E-Mail-Archivierung

Legen Sie mit DokuBit Ihren gesamten digitalen Schriftverkehr zentral beim entsprechenden Vorgang ab. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.

Durch die Definition von festen Regeln kann DokuBit die E-Mail - definierten Regeln folgend - automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Interessenten zuordnen und zusätzlich den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten. Damit kann eine E-Mail unter bestimmten Voraussetzungen einem Vorgang zugeordnet werden. Ist es einmal nicht möglich, eine E-Mail automatisch zuzuornen, erscheint sie beim Empfänger oder Versender in Ihrem Unternehmen im DokuBit Postfach und verlangt nach einer manuellen Zuordnung.

Selbstverständlich kann über die Volltextsuche im gesamten Inhalt sämtlicher Mails recherchiert werden.

Formatneutrale E-Mail Archivierung

Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen drei Betriebsmodi:

  • vollautomatisch und vollständig
  • manuell und selektiert
  • Postfachabhängig gemischt

Die Archivierung der Mails in DokuBit erfolgt im Internet Message Format nach rfc2822. Dadurch ist die Unabhängigkeit vom jeweils eingesetzten Mail-Client-System gewährleistet. Sie erleben keine Überraschungen, wenn Sie von einem Mail-System auf ein anderes umsteigen.

Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und legen Sie Ihre E-Mails in DokuBit ab. Sie können bedenkenlos alle E-Mails, die entweder vollautomatisch, manuell selektiert oder abhängig vom jeweiligen Postfach abgelegt sind, löschen oder automatisch löschen lassen.