Produktionsbelege sicher über lange Zeiträume aufbewahren

Fertigungsanweisungen, Laufkarten o.ä. müssen mitsamt Ihren Anlagen (Messprotokolle, Wiegebelege usw.) teilweise bis zu 15 Jahre aufbewahrt werden. Hier können schnell enorme Papiermengen entstehen. Mit der Ablage Ihrer Produktionsbelege in DokuBit behalten Sie den Überblick.

Dokumente, die aus dem "eigenen" EDV-System stammen, eignen sich hervorragend für die Formularerkennung per Barcode oder OCR. Zunächst werden die Fertigungsanweisungen oder Lieferscheine – nachdem sie abgearbeitet und unterschrieben sind – eingescannt.
Im Anschluss "tastet" die Barcodeerkennung oder OCR die Dokumente ab, filtert automatisch die entsprechenden Indexinformationen heraus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Indexfelder.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Fertigungsanweisung im ERP- oder Betriebsdatenerfassungs-System den erforderlichen Status aufweist, um abgelegt zu werden. Man bemerkt an dieser Stelle auch, wenn dem ERP-System ein bereits erledigter Bearbeitungsschritt noch nicht fertiggemeldet wurde. Gleichzeitig können auch hier wieder zusätzliche Suchkriterien zum Dokument gewonnen werden.

Außerdem werden die Suchkriterien automatisch ergänzt, so dass beispielsweise eine Fertigungsanweisung automatisch zum entsprechenden Kunden und zur entsprechenden Auftragsposition abgelegt wird.