Alles sicher? Neun Methoden, Daten zu sichern

Jedes Unternehmen arbeitet mit wichtigen Daten.  Allein um eine ordnungsgemäße Buchführung nachzuweisen, müssen Unterlagen dauerhaft und sicher abgespeichert werden. Umso dramatischer ist der Verlust von selbigen. Verlorengegangene Daten kostet Zeit, Geld und auch viele Nerven. Das muss nicht sein! Eine professionelle Datensicherung schafft Abhilfe. Wir stellen neun Methoden vor:

1. Die externe Festplatte – unkompliziert und  kostengünstig

Unkompliziert, schnell eingerichtet. Und kostengünstig. Eine externe Festplatte gibt es schon ab rund 50 Euro und ist fix im nächsten Elektromarkt besorgt. Sichern kann man sowohl einzelne Dokumente, als auch das ganze System. Wer regelmäßig Daten auf eine externe Festplatte kopiert, verfügt über ein sicheres Backup. Allerdings muss diese Festplatte wie ein Augapfel gehütet werden. Sprich: Geht dieses Speichermedium verloren oder wird es beschädigt, sind auch alle Sicherungskopien weg. Ein sicherer Aufbewahrungsort, räumlich getrennt vom Hauptspeicherort, ist daher Grundvoraussetzung für diese Art der Datensicherung.

Ein weiterer Nachteil: Die Daten können nur von einem User genutzt und bearbeitet werden. Weitere und vor allem gleichzeitige Zugriffe sind nicht möglich. Da Änderungen außerdem lediglich überschrieben werden, müssen die unterschiedlichen Versionen mit großem Aufwand verwaltet werden.

2. Magnetband – besonders langlebig und erprobt

Eine besonders langlebige Methode ist die Datensicherung auf Magnetband. Diese halten bis zu 30 Jahre, die Technik gibt es seit den 50er Jahren. Sie sind allerdings kompliziert in der Handhabung und die Anschaffung eines Laufwerks ist relativ teuer. Da die Bänder sequentiell von vorn nach hinten beschrieben werden, ist die Suche nach bestimmten Datensätzen schwierig. Das Band muss immer zur entsprechenden Stelle gespult werden. Trotz ihrer Langlebigkeit und Unempfindlichkeit gegen Stöße reagieren sie sensibel auf Feuchtigkeit, Temperaturschwankungen oder starke magnetische Felder.

3. RDX Technologie – langlebig und unkompliziert zugleich

Unkomplizierte Handhabung, Geschwindigkeit und stetig fallende  Preise bei steigenden Kapazitäten, gepaart mit der Robustheit und Sicherheit traditioneller Magnetband-Technik zeichnet die RDX Technologie aus. Sie wurde entwickelt, um die umständliche und kostenintensive Magnetband-Technik abzulösen. Das System besteht aus einem Laufwerk (RDX Dock) und Festplatten, den RDX-Medien. Die Laufwerke gibt es sowohl als internes, als auch externes Laufwerk. Sie sind extrem robust und im Gegensatz zu den Laufwerken anderer Backup-Lösungen auf  Magnetbandbasis zudem viel günstiger. Die RDX-Medien werden von einem ebenso resistenten Plastikgehäuse umschlossen und sind manuell schreibgeschützt. Diese Medien sind entsprechend langlebig und halten bis zu 30 Jahre. Weiterer Vorteil: Die RXD Medien können an jeden normalen PC angeschlossen werden. 

4. Lokal vernetzte Speicher (NAS)  - Zusätzlicher Schutz durch mehrere Datenträger (RAID)

Fast immer werden Dokumente von mehreren Nutzern bearbeitet. Das geht nur, wenn mehrere Teilnehmer Zugriff auf dieselben Dateien haben. Diesen Zugriff ermöglicht ein lokal vernetzter Speicher, auf englisch „Network Attached Storage“ (NAS). Dieses Medium dient sowohl als Datenspeicherort, als auch als Sicherungsserver. Es wird extern an das lokale Netzwerk angeschlossen, kann mit passenden Festplatten bestückt werden und ist beliebig erweiterbar. Sowohl Installation, als auch konkrete Anwendungen sind für auch für den technischen Laien unproblematisch. Allerdings bleibt das Problem der Beschädigung, bzw. des Verlusts des Speichers bestehen. Minimieren lässt sich das Verlustrisiko durch den Einbau mehrerer Datenträger, genannt RAID-Verfahren. Fällt ein Datenträger aus, bleiben die Daten auf den anderen Laufwerken erhalten.

5. SAN für größere Unternehmen mit vielen Daten

Ist der lokal vernetzte Speicher (NAS) für kleinere und mittlere Unternehmen durchaus ausreichend, sollte bei größeren Unternehmen mit mehreren Servern und großen Datenmengen das „Storage Area Network“ (SAN) zum Einsatz kommen. Dieses Netzwerk überträgt Daten in Hochgeschwindigkeit. Und so funktioniert es: Ein SAN verbindet ein oder mehrere Server mit einem oder mehreren Sicherungsgeräten. Alle Server haben dabei Zugriff auf die gesamte Backup-Hardware. So werden einzelne Festplatten zu wenigen großen Speichergeräten zusammengefasst, die auch von allen Servern gemeinsam genutzt werden können. Der Vorteil: eine bessere und effizientere Ausnutzung von Speicherplatz, der sich zudem einfacher verwalten lässt.  Allerdings ist eine spezielle Hardware erforderlich, die natürlich auch bezahlt werden muss. Auch Einrichtung und  Verwaltung eines SAN sind aufwändiger und verursachen dadurch auch Kosten.  Allerdings sollten die Kosten beim Thema Datensicherung grundsätzlich nicht an erster Stelle stehen. Der Verlust von Daten wiegt in der Regel wirtschaftlich viel schwerer.

6. Daten online speichern (lassen)

Auch extern lassen sich Daten problemlos und bequem sichern. Dafür gibt es spezialisierte Online-Dienste, die diese Aufgabe übernehmen. Und das funktioniert so: Einzelne Systeme werden gesichert, verschlüsselt und auf den Server des Anbieters hochgeladen. So sind sie nicht nur sicher, sondern auch weltweit und rund um die Uhr abrufbar. Man muss nur ins Internet kommen. Außerdem werden auch gelöschte oder alte Versionen von Dateien gespeichert. Teilweise sogar unbegrenzt lange. Problematisch stellt sich jedoch das Thema Datenschutz dar. Die größten Anbieter sitzen in den USA und dort gelten andere Datenschutzgesetze. Vor allem Unternehmen, die mit sehr sensiblen Daten arbeiten, wie zum Beispiel Ärzte oder Anwälte, sollten das beachten. Gespeichert werden auch hier nur die jeweiligen Versionen zum Sicherungszeitpunkt und müssen entsprechend verwaltet werden.     

7. Daten online speichern – in Echtzeit

Es geht aber auch anders. Dateien lassen sich auch in Echtzeit in der Cloud speichern. So sind alle gespeicherten Daten jederzeit auf dem aktuellen Stand und gesichert. Auch hier ist jederzeit ein weltweiter Zugriff von allen Berechtigten möglich. Sicherer und bequemer geht es nicht. Denn neben der Speicherung lassen sich diese Systeme in Cloud-Office-Tools einbinden. So können sogar Termine und E-Mails verwaltet werden. Perfekt geeignet für Teams, vor allem, wenn sie nicht zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten (Home-Office, internationale Teams). Und hier ist auch ein Versionsmanagement möglich. Alle Versionen einer Datei lassen sich nicht nur abrufen, sondern auch die Bearbeitungshistorie ist ebenfalls nachvollziehbar. Also wer wann welche Datei wie bearbeitet hat. Dazu speichert der Anbieter die Versionen bis zu 100 Tage lang.

8. Virtuellen Server mieten

Eine weitere Alternative ist die Anmietung eines virtuellen Servers, der in einem Rechenzentrum seht.  Der Server selbst, also die Hardware, wird lediglich gemietet und gehört dem Betreiber. Für die Verwaltung der Daten ist der Mieter zuständig. Diese sogenannten V-Server haben eine feste, eigene IP-Adresse und eine ebenso statische URL und sind daher direkt über das Internet erreichbar. Allerdings muss man sich regelmäßig um die Sicherheit des Systems kümmern und braucht neben Zeit auch entsprechende Fachkenntnisse und Erfahrung. Dafür hält dieses System eine Vielzahl an Funktionalitäten und Diensten bereit und bietet entsprechend viel Gestaltungsfreiheit.  

9. Software-Tools

Mit speziellen Software-Programmen kann man alle Daten, die sich auf der Festplatte befinden, sichern. Sowohl einzelne Dateien, als auch Partitionen oder eben die gesamte Festplatte sind speicherbar. Selbst Browser-Einstellungen, CDs, DVDs, USB-Sticks, installierte Treiber und die Anordnung der Desktop-Symbole lassen sich sichern. Weiterhin kann man mit diesen Programmen verschiedene Geräte synchronisieren, d.h. auf einen einheitlichen Stand bringen.  Und auch das Speichern der Daten in der Cloud sind möglich.      


Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Datensicherungs-Methoden. Welche Technik die optimale ist, hängt von individuellen Ansprüchen, Bedürfnissen und natürlich auch Möglichkeiten ab. Bei der Beantwortung dieser Frage sollte man sich daher von einem Spezialisten beraten lassen.  

 

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