DokuBit Scan Belegprüfung

DokuBit archiviert Massenbelege wie Fertigungsanweisungen, Laufkarten, Abliefernachweise oder Lieferscheine vollautomatisch.

Führende Belege oder Deckblätter sowie Folgeseiten und Anlagen werden automatisch erkannt und die Anlagen und Folgeseiten den führenden Belegen zugeordnet.

Nach dem Einscannen tastet eine optische Zeichenerkennung (OCR) alle Dokumente ab und generiert aus dem Formularinhalt maschinenlesbaren Text. Die DokuBit Belegprüfung analysiert diesen Text, extrahiert alle relevanten Indexschlüssel wie die Belegnummer und schreibt diese in die Datenbank.

Ein Nachindexieren von Dokumenten entfällt, wenn die zu archivierenden Dokumente einen Barcode enthalten.

Erkannte Daten werden grundsätzlich mit Vergleichsdaten abgeglichen. Eine automatische Archivierung der Dokumente erfolgt nur dann, wenn eine 100 %-ige Übereinstimmung mit den entsprechenden Vergleichsdaten, wie Bewegungsdatensätzen (Fertigungsbelege, Auftragspositionen, Buchungssätze usw.) vorliegt.

Darüber hinaus können beliebige andere Prüfungen und Vergleiche mit vorhandenen Daten durchgeführt werden. Es kann zum Beispiel automatisch überprüft werden, ob eine zum Einscannen bereitgestellte Fertigungsanweisung den erforderlichen Bearbeitungsstatus im ERP-System aufweist.

Stellt DokuBit Scan Belegprüfung eine Abweichung zwischen den erkannten Daten und den Vergleichsdaten fest oder ist eine definierte Bedingung nicht erfüllt, muss eine manuelle Nachbearbeitung im Stapelverfahren vorgenommen werden.