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Lasst die Bäume leben! – Das papierlose Büro

Die Idee, Papier aus dem Büroalltag zu verbannen, gibt es schon seit Beginn der digitalen Revolution in den 80er Jahren. Seitdem wird in regelmäßigen Abständen verkündet, die papierlose Revolution steht endlich bevor. In der Realität enttäuschen die Zahlen zur Papiernutzung aber leider. Im Gegensatz zu den Erwartungen hat sich die Papierproduktion in Deutschland seit den 90ern mehr als verdoppelt. Trotz E-Mail und Tablet scheint Papier in praktisch jedem Büro allgegenwärtig zu sein. Neben den papierlosen Möglichkeiten des Informationszeitalters wie
E-Mails und Internet ist eben auch die Produktion von Papierdokumenten durch Tinten- und Laserdrucker einfacher und schneller geworden. So hat sich auch der Verbrauch von Papier in Deutschland seit den 80ern fast verdoppelt. Zwar ist der Papierverbrauch mittlerweile fast konstant, allerdings auf sehr hohem Niveau. Heutzutage verbraucht Deutschland so viel Papier wie ganz Südamerika und Afrika zusammen!

Nur ein digitaler Traum?

Heißt das nun letztlich wir müssen uns von der papierfreien Zukunft verabschieden?
Bleibt das papierlose Büro immer ein digitaler Traum,unrealisierbar?
Das vollständige Verschwinden von Papier aus dem Alltag wird noch lange auf sich warten lassen. Hierzu ist Papier in manchen Situationen einfach zu praktisch und dem digitalen Medium überlegen. Zusätzlich müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben sein, um in Bereichen wie Rechnungswesen und Vertragsmanagement vollständig auf Papier zu verzichten.

Allerdings wird Papier meist gerade dort noch am meisten eingesetzt wo dies eigentlich unnötig wäre. E-Mails werden ausgedruckt, Berichte abgeheftet, Geschäftsdaten in Aktenschränken archiviert. Gerade dort kann am einfachsten angesetzt werden und der Papierkonsum deutlich reduziert werden. Letztendlich ist das Problem des Papierlosen Büros auch ein Problem der Definition. Denn das fast-papierlose Büro ist heute durch neue Software- und Hardwarelösungen leichter als je zuvor realisierbar.

Was können digitale Lösungen?

Moderne Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen  den Einstieg in die papierarme Zukunft deutlich. Gute Dokumentenmanagementsysteme bieten umfangreiche digitale Lösungen für zahlreiche zeitintensive und oftmals papierbasierte Vorgänge wie das Erstellen, Teilen, Editieren, Archivieren und Suchen von Dokumenten,  das Rechnungsmanagement oder die Kommunikation. Da alle Komponenten dieses Systems nahtlos ineinander greifen, fallen papierbasierte Dokumente als Zwischenschritt vollständig weg.

Wichtig ist letztlich auch eine Akzeptanz der Nutzer für die digitalen Bürolösungen. Dies erfordert Softwarelösungen die benutzerfreundlich und weniger arbeitsaufwändig als traditionelle Lösungen sind. Ist dies gegeben kann die Verringerung der Papiernutzung durchaus zu signifikanten finanziellen Einsparungen führen. Die Einsparung von Druckkosten ist hier ein nicht zu unterschätzender Bestandteil, aber die Nutzung von digitalen Softwarelösungen führt zu einer
Verbesserung des Workflows und damit zu einer höheren Produktivität im Büro.

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