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Branchenspezifische Lösungen

Die Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem unterscheiden sich von Branche zu Branche. Wie DokuBit Sie branchenspezifisch unterstützen kann sehen Sie unten:

Vertikale Reiter

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

Schülerakten / Teilnehmerakten

Verwalten Sie alle Schüler- und Teilnehmer-Dokumente zentral und übersichtlich. In Sekundenschnelle finden Sie z.B. Teilnahmebestätigungen, Zeugnisse, Nachweise und Korrespondenz zu jedem Schüler oder Lehrgangsteilnehmer. 

Klassenordner / Lehrgangsverwaltung

Aus dem gleichen Datenpool, wie die Schüler- oder Teilnehmerakte wird der Klassenordner bzw. die Lehrgangsverwaltung gespeist. Ohne z.B. ein Zeugnis, eine Prüfungsauswertung oder eine Lehrgangsbescheinigung mehrfach abzulegen, erscheint sie automatisch auch im richtigen Klassen- oder Lehrgangsordner.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Verträge

Ob Leasingverträge, Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Dienstleistungsgewerbe

Dienstleistungsgewerbe

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Sämtliche kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Ablieferenachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Liefrantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Dienstleitungsaufträge

Montageaufträge, Instandsetzungsaufträge, Ablesekarten, Fahraufträge usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Dienstleitungsaufträge. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Verträge

Ob Leasingverträge, Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Fenster Türen Handwerk Bau

Fenster, Türen, Handwerk, Bau

Werkstattaufträge

Werkstattaufträge, Arbeitslisten, Zubehörlisten,  Materiallisten, Arbeitskarten usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Produktionsaufgaben. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Projektordner/Baustellenordner

Alle Dokumente, die einem Projekt oder einer Baustelle zugeordnet sind, werden gebündelt und klar strukturiert dargestellt. Mit einem Mausklick oder durch Eingabe eines Suchkriteriums finden Sie sofort alle relevanten Informationen/Dokumente, die Sie gerade benötigen. Die entsprechenden Dokumente müssen nicht separat in den Projekt-/Baustellenordnern abgelegt werden. Alle Dokumente, die im übergeordneten Dokumenten-Pool abgelegt wurden und automatisch oder manuell einem Projekt oder einer Baustelle zugeordnet wurden, erscheinen automatisch an der richtigen Stelle im jeweiligen Ordner.

Maschinenkartei

Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.

Wenn Sie die Wartungspläne einer Maschine oder Anlage mit dem Datum der letzten Wartung und dem zuständigen Mitarbeiter sowie der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten hinterlegen, erinnert Sie DokuBit an fällige Wartungsaufgaben.

Der zuständige Mitarbeiter erhält den Wartungsplan unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlaufzeit auf seinen digitalen Schreibtisch. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Sämtliche kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige Organisationen, Verbände und Vereine

Adressverwaltung / Mitgliederverwaltung

Sämtliche adressbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Zentralarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die vollständige Mitgliederakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem führenden Datenbank-System (Adress-/Mitgliederverwaltung) können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei vorgangsbezogener Ablage wird der Vorgang/das Projekt als Register in die Mitgliederakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Spendenbescheinigungen

Spendenbescheinigungen werden sicher und zuverlässig archiviert und sind in Sekundenschnelle auffindbar.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Handel und Großhandel

Handel und Großhandel

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Sämtliche kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

KFZ und Reifen

KFZ und Reifen

Unfallschadenabwicklung

In KFZ-Reparaturwerkstätten ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Gutachten und Fotos zu einem Schadenfall zusammen und sofort im Zugriff zu haben. So können Informationen schnell und unkompliziert mit Versicherungen, Gutachtern und Kunden ausgetauscht werden.

Dokumente müssen nicht erst eigens digitalisiert werden, um per E-Mail an einen Kunden oder eine Versicherung geschickt werden zu können. Sie liegen bereits elektronisch vor und können bei Bedarf direkt aus dem Archiv versendet werden.

Erteilen Sie ausgewählten Geschäftspartnern und Kunden direkten Zugriff auf relevante Dokumente. Mit dem Einsatz von DokuBit CLOUD ermöglichen Sie Ihren Kunden eine Übersicht über Abläufe und Stati ihrer Aufträge.

Senden Sie mit einem Smartphone Fotos eines Schadens direkt in die Schadenakte. Reparaturwerkstätten nutzen diesen Dienst, um Fotos eines Schadens direkt in der jeweiligen Schadenakte abzulegen.

Eine Firmenzentrale hat Zugriff auf die Daten der Filialen. Die Filialen können (bei Bedarf und von der Zentrale eingeräumten Berechtigungen) untereinander auf Schadenakten zugreifen.

Bei dieser Anwendung kommt eine besondere Funktionalität von DokuBit zur Geltung. Zu großen Bilddokumenten erzeugt DokuBit automatisch kleine „handliche“ Bilder, die über die Qualität einer simplen Vorschau weit hinausgehen, um bei Lösungen mit niedriger Bandbreite für kurze Download-Zeiten zu sorgen. Beim Öffnen oder beim Versand per E-Mail werden die Bilder wieder in ihrer Originalgröße geladen.

Kundenmappe und Fahrzeugakte

Kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder in der Werkstatt hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus der Branchenlösung oder einem Dealer-Management-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Werkstattaufträge sind ebenfalls enthalten.

Bei fahrzeugbezogener Ablage wird die Fahrgestellnummer als virtueller Ordner verwendet und als Register die Belegart. Wichtig ein Dokument erscheint zwar sowohl in der Kundenmappe als auch in der Fahrzeugakte, es wird aber nur einmal in DokuBit abgelegt. Durch die Zuordnung beispielsweise einer Rechnung zum Kunden X.Y. und zur Fahrgestellnummer YV1FS45A1B2027397 erscheint sie sowohl in der Kundenmappe als auch in der Fahrzeugakte automatisch an der richtigen Stelle. Weiter Suchkriterien, wie das Kennzeichen, Modell usw. können vollautomatisch aus der Datenbank der Branchenlösung oder dem Dealer-Management-System gewonnen werden. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden sämtliche lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Dienstleistungsaufträge

Montageaufträge, Instandsetzungsaufträge, Ablesekarten, Fahraufträge usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Dienstleistungsaufträge. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Anlagen- und Maschinenkartei

Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.

Wenn Sie die Wartungspläne einer Maschine oder Anlage mit dem Datum der letzten Wartung und dem zuständigen Mitarbeiter sowie der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten hinterlegen, erinnert Sie DokuBit an fällige Wartungsaufgaben.

Der zuständige Mitarbeiter erhält den Wartungsplan unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlaufzeit auf seinen digitalen Schreibtisch. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.

Logistik

Logistik

Abliefernachweise / Transportaufträge

Hier ist die Ablage des vom Frachtführer oder Empfänger unterzeichneten Exemplars wichtig. Lieferscheine, Transportaufträge, POD's oder Abliefernachweise werden aus der Branchenlösung bzw. dem ERP-System ausgedruckt. Nachdem die Dokumente unterzeichnet zurückkommen, werden Sie im Stapel eingescannt. Der aufgedruckte Barcode wird gelesen. Mit dem entsprechenden Wert (z.B. Auftragsnummer) werden aus der Datenbank der Branchenlösung bzw. des ERP-Systems alle weiteren verfügbaren Suchkriterien ermittelt und zum Dokument gespeichert.

Auf diese Weise können Belege einfach nur archiviert werden oder aber zur weiteren Bearbeitung (z.B. Berechnung an den Kunden) ein einen Workflow-Prozess einfließen. Allein diese elektronische Form der Ablage im Stapelverfahren mit automatischer Zuordnung  bedeutet schon eine enorme Zeitersparnis. Der größte Zeitgewinn entsteht jedoch bei der Suche im elektronischen Archiv.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Sämtliche kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Maschinen und Anlagenbau

Maschinen und Anlagenbau

Produktdatenbank / Projektakten

Durch Ablage von Dokumenten und Zeichnungen zu Zeichnungs- und Teilenummern sowie zu Projekten entstehen automatisch umfangreiche Produkt- und Projektarchive. Diese können Sie schnell und komfortabel nach allen hinterlegten Kriterien aber auch über die Volltextsuche (gesamter Inhalt aller Dokumente) suchen und finden.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

Weiterlesen ...

Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden sämtliche lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Produktionsaufträge / Laufkarten

Produktionsaufträge, Montageaufträge, Instandsetzungsaufträge, Laufkarten, Fertigungsanweisungen usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Aufgaben. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Produktion / Fertigung

Produktion / Fertigung

Produktdatenbank / Projektakten

Durch Ablage von Dokumenten und Zeichnungen zu Zeichnungs- und Teilenummern sowie zu Projekten entstehen automatisch umfangreiche Produkt- und Projektarchive. Diese können Sie schnell und komfortabel nach allen hinterlegten Kriterien aber auch über die Volltextsuche (gesamter Inhalt aller Dokumente) suchen und finden.

Produktionsaufträge / Laufkarten

Produktionsaufträge, Montageaufträge, Instandsetzungsaufträge, Laufkarten, Fertigungsanweisungen usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Aufgaben. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden sämtliche lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Dienstleistungsaufträge

Montageaufträge, Instandsetzungsaufträge, Ablesekarten, Fahraufträge usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Dienstleistungsaufträge. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.

Stadtwerke

Stadtwerke

Ablesekarten und Dienstleistungsaufträge

Zählerstand-Ablesekarten für Gas, Strom oder Wasser und andere Dienstleistungsaufträge usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Die Kunden senden ausgefüllte Ablesekarten mit den jeweils aktuellen Zählerständen zurück. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Aufträge. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.

Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Ablesekarte oder ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.

Maschinen- und Anlagenkartei

Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.

Wenn Sie die Wartungspläne einer Maschine oder Anlage mit dem Datum der letzten Wartung und dem zuständigen Mitarbeiter sowie der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten hinterlegen, erinnert Sie DokuBit an fällige Wartungsaufgaben.

Der zuständige Mitarbeiter erhält den Wartungsplan unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlaufzeit auf seinen digitalen Schreibtisch. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.

Spezifische Archive und Sichten

Für die einzelnen Bereiche finden sich eigene Archive oder gefilterte Sichten auf Archive zur Verfügung. Für folgende Themen und Bereiche sind Lösungen vorhanden: Hausanschluss-Archiv, Gas, Hauptleitungen, Rohrleitungen, Rohrbruch, Schutzrohre, Wasserrecht, Planauskunft, Netz, Regulierung, Service, Kapazitäten, Regulierung, Fremdlieferanten

Pressearchiv

Hier werden alle Pressemitteilungen, veröffentliche Zeitungsartikel und sonstige Publikationen nach Medium, Ausgabe, Titel und Betreff abgelegt. Für die spätere Recherche steht auch hier der vollständige Inhalt aller abgelegten Dokumente per Volltextsuche zur Verfügung

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelehnt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.  

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Personalarchiv

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert. 

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Ablesekarten für Gas, Strom oder Wasser sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

Lieferantenarchiv / Bestellwesen

Hier werden sämtliche lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart. 

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Verträge

Ob Leasingverträge,  Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

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Allgemeine Verwaltung

Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.