Auftragsverwaltung, Auftragsmappen, Vorgangsverwaltung

Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangs-Nummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt und automatisch in DokuBit archiviert werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag oder zur Bestellung automatisch.

Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, so reicht die Eingabe der Vorgangsnummer nach dem Scannen und DokuBit ergänzt vollautomatisch die Suchkriterien um den Kunden, den Lieferanten oder sonstige vorher definierte Merkmale.

Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederarchiv

Archivieren und indexieren Sie vollautomatisch alle ausgehenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die in Ihren führenden Systemen (ERP, FIBU, CRM, Branchenlösungen, Textverarbeitung) erstellt wurden, sofort beim Ausdruck. Das Anfertigen einer Kopie erübrigt sich, da DokuBit die Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert.

Dokumente werden nicht nur einem Kunden oder einem speziellen Kriterium zugeordnet, eine Zuordnung erfolgt auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder jeder anderen Art von Vorgangsnummer. Bei Dokumenten, die z.B. aus einem ERP-System gedruckt werden, erfolgt auch die Zuordnung zum Auftrag der zur Bestellung automatisch.

Werden die Dokumente nicht aus dem System heraus gedruckt und archiviert, eignet sich die Funktion des Stapelscannens hervorragend zur Verarbeitung großer Belegmengen. Der Anwender scannt seine Belege oder Belegstapel zunächst ein. Anschließend können die Belege entweder einzeln oder im Stapel validiert werden, d.h. die Dokumente werden hier bestehenden EDV-Stammdaten zugeordnet. Obwohl der Anwender im Indexfeld z.B. lediglich eine Auftragsnummer einträgt, ist später eine Suche im Volltext und nach allen vorhandenen Kunden-Stammdaten, wie Kundennummer, Kundenname, Ort, PLZ usw. möglich.

Dieses Werkzeug wird z.B. auch zur Verwaltung von kunden- oder lieferantenspezifischen Archiven eingesetzt. Innerhalb einer Kundenakte können so Vorgängen (Aufträge, Projekte, etc.) "zusammengeheftet" werden.

Auch die direkte Anbindung an bestehende Auftragsdaten aus PPS-/ERP-Systemen ist möglich.