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5 Tipps für den Papierverzicht

Trotz aller digitaler Technologien steigt der Papierverbrauch immer weiter an. Im Jahr 2015 lag dieser in Deutschland bei 250 kg Papier pro Kopf. Gerade im Geschäftsalltag wird täglich unnötig viel Papier verbraucht. Dies ist nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern verursacht auch Kosten. Langfristig vollständig auf Papier im Büroalltag zu verzichten ist wohl für viele Unternehmen noch unrealistisch, aber die Papiernutzung zu verringern ist relativ einfach und ist der erste Schritt zu einem ökologischeren und zugleich ökonomisch orientierten Arbeitsalltag. Hier eine Reihe von Tipps, welche Ihnen beim Papierverzicht helfen.

1 | Papier digitalisieren

Digitale Archivsysteme verbreiten sich immer weiter, da sie im Vergleich zum Papierarchiv viele Vorteile bieten. Die Dokumentensuche ist einfacher, die Aufbewahrung sicherer und dazu platzsparender. Der Umstieg von Papier auf digitalisierte Dokumente wird allerdings häufig gescheut. Häufig stellt sich dann auch die Frage, was mit dem Altarchiv passieren soll. In der Regel lohnt es sich, die Konvertierung des Altarchivs in das digitale Format anzugehen. Die Alternative, die Erhaltung des bestehenden Altarchivs neben dem neuen digitalen Archiv führt zu einem erheblichen Mehraufwand, solange die Daten im Altarchiv noch genutzt werden.

2 | Digitale Notizzettel nutzen

Notizzettel sind für viele unverzichtbar. Schnell und formlos Gedanken, Gesprächsnotizen oder Aufgaben festzuhalten ist eben einfach zu praktisch. Der digitale Ersatz muss also die gleichen Vorteile mitbringen: mobil und sofort verfügbar. Glücklicherweise führen wir mit unserem Smartphone das perfekte Werkzeug hierfür immer mit uns. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Apps welche als digitale Notizzettel dienen.

3 | Unnötige Ausdrucke vermeiden

Vieles was täglich gedruckt wird, landet schon nach kurzer Zeit wieder im Papierkorb. Immer noch wird in vielen Büros leider sehr freizügig auf den Druckknopf geklickt, was auch mit den in den letzten Jahrzehnten stark gesunkenen Druckkosten zusammenhängt. Trotzdem sollte man nicht unterschätzen, wieviel Papier und Toner jährlich verschwendet wird. Allein in Deutschland werden so jährlich viele Tonnen an Ressourcen vernichtet. Es hilft bereits, über das Problem aufzuklären und sich gegenseitig dazu anhalten, bewusst mit der Ressource Drucker/Papier umzugehen. Letztlich ist nämlich die Antwort auf die Frage „muss das wirklich gedruckt werden“ meistens ein Nein.

4 | Kommunikationskanäle nutzen

Kommunikation ist das A und O in jedem Unternehmen. Oft geschieht diese oft immer noch intern und extern in Papierform. Dabei ist es gerade in diesem Bereich sehr leicht, fast vollständig auf Papier zu verzichten. Im Zeitalter der digitalen Kommunikation ist die Papierkommunikation meist kaum mehr vonnöten. Intern müssen Arbeitsanweisungen, Kommunikees, etc. nicht gedruckt verbreitet werden. Dank digitaler Dokumenten-Management-Systeme kann auf digitale Dokumente von überall aus zugegriffen werden. Und zur direkten Kommunikation gibt es außer dem E-Mail-Versand viele Tools, welche vollkommen ohne Papier auskommen. Ausgehende Dokumente, wie z.B. Rechnungen können ebenso einfach im digitalen Format verschickt werden.

5 | Datenchaos bändigen

Der Papierverzicht bringt gleichzeitig andere Herausforderungen mit sich. Denn umso mehr man sich auf digitale Technologien stürzt, umso mehr digitale Daten werden tagtäglich generiert. Deshalb wird es sehr wichtige, in der Datenflut den Überblick zu behalten und digitale Dokumente organisiert abzulegen. Eine effektive Ordnerstruktur, Revisionskontrolle und die Suchbarkeit von Daten ist besonders wichtig, sonst kann schon nach kurzer Zeit Wichtiges verlorengehen. Zu Empfehlen ist hier die Verwendung spezialisierter Softwaresysteme.