Digitale Archivierung von Dokumenten

Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente/Belege in Papierform für einen mehr oder weniger langen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von Papierbelegen an.

Klassische Archive kosten Zeit und Geld

Ein Teil dieser Belege wandert ohne digitale Archivierung nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in klassische Archivräume, ein anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros. Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in sogenannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Außerdem sind für die Problemlösung in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien erforderlich, in denen zusätzlich gesucht werden muss.

Ein Digitales Archiv: immer und schnell verfügbar

Aus dieser Problematik heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein solches digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine zeitgemäße Form der Ablage. Mit einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit - von jedem Ort der Welt aus - verfügbar, Kosten und Zeit sparend.

 

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