Schulte Söhne GmbH & Co. KG

Kostensenkung durch innovativen IT-Einsatz
PPS und elektronische Archivierung arbeiten Hand in Hand

Das Unternehmen
Die Heinrich Schulte Söhne GmbH & Co. KG ist ein traditionsreiches, über 100 Jahre altes Unternehmen mit jahrzehntelanger Erfahrung in den Bereichen:

• Technische Hartverchromung
• Schleifen und Polieren
• Hochglanzschleifen
• Mattieren
• Selektivbeschichten

Moderne, dem neuesten Stand der Technik entsprechende Betriebsausstattungen und das Know-how jahrelanger und bewährter Erfahrung, insbesondere der Mitarbeiter, garantieren ein hohes Maß an Prozesssicherheit und Qualität. Die Schwerpunkte der beiden Standorte sind dabei folgendermaßen klassifiziert:

Werk Arnsberg: Einzelteile, Kleinserien und Serienteile, lange zylindrische Werkstücke sowie großformatige Platten.

Werk Iserlohn: Werkzeuge und großvolumige Kundenteile sowie Walzen und Zylinder mit anspruchsvoller mechanischer Vor- und Nachbehandlung

Die Aufgabenstellung
Seit Jahren unterstützt die spezialisierte PPS-Branchenlösung GALVANOSTAR die Organisation der Arbeitsabläufe in der Verwaltung und die Steuerung der Fertigung. Trotz des Einsatzes dieser hochmodernen EDV-Technologie entstanden in vielen Bereichen des Unternehmens nach wie vor viele aufbewahrungspflichtige Papierdokumente (Laufkarten, Fertigungsanweisungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.).

Bei der Eindämmung dieser Papierflut sollte nun ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem Abhilfe schaffen und vor allem die Kosten in der Verwaltung senken.

In punkto Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die besonderen Bedürfnisse der Oberflächentechnik und deren kosteneffektive Lösung war man vom Marbacher PPS-Anbieter GALVANODATA an ein sehr hohes Niveau gewöhnt. Die gleichen hohen Ansprüche stellte Schulte Söhne auch an den Anbieter der Archivierungslösung. Außerdem sollte sich dessen System nahtlos in die Branchenlösung integrieren lassen.

Die Wahl der richtigen Partner
Bereits seit 1995 arbeitet man mit der GALVANODATA GmbH, dem erfahrenen ERP- und PPS-Branchenspezialisten für Oberflächentechnische Betriebe zusammen.

Aufgrund der sehr guten Erfahrungen aus dieser Zusammenarbeit und der Erkenntnis, dass die branchenspezifischen Anforderungen der Oberflächentechnik nicht durch eine Standardlösung abzubilden sind, entschied man sich auch im Bereich elektronische Archivierung für einen Branchenspezialisten, die arcusoft GmbH aus Dortmund und deren DMS-System DokuBit.

GALVANODATA und arcusoft vertreten gemeinsam die Philosophie: Die Organisation des Kunden darf sich nicht dem Standard einer Software unterordnen, sondern die Software muss sich zu überschaubaren Kosten an die branchenspezifischen Probleme und Anforderungen des Kunden anpassen lassen.

Die Lösung
Die Softwarelösungen der beiden Anbieter sind eng aufeinander abgestimmt und arbeiten „Hand in Hand“. Der Anwender bemerkt vielfach gar nicht, welches der beiden Programme gerade für ihn arbeitet. Immer dann, wenn sich ein Problem nicht durch die bisherigen Programmfunktionen lösen ließ, wurde die Software entsprechend angepasst. So entwickeln sich die Systeme weiter und werden ständig an neue Herausforderungen angepasst.

Durch die enge Verzahnung der PPS-Branchenlösung GALVANOSTAR und dem Archivierungssystem DokuBit können die meisten Dokumente vollautomatisch archiviert werden. Der bei Standardlösungen häufig übliche Aufwand bei der Verschlagwortung entfällt. Die Dokumentenrecherche kann an vielen Stellen direkt per Mausklick aus GALVANOSTAR heraus gestartet werden.

Das Ergebnis
Sämtliche Prozesse des Unternehmens sind für die Geschäftsleitung transparent und können gezielt analysiert und gesteuert werden. Wichtige Entscheidungen können sofort auf Basis fundierter Zahlen und Fakten getroffen werden.

Die Papierflut, die nicht zuletzt auch durch die steigenden Anforderungen der Kunden an die Dokumentation der Fertigungsprozesse entsteht, konnte entscheidend eingedämmt werden. Durch den Einsatz beider Technologien - PPS-Branchenlösung und Dokumentenmanagement - konnten die Kosten in der Verwaltung signifikant gesenkt werden.

Frau Christ aus der Auftragsbearbeitung von Schulte Söhne hierzu: „Die Handbücher zu GALVANOSTAR und DokuBit haben wir fast nie gebraucht. Die Bedienung der beiden Programme erklärt sich eigentlich von selbst. Außerdem: wenn wir einmal Fragen oder ein Problem haben, sind die Servicemitarbeiter sofort zur Stelle; entweder per Hotline oder per Datenfernübertragung.“

Herr Brucke, kaufmännischer Leiter bei der Schulte Söhne GmbH, meint hierzu: „Mit GALVANOSTAR lösen wir seit Jahren erfolgreich unsere kaufmännischen und fertigungstechnischen Aufgaben. GALVANODATA ist wirklich ein exzellenter Spezialist auf dem Gebiet der Oberflächentechnik. Mit arcusoft haben wir einen ebenso flexiblen und unkomplizierten Partner für die elektronische Archivierung unserer Dokumente gefunden.

Wir können heute wirklich sagen, dass wir sämtliche Prozesse in unserem Unternehmen elektronisch steuern und anschließend - den wachsenden Anforderungen unserer Kunden entsprechend - elektronisch und revisionssicher dokumentieren.

GALVANODATA und arcusoft treten uns gegenüber wie ein einziges Unternehmen auf. Ich bin überzeugt, dass sie auch künftige Herausforderungen gemeinsam meistern werden “

Weitere gemeinsame Projekte im Hause Schulte Söhne sind geplant, z.B. die Anbindung der Bädersteuerung an GALVANOSTAR und die anschließende Dokumentation der Galvanisierungsprozesse in dem elektronischen Archiv DokuBit.