Automatische Indexierung

 

Das wichtigste Werkzeug, um im digitalen Archiv den Überblick zu behalten ist die Suchfunktion. Mit einer mächtigen Volltextsuche ist es oft möglich, exakte Suchergebnisse zu bekommen, solange man weiß, wonach man suchen muss. Falls man seine Suche nicht exakt definieren kann oder man nach ganzen Kategorien sucht, wird es schon schwerer. Ein wichtiges Werkzeug der Archivsuche und der Archivierung allgemein kann hier helfen - die Indexierung (oder Verschlagwortung).

Bei der Indexierung werden Dokumente mit verschiedenen Schlagwörtern versehen, die den Inhalt des Dokumentes näher beschreiben. Hier können z.B. Schlüsselwörter wie Belegart: „Rechnung“, Belegdatum „16.04.2018“ oder Lieferant: „Mustermann GmbH“ vergeben werden, um das Dokument präzise und strukturiert zu kategorisieren und nach gewünschten Gesichtspunkten in das Archiv einzuordnen.

Die Vergabe von Schlagwörtern kann manuell durchgeführt werden. Dabei werden bei der Ablage des Dokumentes in das elektronische Archiv Schlagwörter vergeben. Die Auswahl der Schlagwörter kann hier vollkommen frei sein oder im Rahmen einer begrenzten, vordefinierten Wortauswahl bestehen. Unabhängig davon ist die Qualität und Präzision der gewählten Schlagwörter das entscheidende Merkmal um eine effektive Archivsuche zu gewährleisten.

Die automatische Indexierung hingegen ermöglicht die Vergabe von Schlagwörtern vollautomatisch, ohne menschlichen Zusatzaufwand. Die Indexierung kann hier anhand verschiedener Kriterien erfolgen: So können z.B. Briefköpfe ausgelesen werden (siehe DokuBit DMS Posterkennung) und nach den Absenderdaten Schlagworte vergeben werden. Anhand ermittelter Kunden oder Lieferanten oder Bestell-/ Auftragsnummer können automatisch weitere Schlagwörter zu bestehenden Arbeitsprozessen oder Kundenkonten aus Drittsystemen (ERP oder FIBU) zugewiesen werden.

Meist werden neben Archivsystemen weitere Softwaresysteme zentral zur Datenverarbeitung verwendet, z.B. Finanzbuchhaltungs- oder Ressourcenmanagementsoftware. Daten müssen hier regelmäßig zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden. Die problemlose Kommunikation zwischen digitalen Archiv und Drittsoftware ist für einen guten Workflow letztlich entscheidend.

DokuBit ermöglicht mit seinen Softwareschnittstellen einen reibungslosen Austausch von Daten. Für die automatische Indexierung ist DokuBit in der Lage Daten aus Drittsystemen zu nutzen. So können Schlagworte, die in DokuBit nicht erfasst werden, trotzdem aus anderen EDV-Systemen übernommen werden. Die intelligente Indexierung sucht zur Verschlagwortung zusätzlich mittels weiterführenden Informationen in Drittsystemen. So können z.B. Bestellnummern verwendet werden, um im ERP-System nach damit verbundenen Schlagwörtern zu suchen, welche dann in DokuBit verwendet werden. Dieses System macht die Vergabe von Schlagwörtern sehr konsistent und ermöglicht, ein präzises Indexieren ohne menschlichen Eingriff. Eventuelle manuelle Verschlagwortung und Korrekturen zu Beginn der Verarbeitung im Drittsystem werden in DokuBit übernommen, wodurch doppelter Arbeitsaufwand vermieden wird.

Die automatische Indexierung ist ein mächtiges Werkzeug, welches den Prozess der Archivierung deutlich erleichtern kann. Die Anbindung der Indexierung an Drittsysteme hilft dem Workflow und ermöglicht eine konsistente Archivierung.

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