Gesetzliche Anforderungen bei der revisionssicheren Archivierung

Revisionssichere Archivierung und gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung

Es gibt eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen zur Führung und geordneten Aufbewahrung sowie revisionssicheren Archivierung von Büchern/Aufzeichnungen. Die wichtigsten finden sich in § 147 Abgabenordnung (AO) und betreffen die Buchführung und die damit zusammenhängenden Organisations- und sonstigen Unterlagen. Gleichlautende Bestimmungen enthält das HGB. Die Aufbewahrungsfristen betragen 6 bzw. 10 Jahre, sie verlängern sich, wenn eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Was muss aufbewahrt werden

Mit Ausnahme der Bilanzen und der GuV dürfen die nach AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Originale können dann vernichtet werden. Die so revisionssicher archivierten Unterlagen müssen in angemessener Frist lesbar gemacht und ggf. ausgedruckt werden können. Bei Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen, bei den übrigen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung.

Testiert: DokuBit DMS erfüllt gesetzliche Anforderungen zur Revisionssicherheit

DokuBit DMS erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Ein entsprechendes Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft liegt vor.

Demnach werden sämtliche Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (§§ 238-241 HGB sowie §§ 257-261 HGB) und der Abgabenordnung (§§ 140-148 AO) erfüllt. Geprüft wurde u.a. nach den Standards: GoB/GoBS/GoBD, IDW S 880, IDW RS FAIT 3.

Eine ausgefeilte Verschlüsselungstechnik stellt sicher, dass archivierte Dokumente bereits auf Echtzeitspeichermedien wie Festplatten nicht mehr verändert oder unbefugt eingesehen werden können. Einmal archiverte Belege und Dokumente können nicht mehr verändert werden; sind also revisionssicher archiviert. Durch leistungsfähige Suchalgorithmen der Software und eine integrierte Volltextsuche ist das Auffinden aller Dokumente ohne Zeitverzögerung gewährleistet, auch wenn die vorgegebenen Ordnungskriterien unterbrochen, nicht mehr aktuell oder unvollständig sind.

Derzeitige Regelung bei der Anwendung der Abgabenverordnung

Bereits seit dem 01.01.2002 müssen der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen alle für die Besteuerung relevanten Daten, die mittels EDV- Verfahren erstellt wurden, in auswertbarer digitaler Form (per „Datenzugriff“) bis zum Abschluß der Prüfungen – also ggf. für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – archiviert werden. Ein Ausdruck dieser Daten reicht nicht mehr aus.

Diese Anforderung kann zu Problemen bei begrenzten Speicherkapazitäten und bei einem Software- oder EDV-Systemwechsel führen. Neben den überzeugenden betriebswirtschaftlichen Gründen spricht auch dies für den Einsatz einer Softwarelösung zur elektronischen Archivierung.

Der Gesetzgeber verpflichtet die Unternehmen nicht, eine spezielle Dokumentenmanagement- und Archivierungs- Software anzuschaffen. DokuBit bietet jedoch wesentlich mehr Komfort bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digital archivierter Daten als vom Gesetzgeber gefordert wird. Grundsätzlich stehen Ihnen zusätzlich zu den auswertbaren Daten auch die entsprechende unveränderbaren Dokumente und Belege (z.B. Kontenblätter, Auswertungen oder Journale) im revisionssicheren Archiv zur Verfügung.

Angesichts der – gemessen an herkömmlichen Archiven – riesigen Datenmengen, die von DokuBit in ständigem Zugriff gehalten werden können, ist der Einsatz heterogener Speichermedien nicht mehr erforderlich. Die sachliche und zeitliche Begrenzung der Archivierung kann großzügig gehandhabt werden. Alle im Unternehmen vorhandenen Informationen sind in einem Programm zu jeder Zeit und an jedem berechtigten Arbeitsplatz verfügbar.

 

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