Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

 

Die Digitalisierung hat auch vor dem Banking nicht Halt gemacht. Online-Banking und papierlose Dokumente gehören schon lange zu unserem Alltag und machen uns das Leben einfacher. Auch der elektronische Kontoauszug hat im Zuge des Online-Bankings schon vor langer Zeit Einzug in Unternehmen und Privathaushalte gefunden. Schließlich hat der elektronische Kontoauszug gegenüber Papierauszügen jede Menge Vorteile zu bieten: Er ist schnell verfüg- und abrufbar und muss nicht erst umständlich in einer Bank abgeholt werden. Ein elektronischer Kontoauszug wird regelmäßig und automatisch zugesendet, verursacht jedoch keine Portokosten, die bei der postalischen Zusendung entstehen. Er kann sicher im Rahmen des Online-Bankings abgerufen und problemlos in die elektronische Buchhaltung eingebunden werden.

Ein großer Vorteil ist auch die papierlose Aufbewahrung. Elektronische Kontoauszüge sparen also Zeit und Geld und sind zudem auch noch umweltfreundlich. Noch bis vor wenigen Jahren war die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs problematisch. Das hat sich jedoch geändert. Dennoch müssen Unternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende einige Regeln beim Verfahren beachten, damit das Finanzamt die Dokumente auch steuerlich anerkennt.

1.                    Aufbewahrungsfristen für den elektronischen Kontoauszug

Auch beim elektronischen Kontoauszug müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Für ihn gilt, genauso wie für den Kontoauszug aus Papier, eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dabei muss er jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Er muss also revisionssicher archiviert werden.

2.                    Datenzugriff

Wie bei allen digitalen Dokumenten unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht. (§ 147 Abs. 6 AO.) Das heißt, sie müssen revisionssicher archiviert und  gegen Verlust gesichert sein. Außerdem müssen sie maschinell lesbar und - zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung - jederzeit verfügbar sein.

3.                    Verfahren dokumentieren 

Das Verfahren zu dokumentieren ist ebenfalls notwendig. Aus dieser Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, auf welche Weise die elektronischen Auszüge verwahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.

4.                    Original sicher aufbewahren

Das Ausdrucken der Kontoauszüge und anschließende Löschen des elektronischen Originals ist nicht erlaubt. Das elektronische Dokument muss im Original gespeichert, aufgehoben und archiviert werden. Der Ausdruck ist lediglich eine Kopie des elektronischen Auszugs und damit einem originären Papierausdruck nicht gleichgestellt.

5.                    An welchem Ort aufbewahren?

Die digitalen Dokumente müssen in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Eine Alternative zu dieser Aufbewahrung kann die Speicherung des Auszugs bei der Bank mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit sein. Solch eine Speicherung bieten viele Banken ihren Kunden an. Entweder zeitlich unbegrenzt oder zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Eine weitere Alternative ist die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagement-System zusammen mit sämtlichen anderen steuerrelevanten Belegen und Unterlagen.

6.                    Unveränderbarkeit und Prüfung auf Echtheit und Unversehrtheit

Seit Juli 2014 wird der elektronische Kontoauszug, der als PDF-Dokument per Mail oder Web-Download übermittelt wird, vom Finanzamt steuerlich anerkannt. Voraussetzung ist allerdings, dass dieser bei Eingang auf Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geprüft und dieses Vorgehen ebenfalls dokumentiert wird. Auch für den elektronischen Kontoauszug gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dazu gehört die Sicherstellung der Unveränderbarkeit ab Eingang beim Unternehmen.

7.                    Anerkennung beim Finanzamt einholen

Die Anerkennung des elektronischen Auszugs sollte auf jeden Fall mit dem zuständigen Finanzamt abgeklärt werden, um auf Nummer sicher zu gehen. Häufig weisen auch die Banken in ihren  Geschäftsbedingungen auf diesen Umstand hin. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchhaltung ist in allen Fällen das steuerpflichtige Unternehmen, der Freiberufler oder der Selbstständige.

8.                    AO,  GoB und GoBS-Anforderungen erfüllen

Nach dem GoBS müssen bei der Nutzung elektronischer Kontoauszüge standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden. Das Verfahren und die steuerlich relevanten Daten müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBS in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

 

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