Workflowfunktion

Persönliche Postfächer

Jeder Anwender der DMS Software DokuBit hat sein persönliches Postfach. Hier findet er alle Dokumente, die er bearbeiten muss. Zu jedem neuen Dokument im DokuBit Postfach versendet der DokuBit Nachrichtendienst automatisch auch eine E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter mit einem Link zum Dokument.

Mit sogenannten Funktionsstempeln quittiert der Anwender einen Bearbeitungsschritt und leitet damit automatisch den nächsten Bearbeitungsschritt im DMS Workflow ein. Je nachdem, wie der Ablauf definiert ist, wird das Dokument auch automatisch in das Postfach des für den nächsten Schritt verantwortlichen Mitarbeiters verschoben.

Legen Sie die Eingangspost den zuständigen Sachbearbeitern auf Wiedervorlage in sein persönliches Postfach. So werden keine Termine und Fristen versäumt. Ist ein Mitarbeiter abwesend, so werden die Dokumente automatisch seinem definierten Stellvertreter in das elektronische Postfach gelegt.

Der zuständige Mitarbeiter bearbeitet den jeweiligen Vorgang und kann dies direkt auf dem Dokument quittieren. Dazu stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Beispielsweise Haftnotizen, Textmarker, Textfelder, Linien, Pfeile, geometrische Formen zur Markierung oder Kennzeichnung sowie ein elektronisches Häkchen und ein Kontierungslineal. Damit können Bearbeitungsvermerke auch auf in DokuBit abgelegten E-Mails oder PDF- Dokumenten angebracht werden.

Ad hoc Workflows und komplexe Arbeitsabläufe

Sie können im DMS Workflow sowohl spontane, unstrukturierte Abläufe (sogenannter ad hoc Workflow) initialisieren als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definieren.

Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung ab einem Betrag von über 500,- Euro durchläuft einen anderen Weg als Rechnungen mit einer niedrigeren Rechnungssumme.

Ein weiteres Beispiel: Kostenrechnungen werden in DokuBit Rechnung erfasst und anders geprüft als Warenrechnungen, die im ERP-System erfasst werden.

Die Erledigung eines Arbeitsschrittes oder einer Aufgabe kann neben der Weiterleitung des entsprechenden Dokuments beliebige andere Ereignisse oder Aktionen auslösen. So kann z.B. durch die Erledigung einer Wartungsaufgabe automatisch die nächste Wartung in 3 Monaten geplant werden.

Oder: Durch die Prüfung eines Lieferscheins durch Mitarbeiter A wird automatisch die Eingangsrechnung desselben Bestellvorgangs in das Postfach des Mitarbeiters B gelegt.

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