. Verbreitung

Der Abschluss des „Reifeprozess“ des Dokumentes erfolgt mit der Verbreitung. Der Grad der Verbreitung kann hier variieren zwischen der Ablage im Intranet mit Teamzugang bis hin zum weltweiten Zugriff. Entscheidend ist hier die Tatsache, dass die Bearbeitung abgeschlossen und das Dokument freigegeben ist. Hier wird Software zur Verbreitung des Dokumentes bzw. zum Remote-Access benötigt. Eine Zugriffskontrolle aufgrund von individueller Benutzerfreigabe kann ebenso notwendig sein. Automatisierung kann hier z.B. bei der automatischen Vergabe von Zugriffsrechten helfen.

4. Verwendung

In der Verwendungsphase eines Dokumentes werden die beinhalteten Informationen konstant oder wiederholt genutzt. Ein einfacher und permanenter Zugriff ist in dieser Phase von höchster Bedeutung. Auch in dieser Phase kann es zu Änderungen oder Nachträgen kommen. Dann tritt das Dokument wieder in die Bearbeitungs- und Verbreitungsphase ein. Der Revisionssicherheit kommt in diesem Fall eine noch größere Bedeutung zu. Änderungen an Dokumenten im Verwendungszyklus müssen lückenlos dokumentiert werden und allgemein nachvollziehbar sein, um Manipulationen zu vermeiden. Auch ist hier ein System von Vorteil, dass jene Dokumente vor Änderung schützt, welche im momentanen Zustand verbleiben sollten oder aufgrund rechtlicher Vorgaben konstant bleiben müssen.

5. Archivierung

Die Endstation der meisten Dokumente ist das Archiv. Mit fortschreitender Zeit nimmt der Nutzen von Informationen in der Regel ab. Nachdem die Nützlichkeit weit genug gefallen ist, lautet der nächste Schritt die Archivierung. Dieser Schritt ist von großer Wichtigkeit, um einen gesunden Datenbestand zu erhalten. Bläht sich der Bestand der aktiven Dokumente durch vernachlässigte Archivierung zu stark auf, kann sich dies nachteilig auswirken. Das Suchen und Finden wird bei wachsender Datenmenge schwerer und weniger effektiv.

Wann ein Dokument für die Archivierung bereit ist, hängt von der Bedeutung ab. Wichtige Dokumente mit rechtlicher Relevanz können Jahrzehnte oder sogar unbegrenzt von hoher Bedeutung sein. Der Großteil der erzeugten Daten verliert allerding oft innerhalb weniger Monate stark an Bedeutung. Mechanismen zur Suche im Archivsystem sind trotzdem von Bedeutung, da selbst scheinbar nicht mehr relevanten Daten manchmal wieder an Wichtigkeit gewinnen können und einfach verfügbar sein sollten.

6. Entsorgung

Als sechsten Punkt könnte man die letzte Station eines Dokumentes ansehen: die Entsorgung. Im Zeitalter der digitalen Datenspeicherung benötigt man für sein Archiv zum Glück keine Räume gefüllt mit Aktenordnern mehr. Die Daten von Jahrzehnten kommen heute auf einer Handvoll Datenträger unter. Eine rigorose Entsorgung ist damit nicht mehr so wichtig wie früher und Daten können deutlich länger im Archiv verbleiben. Trotzdem kann es aufgrund des Pflegeaufwandes von Datenträgern manchmal sinnvoll sein, Daten zu entsorgen, von denen sichergestellt ist, dass Sie keinen Nutzen mehr haben. Diese Festlegung muss individuell bei allen Datenbeständen getroffen werden und ist nicht unbedingt generell sinnvoll.

Effektives Datenmanagement

Das effektive Managen von Dokumenten ist von großer Wichtigkeit zum effizienten Führen von Datenbeständen. Strikte Regeln für den Umgang mit Daten in jeder Phase des Lebenszyklus sowie für den Übergang in eine andere Phase erleichtern das Datenmanagement deutlich. Mit steigender Datenmenge wird das manuelle Verwalten eines Datensystems sehr zeitaufwändig, weswegen hier letztlich spezifische Lösungen zum Dokumentenmanagement angebracht sind.

Für die Archivierung von papierbasierenden Dokumenten gibt es je nach Dokumentenart eine ganze Reihe von rechtlichen Anforderungen. Dies gilt in gleicher Form auch für digitale Dokumente, für die dieselben gesetzlichen Vorschriften greifen. Dies sind Vorschriften für das Führen von Büchern und Aufzeichnungen im Handelsgesetzbuch (§§ 238-241, 257-261 HGB) sowie in der Abgabenverordnung (§§ 140-… weiterlesen