Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Bereits mit dem Basismudul DokuBit DMS können Eingangsrechnungen in Papier- oder elektronischer Form komfortabel archiviert und verarbeitet/geprüft werden, da die Workflow-Funktion grundsätzlich im Standard-Lieferumfang enthalten ist.

Zusatzmodule ermöglichen das Kontieren des Belegs, das vollautomatische Auslesen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder die automatische Erkennung des Lieferanten und das Auslesen von Kopfdaten (Belegnummer, Datum usw.). Die erfassten und ausgelesenen Daten können komfortabel an Ihre Finanzbuchhaltungs-Software übergeben werden.

Elektronische Rechnungen, mit denen Lieferungen und Leistungen berechnet werden, die nach dem 30.06.2011 erbracht wurden, können ohne qualifizierte Signatur und ohne Einsatz eines EDI-Verfahrens versendet werden. Der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format soll die Weiterverarbeitung der Belege deutlich effizienter gestalten. Neben der visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 sind im Dokument bereits die Buchungsdaten enthalten. DokuBit Rechnung liest diese Daten vollautomatisch aus. Der Anwender kann Sie komfortabel und einfach weiterbearbeiten und den internen Vorgaben entsprechend verbuchen.

Rechnungen können per E-Mail versendet oder als Download bereitgestellt werden. Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren müssen (wie bei Papierrechnungen auch) folgende Punkte geprüft/sichergestellt sein:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Unversehrtheit des Inhalts

Der Rechnungsempfänger muss zustimmen Es wird kein bestimmtes Kontrollverfahren vorgeschrieben. Es sollen keine zusätzlichen Dokumentationspflichten auf das Unternehmen zukommen. Aufgrund dieser Änderung wächst die Anzahl der Unternehmen, die auf den elektronischen Versand umstellen rasant.

DokuBit ist prädestiniert für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Auf Wunsch kann das System die als Anlage an eine E-Mail angehängte Rechnung aus der E-Mail extrahieren und als separates Dokument vor der unveränderten E-Mail anzeigen.

Dies ist deswegen sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen als auch per E-Mail versendete Rechnungen verarbeitet werden müssen. In einem wie unten beschrieben Rechnungsprüfungsverfahren können dann beide Rechnungs-Typen gleich behandelt werden.

Nutzen Sie DokuBit für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsabläufe /Workflow) sind individuell konfigurierbar. Mit DokuBit Rechnung können Sie die elektronische und gescannte Rechnungen in DokuBit kontieren. Auch die Bezahlung per SEPA XML ist möglich.

Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen automatisch per E-Mail versenden

Lösen Sie zwei Aufgaben mit einer Software. Versenden und archivieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit DokuBit in einem Arbeitsgang. 

Sobald eine Ausgangsrechnung mit einem von Ihnen definierten Bearbeitungsstatus in DokuBit abgelegt ist, kann DokuBit diese vollautomatisch per E-Mail an einen zum Dokument oder beim Kunden hinterlegten Empfänger versenden. 

Durch die bereits im Standard vorhandene Workflow-Funktionalität können Sie dafür sorgen, dass die elektronischen Rechnungen erst dann versendet werden, wenn Sie zuvor geprüft und freigegeben wurden. 

Auf diese Weise können Sie auch andere Ausgangsbelege wie z.B. Auftragsbestätigungen verarbeiten.

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