Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.

Seit ihrer Gründung ist es das Ziel der DGQ, das Know-how und die wirtschaftlichen Methoden des Qualitätsmanagements umfassend zu vermitteln sowie seine Systeme, Methoden und Verfahren weiterzuentwickeln.

Die DGQ bildet aus, zertifiziert, arbeitet in der internationalen Normung mit, regt zu interdisziplinärer Forschung an und zeichnet preiswürdige Qualität aus. Die Lehrgänge, Seminare und Literatur der DGQ schaffen für Unternehmen und Mitarbeiter die grundlegenden Befähigungen zum Aufbau und zur Weiterentwicklung von Managementsystemen.

Die DGQ will den Anspruch auf ihre richtungsweisende Position als Vorreiter im Qualitätsmanagement in Deutschland immer wieder neu einlösen. Darüber hinaus hat sich die DGQ zur Aufgabe gemacht, ihre Teilnehmer auch umfassend in den Bereichen Umweltmanagement und Arbeitssicherheit sowie im Hinblick auf ein Integratives Management zu schulen.

Seit Mitte 2002 setzt die DGQ auf unsere digitale Archivierungslösung DokuBit. Archiviert werden sowohl eingescannte Papierdokumente als auch Ausgangsbelege und Dokumente aus der Verwaltungs-Software Alpha-Office, die per Druckspool direkt und vollautomatisch übernommen werden. In Zusammenarbeit mit der alphadata GmbH aus Bergisch Gladbach entstand hier eine eng verzahnte Integration von Verwaltungssoftware und digitalem Archiv. An dieser Stelle machte sich die offene Schnittstellenstruktur von DokuBit bezahlt, die eine Anbindung an fast jede Fremdsoftware ermöglicht.

Der Anwender „bewegt“ sich ausschließlich in seiner gewohnten Alpha-Office-Umgebung und greift fast schon unbewusst auf die Dokumente im digitalen Archiv zu. Das digitale Archiv arbeitet im Hintergrund und wird durch die führende Anwendung Alpha-Office praktisch „ferngesteuert“. Ein Beleg der gedruckt wird, wird automatisch auch in DokuBit digital archiviert. Auch der Scanvorgang kann direkt aus alphaoffice heraus gestartet werden.

Die wesentlichen Vorteile dieses eng verzahnten Zusammenspiels der beiden Softwarelösungen sind der extrem niedrige Schulungsaufwand und die damit verbundene hohe Akzeptanz beim Anwender. Der Anwender braucht nicht in eine neue Software eingearbeitet zu werden, genießt aber trotzdem alle Vorteile eines digitalen Archivs.

Eingehende Rechnungen und Buchungsbelege werden sofort eingescannt. Die Rechnungsprüfung erfolgt im Rahmen eines Workflow Prozesses auf "dem digitalen Weg". Dabei werden elektronische Stempel und Prüfungsvermerke eingesetzt. Ein Zugriff auf die in DokuBit archivierten Buchungsbelege und Eingangsrechnung direkt aus der Finanzbuchhaltung ist ebenfalls möglich. DokuBit wird aber auch in anderen Bereichen eingesetzt. So werden z.B. Prüfungsfragebögen automatisch durch DokuBit ausgelesen und ausgewertet. Die Prüfungsbewertung findet anschließend in der Verwaltungssoftware Alpha-Office statt.