Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Jedes Unternehmen arbeitet mit einer Flut von Informationen, Unterlagen und Dokumenten. Im Laufe der Zeit sammeln sich Berge von Papier an, die einer sicheren Archivierung bedürfen. Es entstehen Regalmeter von Unterlagen, die Lagerfläche beanspruchen. Zusätzlich entwickeln sich Ordnerstrukturen mit redundanten Daten auf Fileservern und auf E-Mailservern, die zur Informationsgewinnung für einen Sachverhalt alle separat durchsucht werden müssen. Der Aufwand für die Sicherung, Pflege und Wartung dieser Hybrid-Systeme ist enorm.

Ein modernes Dokumentenmanagement arbeitet jedoch rein elektronisch. Ein elektronisches Archiv bewahrt Dokumente und Daten unveränderbar, dauerhaft und revisionssicher auf. Dies ist ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro im Rahmen der digitalen Transformation. ERP-Lösungen und Softwarelösungen für die Buchhaltung unterstützen diese Entwicklung. Eine schnelle und moderne SQL-Datenbank sorgt dafür, dass Dokumente und Belege jederzeit gefunden, abgerufen und reproduziert werden können.

Die elektronische Archivierung unterliegt denselben gesetzlichen Anforderungen wie ein Papierarchiv. Dies betrifft die Aufbewahrungspflichten und -Fristen für die Finanzbehörden ebenso wie die Revisionssicherheit des Systems. 

Vorteile von elektronischen Archivsystemen

Geringere Kosten für elektronische Aufbewahrung

Je mehr Unterlagen vorhanden sind und je länger sie aufbewahrt werden müssen, desto mehr Platz wird benötigt, um der Informationsflut Herr zu werden. Mehr Platz bedeutet in der Regel mehr Kosten. Ein klassisches Papierarchiv, vor allem ein umfangreiches, muss zudem aufwändig verwaltet werden. Mit der digitalen Archivierung auf elektronischen Speichermedien können diese Kosten erheblich reduziert werden.  

Höhere Zugriffsgeschwindigkeit und bessere Auffindbarkeit

Ein digitales Archiv lässt sich viel einfacher und bequemer verwalten als ein klassisches Papierarchiv. Es bietet höhere Zugriffsgeschwindigkeiten und komfortable Recherchemöglichkeiten. Dies gilt umso mehr, wenn parallel zum Papierarchiv auch im Filesystem und in E-Mail-Systemen gesucht werden muss. Somit spart die elektronische Aufbewahrung Zeit, Energie und letztlich auch Geld.

Zunehmende Digitalisierung

Die digitale Transformation schreitet immer weiter voran. Viele Dokumente und auch steuerrelevante Belege wie Rechnungen werden ausschließlich elektronisch erstellt. Allerdings sind elektronisch erstellte Dokumente auch nur in elektronischer Form rechtsgültig und müssen entsprechend aufbewahrt werden. Das Abheften eines Ausdrucks allein reicht nicht aus.

Dezentraler Zugriff und Ablaufoptimierung

Auf eine digitale Archivierung kann man jederzeit zentral oder dezentral zugreifen. Je nachdem, wie und wo das Archivsystem installiert ist, ist ein weltweiter Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter möglich. Durch die elektronische Aufbewahrung werden Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung schlanker und effizienter.

Datensicherheit

Da der Dokumentenbestand eines elektronischen Archivs im Rahmen regelmäßiger Backups  gesichert wird, bietet die elektronische Aufbewahrung einen weiteren Vorteil: Ein digitales Archiv lässt sich aus Backups schnell und einfach wiederherstellen. Bei einem Untergang physischer Dokumente z.B. durch Brand- oder Wasserschaden gehen Informationen, Wissen und Belege für immer verloren.

Mehr Informationen zur Frage "Papier oder Festplatte".

Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung und gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung

Es gibt eine Vielzahl von gesetzlichen  Anforderungen zur Führung und geordneten Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen. Dazu zählen unter anderem Vorgaben zur Dauer und Form der Aufbewahrung. Mit dem Einsatz einer revisionssicheren Softwarelösung werden zum einen alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten. Zum anderen bietet eine solche Lösung darüber hinaus wesentlich mehr Komfort bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digitaler Daten.

Mehr zum Thema "Revisionssichere Archivierung".

Aufbewahrungspflicht gesetzliche Vorgaben

Aufbewahrungsfristen

Für die meisten Geschäftsunterlegen besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren. Dabei spielt es keine Rolle ob diese in Papierform oder elektronisch empfangen oder aufbewahrt werden. Definiert werden diese gesetzlichen Vorschriften in verschiedenen Gesetzestexten wie z.B. § 14b Abs. 1 UStG. In der Abgabenordnung (AO) werden im Paragraph § 147 die  „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ festgelegt, im Handelsgesetzbuch (HGB) enthält der Paragraph § 257 Anweisungen zur „Aufbewahrung von Unterlagen“ und „Aufbewahrungsfristen“. Weitere Regelungen enthalten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Folgende Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen für steuerlich relevante Unterlagen:

6 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen.

10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Rechnungen und Buchungsbelege

Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt in dem das Dokument bzw. der Beleg erstellt (fertiggestellt) oder empfangen wurde.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen: E-Mail-Archivierung

E-Mails haben die klassische Kommunikation per Brief und Fax nahezu abgelöst. Eine  Archivierung des Mailverkehrs wird für Unternehmen daher immer wichtiger. Zudem müssen steuerlich relevante Unterlagen, die per E-Mail versendet werden, systematisch aufbewahrt werden und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.  

Muss jede E-Mail aufbewahrt werden?

Trotz anders lautender Gerüchte ist die Antwort auf diese Frage ein eindeutiges NEIN. Auch die im Zuge des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 beschriebenen Neuerung stellen laut Monatsbericht des BMF vom 23.04.2015 „keine Verschärfung der Gesetzeslage“ dar.

Ob eine E-Mail archiviert werden muss oder nicht hängt vom Charakter der Mail ab. Nicht jede E-Mail muss revisionssicher archiviert werden. Nur dann, wenn sie den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat, einen steuerlich relevanten Buchhaltungsbeleg darstellt, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für die Besteuerung von Bedeutung ist, ist sie aufbewahrungspflichtig. Im Zweifel muss man sich die Frage stellen: Würde ich das Dokument für die Finanzbehörden aufbewahren, wenn ich es in Papierform empfangen hätte? 

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Zehn Jahre gilt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege.  Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Handelsbriefe gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.

Wie muss eine E-Mail aufbewahrt werden?

Es reicht aber nicht, die E-Mail auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten Genüge zu tun. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Außerdem muss sie jederzeit verfügbar gemacht werden können, wiedergegeben werden können und im Fall einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein.

Archivsoftware für E-Mails:

Für die reine E-Mail-Archivierung gibt es auch spezielle Softwarelösungen, die lediglich E-Mails mit allen Anhängen entweder vollautomatisch oder manuell archivieren. Auch damit lassen sich E-Mails speichern, ordnen, wieder auffinden und revisionssicher archivieren, allerdings fehlt hier - anders als beim Einsatz einer ganzheitlichen umfassenden DMS- oder digitalen Archivierungslösung - der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang.  

Mehr Informationen zur Dokumentenarchivierung von E-Mails.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen: E-Rechnungen

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht unterscheiden sich elektronische Eingangsrechnungen nicht von Papierrechnungen. Daher müssen auch elektronische Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt und elektronisch revisionssicher archiviert sein.

Elektronische Rechnungen müssen dabei in der Form gespeichert werden, in der sie empfangen wurden; also digital. Es reicht nicht aus, die Rechnung auszudrucken und in Papierform abzulegen. Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Unveränderbarkeit des Dokuments ist eine Voraussetzung. Wird eine elektronische Rechnung in ein betriebsinternes Format umgewandelt, müssen beide Formate des Dokuments verknüpft und gemeinsam aufbewahrt werden.

Bei allen digitalen Unterlagen, die den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Mit „ZUGFeRD“, erarbeitet vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gibt es ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Zweck ist der Austausch strukturierter Daten und Belege zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Es entspricht den Anforderungen internationaler Standards und kann im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden.