Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

Eingangs-Rechnungen im Posteingang

Ihre Eingangsrechnungen/Lieferantenrechnungen werden direkt nach dem Posteingang eingescannt. DokuBit liest aus den eingescannten Belegen mit einer intelligenten Logik den Absender aus und ordnet das Dokument automatisch den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenstammdaten zu. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können vollatomatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Abhängig vom Kunden oder Lieferanten können nun ebenfalls automatisch wichtige Kopfdaten des Dokuments (Belegnummer, Belegdatum usw.) ausgelesen und in DokuBit gespeichert werden.

Außerdem kann jedes Dokument an den entsprechenden Sachbearbeiter z.B. im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Kundendienst weitergeleitet werden und landet im elektronischen Postkorb des entsprechenden Mitarbeiters.

Elektronische Rechnungen empfangen und versenden

Elektronische Rechnungen, mit denen Lieferungen und Leistungen berechnet werden, die nach dem 30.06.2011 erbracht wurden, können ohne qualifizierte Signatur und ohne Einsatz eines EDI-Verfahrens versendet werden. Der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format soll die Weiterverarbeitung der Belege deutlich effizienter gestalten. Neben der visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 sind im Dokument bereits die Buchungsdaten enthalten. DokuBit Rechnung liest diese Daten vollautomatisch aus. Der Anwender kann Sie komfortabel und einfach weiterbearbeiten und den internen Vorgaben entsprechend verbuchen. Über integrierte Standardschnittstellen übergeben Sie die Daten an Ihre Finanzbuchhaltungs-Lösung.

Rechnungen können per E-Mail versendet oder als Download bereitgestellt werden. Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren müssen (wie bei Papierrechnungen auch) folgende Punkte geprüft/sichergestellt sein:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Unversehrtheit des Inhalts

Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. Es wird kein bestimmtes Kontrollverfahren vorgeschrieben. Es sollen keine zusätzlichen Dokumentationspflichten auf das Unternehmen zukommen. Aufgrund dieser Änderung wächst die Anzahl der Unternehmen, die auf den elektronischen Versand umstellen, rasant.

DokuBit ist prädestiniert für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Auf Wunsch kann das System die als Anlage an eine E-Mail angehängte Rechnung aus der E-Mail extrahieren und als separates Dokument vor der unveränderten E-Mail anzeigen.

Dies ist deswegen sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen als auch per E-Mail versendete Rechnungen verarbeitet werden müssen. In einem wie unten beschrieben Rechnungsprüfungsverfahren können dann beide Rechnungs-Typen gleich behandelt werden.

Selbstverständlich kann DokuBit auch Ihre Ausgangsrechnungen automatisch an Ihre Kunden versenden. Auch hier kann ein Prüfungs-Workflow vorgeschaltet werden.

Eingangsrechnungsprüfung

Nutzen Sie DokuBit für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsabläufe sind individuell konfigurierbar. Ein Prüfungsablauf könnte z.B. wie folgt aussehen: Direkt beim Posteingang werden die Eingangsrechnungen gescannt. Die DokuBit Posterkennung ordnet die Belege wie oben beschrieben den jeweiligen Kreditoren zu.

Anschließend werden die Kopfdaten aus den Rechnungen (Rechnungsnummer, Datum, Bestellnummer usw.) ausgelesen und gespeichert. Danach werden die Rechnungen an die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Die entsprechenden Sachbearbeiter finden die Rechnungen, für die sie zuständig sind, in ihrem persönlichen Posteingang und erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Beleg. 

Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Um diesen Vorgang zu quittieren, setzt er einen individuellen elektronischen Stempel auf die zu prüfende Rechnung (Rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am ..., von ...).

Die Rechnung gelangt automatisch in den Posteingang des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Die Buchung wird mit dem entsprechenden elektronischen Stempel quittiert.

Im Anschluss werden die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an eine Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware abgestimmt werden.

Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz von DokuBit folgende Vorteile:

  • Es müssen keine Rechnungskopien mehr angefertigt werden.
  • Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
  • Skontofristen können leichter überwacht werden.
  • Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von "kreisenden" Rechnungen führen.
  • Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
  • Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfällt.

Einfache Eingangsrechnungsarchivierung

Alternativ zur oben beschriebenen Methode, der sog. „frühen Ablage“, mit vollständig elektronischer Rechnungsprüfung (Workflow) setzen viele Anwender auf die sog. „späte Ablage“ im Anschluss an die Prüfung und Kontierung. Auch bei dieser Methode kann die Archivierung und Indexierung/Verschlagwortung der Belege und Anlagen vollautomatisch erfolgen.

Der Ablauf stellt sich dann wie folgt dar: Eine Rechnung wird im Finanzbuchhaltungssystem erfasst (elektronisches Rechnungseingangsbuch oder Vorkontierung). Anschließend wird ein Kontierungs-Blatt als Deckblatt gedruckt. Dieses Deckblatt trägt neben allen wichtigen Kontierungsinformationen auch die interne Buchungs- oder Satz-Nummer als Barcode und dient als eigentlicher Buchungsbeleg. Auf diesem Beleg/Deckblatt werden die Prüfungs- und Kontierungs-Vermerke und eventuelle Korrekturen handschriftlich angebracht und die Unterschriften geleistet. Dieser sog. Belegdruck ist übrigens später beliebig oft wiederholbar.

Nach Abschluss der Rechnungsprüfung und Buchung werden die Belege samt Anlagen (Rechnungen, Gutschriften usw.) einfach nur noch im Stapel eingescannt und vollautomatisch abgelegt. DokuBit liest aus dem Barcode die eindeutige interne Buchungsnummer und ergänzt über die DokuBit Automation alle erforderlichen Suchkriterien wie: Personenkonto, Lieferantenname, Rechnungsbetrag, Fremdbelegnummer (Rechnungsnummer des Lieferanten), Belegdatum usw.

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