Ablesekarten und Dienstleistungsaufträge
Zählerstand-Ablesekarten für Gas, Strom oder Wasser und andere Dienstleistungsaufträge usw. werden ausgedruckt und ausgegeben. Die Kunden senden ausgefüllte Ablesekarten mit den jeweils aktuellen Zählerständen zurück. Ihre Mitarbeiter erledigen die entsprechenden Aufträge. Alle Beleg-Rückläufer werden zur weiteren Bearbeitung (z.B. Fakturierung) oder einfach nur zur Aufbewahrung in DokuBit abgelegt. Die automatische Indexierung (Zuordnung zu allen relevanten Suchkriterien) kann per Barcode oder durch die Eingabe eines einzelnen Kriteriums wie der Auftragsnummer erfolgen.
Die DokuBit Belegprüfung kann darüber hinaus noch einen Abgleich mit den entsprechenden Bewegungsdaten durchführen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Ablesekarte oder ein Montageauftrag im ERP-System oder der Branchenlösung tatsächlich weiterbearbeitet (erledigt/fakturier) wurde.
Maschinen- und Anlagenkartei
Lassen Sie sich mit Hilfe von Wiederholungsintervallen an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.
Wenn Sie die Wartungspläne einer Maschine oder Anlage mit dem Datum der letzten Wartung und dem zuständigen Mitarbeiter sowie der Vorlaufzeit der Wartungsarbeiten hinterlegen, erinnert Sie DokuBit an fällige Wartungsaufgaben.
Der zuständige Mitarbeiter erhält den Wartungsplan unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlaufzeit auf seinen digitalen Schreibtisch. Der Mitarbeiter führt die Wartung durch, legt seinen Bericht ab und quittiert damit gleichzeitig die Erledigung der Aufgabe. Anhand der vorhandenen Daten wird die Wartung automatisch wieder neu geplant.
Spezifische Archive und Sichten
Für die einzelnen Bereiche finden sich eigene Archive oder gefilterte Sichten auf Archive zur Verfügung. Für folgende Themen und Bereiche sind Lösungen vorhanden: Hausanschluss-Archiv, Gas, Hauptleitungen, Rohrleitungen, Rohrbruch, Schutzrohre, Wasserrecht, Planauskunft, Netz, Regulierung, Service, Kapazitäten, Regulierung, Fremdlieferanten
Pressearchiv
Hier werden alle Pressemitteilungen, veröffentliche Zeitungsartikel und sonstige Publikationen nach Medium, Ausgabe, Titel und Betreff abgelegt. Für die spätere Recherche steht auch hier der vollständige Inhalt aller abgelegten Dokumente per Volltextsuche zur Verfügung
Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung
Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelehnt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.
Weiterlesen ...
Personalarchiv
Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn- und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.
Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert.
Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung
Kundenbezogene Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Ablesekarten für Gas, Strom oder Wasser sind ebenfalls enthalten.
Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.
Lieferantenarchiv / Bestellwesen
Hier werden sämtliche lieferantenbezogene Dokumente abgelegt. Die Lieferantenordner sind übersichtlich nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien sortiert nach Lieferant, Bestellvorgang und Belegart.
Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine Und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Lieferantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ausgelöst wurde.
Verträge
Ob Leasingverträge, Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.
Weiterlesen ...
Allgemeine Verwaltung
Legen Sie im freien Ordnerarchiv beliebige Ordner für sämtliche Teilbereiche Ihrer Verwaltung. Neben den von Ihnen vorgegebenen Ordnerstrukturen suchen Sie komfortabel nach ordnerübergreifenden Schlagworten/Indexkriterien und per Volltextsuche im gesamten Inhalt der Dokumente.