Warum eine elektronische Archivierung?

Fast alle großen Unternehmen nutzen bereits seit langem die elektronische Archivierung und die Vorteile elektronischer Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme. Erst in den letzten Jahren hielt diese Technologie auch endlich Einzug in erfolgreiche mittelständische Unternehmen.

Ein Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem ist inzwischen kein extravaganter Luxus mehr, sondern eine notwendige, existenzsichernde Rationalisierungsinvestition. Daher kommt ein Unternehmen, das alle Rationalisierungspotentiale in der Verwaltung ausschöpfen will, nicht um den Einsatz eines elektronischen Archivs herum.

Nachteile der klassischen Archivierung ohne DMS

Ohne den Einsatz einer DMS Lösung und ohne die elektronische Archivierung bewahrt jedes Unternehmen Dokumente und Belege in Papierform für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder Millionen von Papierbelegen an. Ein Teil dieser Belege wandert nach Ablauf eines Wirtschaftjahres in klassische Archivräume, ein anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros.

Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in sogenannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen.

Zusätzlich sammeln sich Dateien in mehr oder weniger gepflegten Verzeichnisstrukturen auf Fileservern an. E-Mails werden in individuellen Mail-Server-Clientstrukturen verwaltet. Andere Informationen, Belege und Dokumente befinden sich in ERP-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssystemen, in denen zusätzlich gesucht werden muss um einen Vorgang zu bearbeiten.

In einer DMS-Lösung oder einem elektronischen Archiv werden all diese Informationen zentral "unter einem Dach" verwaltet.

Schnittstellen für noch mehr Komfort bei der elektronischen Archivierung

Über Schnittstellen kann aus ERP-, CRM, FIBU-Systemen oder Branchenlösungen auch direkt auf die in DokuBit DMS elektronisch archivierten Dokumente zugegriffen werden. Arbeitsabläufe können systemübergreifend mit der bereits im DokuBit-Standard enthaltenen Workflow-Funktion abgebildet und optimiert werden.

 

Ihr Nutzen bei der elektronischen Archivierung

  • Deutliche Reduzierung der Verwaltungskosten
  • Straffung der innerbetrieblichen Abläufe und des Informationsflusses
  • Eindämmung der Papierflut im Unternehmen
  • Sichere elektronische Archivierung sämtlicher im Unternehmen vorhandenen Informationen
  • Schnelle Verfügbarkeit aller für eine Vorgangsbearbeitung relevanten Fakten

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren: