Einsatz von DMS in Abteilungen

DokuBit bietet für verschiedene Abteilungen die passende Anwendung. Mit welchen spezifischen Anwendungen DokuBit Sie in Ihrer Abteilung unterstützen kann, sehen Sie unten.

Vertikale Reiter

Außendienst

Stellen Sie Ihren Außendienstmitarbeitern die Kundenakten aus den jeweiligen Vertriebsgebieten online oder im Homeoffice zur Verfügung. Binden Sie die Kollegen im Außendienst in Ihre Workflows ein.

Jeder Außendienstmitarbeiter sieht in seinem Archiv und seinem persönlichen Workflow-Postfach nur die Dokumente, die den Kunden seines Vertriebsgebietes zugeordnet sind. Ihm stehen automatisch alle aktuellen Informationen wie die letzten E-Mails, der letzte Lieferschein oder die vollständige Korrespondenz zur letzten Reklamation zur Verfügung.

Besuchsberichte und Angebotsanfragen werden direkt vom Außendienstmitarbeiter ins System gestellt und lösen automatisch die entsprechenden Workflows aus. Gleichzeitig ist die gesamte Kunden-Historie oder die Projekthistorie transparent und strukturiert aufbereitet.

Erreicht wird dies durch die spezielle DokuBit-Sicht-Technologie, die den gefilterten Zugriff auf Archive ermöglicht. Durch geeignete Filterkriterien in den Außendienstarchiven können beispielsweise auch bestimmte Dokumententypen/Belegarten ausgeblendet werden.

Auch jeder Außendienst-Mitarbeiter hat sein persönliches DokuBit-Postfach über welches ihm Dokumente zur Bearbeitung vorgelegt werden können.

Personalabteilung

Die elektronische Personalakte / Bewerberdaten suchen

Aufgrund des hohen Sicherheitsstandards, den DokuBit bietet, können Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital verarbeiten. Dies betrifft sowohl die Führung der Personalakte als auch Workflows, wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen.

Die Daten sind optimal vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Die Dokumente können verschlüsselt abgelegt werden. Kein Unbefugter bekommt so Zugriff auf sensible Dokumente und Daten; selbst dann nicht, wenn er sich direkten Zugang auf die Festplattensysteme Ihrer Server verschaffen würde.

Sie suchen komfortabel in der übersichtlichen Struktur einer elektronischen Personalakte. In Sekundenschnelle finden Sie beispielsweise alle Urlaubsanträge eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum. Suchen Sie einen Mitarbeiter mit bestimmter Qualifikation? Mit nur wenigen Mausklicks finden Sie gezielt sämtliche in Ihrem System abgelegten Bewerbungen, die in ein Anforderungsprofil passen. Sie können Bewerbungen nach bestimmten Qualifikationen, dem Wohnort oder beliebigen anderen definierten Kriterien filtern. Ob Sie nun nach bestimmten Kriterien suchen oder im kompletten Volltext des Personalarchivs recherchieren. Sämtliche Informationen stehen Ihnen unmittelbar auf Ihrem digitalen Schreibtisch zur Verfügung.

Qualitätswesen

Dokumentation im Qualitätswesen

DokuBit eignet sich hervorragend zur Organisation und Verwaltung Ihrer QM-Dokumentation. Vorhandene Dokumente - in Papierform oder als Datei beliebigen Formats - können übernommen werden. Dokumente, wie Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen müssen nicht mehr manuell verteilt werden. Die Verteilung übernimmt DokuBit. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen für verschiedene Bereiche oder sogar einzelne Dokumente vergeben werden.

Durch die integrierte und automatische Versionsverwaltung erhält jeder Mitarbeiter automatisch die aktuelle Revision eines Dokuments. Die Historie des Dokuments kann von Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung verfolgt werden.

Der Anwender kann auf der einen Seite gezielt in der Struktur des Handbuchs nach Dokumenten und auf der anderen Seite sowohl nach Schlagworten als auch im Volltext suchen. Durch die Integration von MS-Word oder MS-Office, ergibt sich hier eine Komplettlösung für Ihr QM-System - ohne zusätzliche Software und ohne zusätzliche Kosten.

Chargenprotokolle und Prüfzeugnisse müssen aus Produkthaftungsgründen häufig lange Zeit über die Auslieferung des letzten Produktes einer Serie hinaus aufbewahrt werden.

Mit DokuBit finden Sie alle Dokumente problemlos über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.

Auch hier kann die in DokuBit integrierte Automation helfen, Suchkriterien automatisch zu vervollständigen. Über einen Abgleich mit den Daten eines ERP-/PPS-Systems "findet" DokuBit zur Bestellnummer und zum Lieferanten.

DokuBit und die Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.

Einkauf

Anbieter- und Produktvergleiche

Beim der Anbieter- und Produkt-Vergleich können Sie in Sekundenschnelle auf die gesamte Dokumentenhistorie der letzten Jahre zugreifen. Neben den hinterlegten Schlagworten/Indexkriterien (Lieferant, Angebotsnummer, Datum, ...) steht Ihnen über die Volltextsuche der gesamte Inhalt sämtlicher Dokumente für diese Recherche zur Verfügung.

Über die erweiterten DokuBit Hauptfenster können Sie direkt am Bildschirm verschiedene Angebote, Spezifikationen der Verträge der einzelnen Anbieter "nebeneinanderlegen" und vergleichen.

Bestellvorgänge verfolgen / Rechnungsprüfung

Verwalten Sie Bestellvorgänge gebündelt in DokuBit. Alle Anfragen, die Angebotshistorie, sämtliche Korrespondenz, Bestellungen Lieferscheine und Rechnungen sind übersichtlich zu einem Vorgang gebündelt. Dokumente können direkt aus DokuBit heraus versendet werden. Durch die Bündelung dieser Informationen und Dokumente können die Lieferantenrechnungen sehr viel schneller, genauer und komfortabler geprüft werden. Sie können die Liefrantenrechnung direkt auf dem elektronischen Schreibtisch "neben" Ihre Bestellung legen und Position für Position vergleichen. Dies gilt vor allem auch für Kostenrechnungen, deren zugrunde liegende Bestellung nicht über ein Warenwirtschfts- oder ERP-System ausgelöst wurde.

Produktion / Werkstatt

Fertigungsanweisungen, Laufkarten, Werkstattaufträge

Fertigungsbegleitende Dokumente wie Laufkarten, Werkstattaufträge, Teilebegleitkarten oder Fertigungsanweisungen werden gedruckt und in die Produktion/Werkstatt gegeben. Dort werden die Dokumente handschriftlich ergänzt und mit Anlagen (Mess- und Wiege-Belege, Protokolle, externe Dokumente) ergänzt.

Die Rückläufer werden später einfach im Stapel eingescannt und per Barcode indexiert/verschlagwortet. Über den Zugriff auf die Daten des ERP-Systems werden die Schlagworte/Indexkriterien beliebig ergänzt. Für die Recherche stehen später Kundendaten, Auftragsdaten und Produktdaten zur Verfügung.

Innerhalb eines DokuBit-Workflows werden die bearbeiteten Vorgänge dem verantwortlichen Mitarbeiter auf den elektronischen Schreibtisch gelegt. Dieser kann den Vorgang im ERP-System weiterbearbeiten und für den Versand der Ware oder die Fakturierung sorgen.

Rechnungswesen

Rechnungseingangsbuch / Rechnungsprüfung

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie alle Eingangsrechnungen nach Bearbeitungsstand und Lieferanten sortiert. Dabei spielt es keine Rolle ob die Rechnung per Post oder E-Mail versendet wurde. Rechnungen können in DokuBit einfach nur abgelegt werden oder auch vollständig in DokuBit bearbeitet, also geprüft und gebucht werden.

Verwalten Sie Ihre Personalakten elektronisch. Urlaubsanträge, Lohn-und Gehalts-Abrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweise sind übersichtlich und schnell auffindbar. Bei Bedarf können Dokumente auch direkt per E-Mail versendet werden. Sie finden Bewerberprofile in Sekunden. Neben den Schlagworten/Indexkriterien steht Ihnen auch hier der gesamte Inhalt aller Dokumente in der Volltextsuche zur Verfügung.

Alle Dokumente in DokuBit können komprimiert und verschlüsselt auf dem Serversystem gespeichert werden. So kann ein Dokument auch nicht von Unbefugten geöffnet werden, die Zugriff auf die Daten erlangt haben. Zusätzlich wird der Speicherbedarf von bislang nicht komprimierten Dateiformaten (Office, E-Mail, PDF, ...) erheblich verringert.

Verträge

Ob Leasingverträge, Mobilfunkverträge oder Wartungsverträge, mit dem im DokuBit-Standard bereits enthaltenen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick. DokuBit legt dem Verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages oder dessen Kündigungsfrist alle erforderlichen Unterlagen auf dessen Schreibtisch bereit.

Listen und Auswertungen

Verwalten Sie die Auswertungen aus Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware übersichtlich und komfortabel in DokuBit. Alle Auswertungen sind übersichtlich sortiert nach von Ihnen festgelegten Kriterien, wie z.B. Listen-/Auswertungs-Art, Jahr und Periode. Ein archiviertes Kontenblatt beispielsweise finden Sie in Sekundenschnelle durch Eingabe der Kontonummer.

Sekretariat

Schriftverkehr und Sekretariat

DokuBit erleichtert die Suche nach Dokumenten. Das Anfertigen und Ablegen von Kopien entfällt. Dokumente können aus DokuBit heraus via E-Mail verschickt werden. Auf Knopfdruck haben Sie Zugriff auf alle älteren Versionen eines Dokuments. Archivieren Sie Word-, Powerpoint-, PDF- und Excel-Dateien direkt in DokuBit; wahlweise im Originalformat oder als PDF-Dokument.

Die in die MS Office-Produkte integrierten "DokuBit-Plug-Ins" bieten Ihnen eine nahtlose Integration Ihrer tätglichen Korrespondenz bzw. Dokumentation in DokuBit. Suchen Sie nach einem bestimmten Schreiben und der dazu angefallenen Korrespondenz? Mit einer Suchanfrage haben Sie sofort alle notwendigen Unterlagen auf Ihrem digitalen Schreibtisch, als Fax oder per E-Mail in Ihrem Postfach parat. Sie suchen nicht nur nach Dateinamen und Inhalt sondern gezielt im Betreff, nach Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen oder beliebigen Kriterien.

Versand

Versandunterlagen und Abliefernachweise

Die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen ist gerade im Bereich Logistik und Transport von besonderer Wichtigkeit. Meist wird nach Sendungs-, POD-, Tour- oder Rollkartennummer abgelegt. Bei der Erstellung von Versanddokumenten wird in der Regel ein Barcode erzeugt, der alle wichtigen Informationen enthält. Lassen Sie DokuBit alle Informationen, die der Barcode enthält, um weitere wichtige Merkmale wie Kundennummer, Name, Lieferanschrift, Ort etc. ergänzen. Das spart Ihnen viel Zeit und Aufwand.

Vertrieb

Kundenarchiv / Auftragsbearbeitung

Sämtliche Kundenbezogenen Dokumente werden zentral und übersichtlich im Kundenarchiv verwaltet. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Vertrieb hat Zugriff auf die vollständige Kundenakte, die auch Gesprächsnotizen, E-Mail und sämtliche Korrespondenz enthält. Alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System können automatisch an DokuBit übergeben werden. So genannte Rückläuferbelege wie Lieferscheine, Packlisten oder Abliefernachweise sind ebenfalls enthalten.

Bei auftragsbezogener Ablage wird der Auftrag/das Projekt als Register in die Kundenakte eingefügt und steht als Suchkriterium und zusammenfassendes Merkmal zur Verfügung. Per Volltextsuche kann der gesamte Inhalt aller Dokumente durchsucht werden.

E-Mail / Korrespondenz

Legen Sie mit DokuBit Ihren gesamten digitalen Schriftverkehr zentral beim entsprechenden Vorgang ab. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.

Durch die Definition von festen Regeln kann DokuBit die E-Mail - definierten Regeln folgend - automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder Interessenten zuordnen und zusätzlich den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren und auswerten.

Selbstverständlich kann über die Volltextsuche im gesamten Inhalt sämtlicher Mails recherchiert werden.

Postfach / Workflow

Bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe im Vertrieb über das DokuBit Postfach und die hinterlegten Workflows elektronisch ab. Teamleiter können ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung sehr viel schneller genehmigen. Alle für die Prüfung erforderlichen Informationen und Dokumente liegen auf dem elektronischen Schreibtisch gebündelt in einer elektronischen Mappe vor.

Entwicklung / Konstruktion

Zeichnungen und Konstruktionsunterlagen

Legen Sie Ihre technischen Zeichnungen direkt in DokuBit ab. Sie können dann zwischen CAD-Anwendungs-Format oder PDF wählen.

Dadurch haben auch Mitarbeiter Zugriff auf technische Zeichnungen, denen kein CAD-System an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Bei der Einführung eines Dokumenten-Managementsystems kann es sinnvoll sein, alte Zeichnungen und Konstruktionsunterlagen von einem Scandienstleistungs-Unternehmen digitalisieren zu lassen. Die Archivierung erfolgt dann über eine Projekt, Teile- oder Zeichnungsnummer.

DokuBit ergänzt beim Import automatisch die Suchkriterien um weitere zuvor definierte Begriffe. Die integrierte OCR und der Volltextdienst stellen darüber hinaus den gesamten Inhalt der Zeichnungen und Dokumente für die spätere Suche bereit.

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